Was ist Microsoft Power BI?

Erfahren Sie alles rund um Microsoft Power BI: Vor- und Nachteile, Kosten, Funktionen und vieles mehr.

Microsoft bietet seinen Kunden ein ganzes Füllhorn an Lösungen und Services für unterschiedliche Einsatzbereiche. Einer der Dienste ist Microsoft Power BI. Im Folgenden wollen wir uns einmal näher mit diesem Service-Paket und seinen wichtigsten Eigenschaften auseinandersetzen. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei Power BI eigentlich genau handelt. 

Inhaltsverzeichnis 

Was ist Microsoft Power BI?

Power BI ist ein Business Intelligence (BI, dt. „Geschäftsanalytik“) Dienst aus dem Hause Microsoft. Nutzern werden über die Cloud unterschiedliche „Power BI Services“ zur Verfügung gestellt. Dies geschieht in Kombination mit einer Desktop basierten Schnittstelle, welche als „Power BI Desktop“ bezeichnet wird. Hier werden dem Nutzer Funktionen wie Datenvorbereitung, Datenermittlung, interaktive Dashboards und weitere Funktionen aus dem Bereich Data Warehouse bereitgestellt.  Die technische Grundlage von Business Intelligence kann in drei Phasen unterteilt werden. 

Was ist Business Intelligence? 

Das Data Warehouse („Datenlager“) ist der ersten Phase zuzuordnen. Hier werden Eckdaten festgelegt und quantitativ oder qualitativ und strukturiert oder unstrukturiert erhoben. Die Erfassung der Daten kann über operative Systeme oder in einem darauf aufbauenden Data Warehouse erfolgen. In der zweiten Phase werden die Daten in Beziehung zueinander gebracht. Dies soll sowohl Muster als auch Diskontinuitäten aufzeigen. Sie lassen sich dann mit zuvor aufgestellten Hypothesen abgleichen. Im Rahmen der dritten Phase werden dann die aus den ersten Phasen gewonnenen Erkenntnisse im Unternehmen kommuniziert. Die aus BI-Prozessen gewonnen Erkenntnisse dienen dem Management als wichtige Entscheidungsgrundlage. 

Die Microsoft Power Platform 

Power BI ist Teil der Microsoft Power Platform. Sie fasst die vier Microsoft-Dienste 

  • Power BI, 
  • Power Apps, 
  • Power Automate und 
  • Power Virtual Agents 

in sich zusammen. Die Power Platform soll es Usern ermöglichen, mithilfe von visualisierten Daten und virtueller Agenten, automatisierten Workflows und Apps eigene, systemübergreifende IT-Anwendungen zu erstellen. Durch eine Vernetzung mit Dynamics 365, Azure und vielen mehr sollen Anwender selbst professionelle End-to-End-Lösungen entwickeln können (vgl. powerplatform.microsoft.com, 10.03.2022). 

Für wen eignet sich Power BI? 

Grundsätzlich eignet sich Power BI für all jene Unternehmen, die im Rahmen der softwaregestützten Geschäftsanalytik Erkenntnisse über ihre eigenen Prozesse gewinnen wollen. Microsoft Power BI bietet seinen Nutzern im Rahmen unterschiedlicher Pakete zahlreiche Funktionen aus dem Bereich der Business Intelligence. 

Kompatibilität mit anderen Microsoft-Produkten 

Vor allem Interessenten, die bereits andere Microsoft-Produkte im Einsatz haben, sollten aus Kompatibilitätsgründen Power BI im Rahmen des Auswahlprozesses berücksichtigen. Hier ist beispielsweise der nahtlose Informationsaustausch zwischen Power BI und Excel erwähnenswert. Durch das Angebot einer Pro- und einer Premium-Version sowie der Möglichkeit des Kapazitätserwerbs für das gesamte Unternehmen richtet sich Power BI an Mittelständler (KMU) ebenso wie an größere Konzerne. 

Vorteile von Power BI 

Grundsätzlich lassen sich Analysen auch in anderen Programmen, wie beispielsweise Excel, durchführen. Power BI bietet den Nutzern jedoch einige Vorteile gegenüber anderen Programmen, welche im Folgenden einmal aufgezeigt werden sollen. 

Echtzeit-Analyseupdates, Handlungsempfehlungen und Excel-Daten 

Power BI ermöglicht seinen Nutzern Analyseupdates in Echtzeit, indem User über das System Zugriff auf Echtzeitanalysen aus Quellen wie Social Media und Fabriksensoren haben. Zudem lassen sich über Power BI wertvolle Erkenntnisse und Insights gewinnen, aus denen sich konkrete Handlungsempfehlungen ableiten lassen. So lassen sich Workflows nachhaltig automatisieren. Excel gehört zur Microsoft 365-Reihe und ist somit wie auch Power BI ein Microsoft-Produkt. Dies gewährleistet eine beispiellose Excel-Interoperabilität, sodass sich Datenmodelle, Excel-Abfragen und Berichte mit Power-Bi Dashboards problemlos verbinden lassen. 

Self-Service, schnelle Veröffentlichungsgeschwindigkeit und KI  

Microsoft-Produkte sind zumeist ganzheitlich ausgerichtet. So ermöglicht es eine einzige Plattform, alle Ansprüche an die Möglichkeiten der betriebseigenen Self-Service- und Unternehmens-Datenanalyse zu erfüllen. Auch lassen sich Workflows mithilfe von Power BI maßgeblich beschleunigen. Mithilfe des Systems lassen sich Unterschiede gezielt dingfest machen und Inhalte mittels der einfachen, visuellen Hinweise in den Bereitstellungspipelines sicher durch die Test- bzw. Entwicklungsphase in die Produktion überführen. Zu guter Letzt setzt Power BI auch auf Künstliche Intelligenz (KI). Sie ermöglicht auch Laien die Auswertung strukturierter wie auch unstrukturierter Daten, die Aufbereitung von Daten sowie das Erstellen von Machine-Learning-Modellen. 

Vorteile von Power BI – Zusammenfassung: 

  • Echtzeit-Analyseupdates, 
  • Gewinnung detaillierter Erkenntnisse,
  • Praktische Umsetzung von Erkenntnissen, 
  • Excel-Interoperabilität, 
  • Vereinheitlichung von Self-Service und Unternehmens-Analysefunktionen, 
  • Schnelle Veröffentlichungsgeschwindigkeit und
  • Schnelle Antworten dank KI (vgl. powerbi-microsoft.com, 10.03.2022).

Nachteile von Power BI

Grundsätzlich stehen mit der Einführung einer Business Software immer auch potenzielle Nachteile in Verbindung. So wären da beispielsweise die Kosten und der Aufwand, welche mit der Einführung eines neuen Systems für Unternehmen einhergehen. Während Power BI Pro grundlegende Funktionen aus den Bereichen Zusammenarbeit und Analyse, Datenvorbereitung, -modellierung und -visualisierung und Governance und Verwaltung bietet, sind aufbauende Funktionen zumeist erst in der Premium-Version enthalten. 

Ausgereifte Funktionen erst ab Premium 

Dies gilt beispielsweise für die lokale Berichtserstellung mit dem Power BI-Berichtsserver, fortgeschrittene KI; beispielsweise zur Textanalyse und Bilderkennung; oder die Bereitstellungsverwaltung für mehrere Regionen. Dennoch lassen sich Nachteile nur begrenzt pauschalisieren. Letztlich zeichnet sich jedes Unternehmen durch eigene, individuelle Anforderungen an eine BI-Software aus. Was für das eine Unternehmen ein Vorteil sein mag, kann in einem anderen Betrieb schon zum Nachteil werden. 

Welche Funktionen hat Microsoft Power BI? 

Neben der bereits behandelten Bestandteilen „Power BI Services“ und „Power BI Desktop“ umfasst das System noch weitere Schlüsselkomponenten. Dazu zählen unter anderem: 

  • Mobile Apps: Diese können sowohl auf Android- und iOS- als auch Windows-Endgeräten eingesetzt werden können und machen Power BI zu einer mobil-verfügbaren Lösung für die Geschäftsanalytik. 
  • Power BI Embedded: Mittels Power BI lassen sich Berichte und Dashboards über eine Schnittstelle aus Power BI in benutzerdefinierte Anwendungen integrieren.
  • Power BI Gateway: Hier werden Gateways zur Synchronisation externer Daten in und aus Power BI bereitgestellt. 
  • Power BI Visuals Marketplace: Hier wird ein Marktplatz; beispielsweise für benutzerdefiniertes Bildmaterial; zur Verfügung gestellt. 
  • Power BI Report Server: Dies stellt eine On-Premises Lösung für Unternehmen dar, die die lokale Installationsart der Cloud vorziehen. 

Unternehmen steht dabei völlig offen, ob sie beispielsweise auch mobile Apps in Anspruch nehmen wollen oder ausschließlich Power BI Desktop benötigen. So wird Power BI zu einer vollumfänglichen Lösung für die Geschäftsanalytik, mit der sich wertvolle Erkenntnisse zu allen Bereichen im Unternehmen gewinnen lassen. . 

Ist Power BI kostenlos? 

Wie bei jeder Business Software werden auch die Kosten von Power BI einerseits vom Funktionsumfang und andererseits von der Nutzeranzahl beeinflusst. 

Power BI Pro

  • 8,40€ pro Benutzer und Monat 

Power BI Premium

  • 16,90€ pro Benutzer und Monat oder 
  • Ab 4.212,30€ pro Kapazität und Monat. 

Bei Letzterem handelt es sich um die Lizensierung des gesamten Unternehmens. Es werden somit keine Lizenzen des Typs „pro Benutzer“ benötigt. Power BI Desktop lässt sich zudem kostenlos herunterladen. So haben Interessenten die Möglichkeit, den Dienst zu testen, bevor Sie sich gegebenenfalls für die Anschaffung der Pro- oder Premium-Lizenz entscheiden (vgl. powerbi.microsoft.com/de-de/pricing, 10.03.2021). 

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In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
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Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

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Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

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Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

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Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
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