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Wie Sie sich optimal auf die ERP-Suche vorbereiten

Die Suche nach einer passenden ERP-Software kann mitunter ein schwieriges Unterfangen sein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich optimal auf diese vorbereiten.

Am ERP-Markt finden sich unzählige Lösungen verschiedener Anbieter, die allesamt spezielle Innovationen versprechen. Die für Ihre Zwecke optimale Lösung zu finden, ähnelt der berühmten Suche nach der Nadel im Heuhaufen. 

Doch mit einer optimalen Vorbereitung können Sie nicht nur die Suche abkürzen, sondern finden auch unter allen Lösungen die beste ERP-Software für Ihr Unternehmen. Wir wollen Ihnen wertvolle Tipps mit an die Hand geben und aufzeigen, was es zu beachten gilt.

Zuvor jedoch beschäftigen wir uns mit der allgemeinen Funktionsweise von ERP-Software-Lösungen, auch um besser verstehen zu können, warum sich die Suche so schwierig gestalten kann. Am Ende werden Sie alles Notwendige wissen, um selbstbewusst auf die Suche nach Ihrer neuen ERP-Software gehen zu können. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

Hinter dem Kürzel ERP verbirgt sich das sogenannte Enterprise-Ressource-Planning. Im Kern geht es um die unternehmerische Aufgabe, alle zur Verfügung stehendenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich für die eigenen Geschäftszwecke einzusetzen. 

Zentrale Aufgabe dabei die Steuerung, Planung und Überwachung sämtlicher Geschäftsprozesse. Es gilt diese zu jedem Zeitpunkt mit der korrekten Menge der richtigen Ressourcen auszustatten und dafür Sorge zu tragen, dass diese fortlaufend realisiert werden können. 

Digitale Lösungen unabdingbar

Da in modernen Unternehmen die Anzahl der Geschäftsprozesse stetig wächst, ist es für kaum einen Unternehmer noch ohne weiteres möglich sämtliche Prozesse in Gänze zu überblicken. An dieser Stelle bedarf es also digitaler Lösungen, die dabei unterstützen. 

ERP-Systeme sind Anwendungen, die sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens digital abbilden und auf einer zentralen Datenbank zusammenführen. Auf diese Weise können Prozesse verschlankt, zusammengeführt und an vielen Stellen sogar automatisiert werden. 

Abteilungsgrenzen sprengen

Der große Vorteil den ERP-Softwareanwendungen mit sich bringen, sie überwinden Abteilungsgrenzen und sorgen dafür, dass alle Stellen mit denselben validen Daten arbeiten. Das sorgt für niedrige Fehlerquoten und schnellere Prozesse. 

Technische Seite von ERP-Software

Aufgebaut sind ERP-Softwaresysteme zu Weilen aus verschiedenen Modulen, die jeweils spezielle Aufgaben im Unternehmen abdecken. Inhaltlich sind diese Module jedoch miteinander verbunden und können kommunizieren. Das sorgt für das eben angesprochene Überwinden der Abteilungsgrenzen. 
Die gängigsten Module, die sind in modernen Komplettlösungen anfinden sind zu meist: 

  • CRM (Customer-Relationship-Management)
  • Produktion
  • Lagerverwaltung
  • BI (Business Intelligence)
  • E-Commerce
  • Rechnungswesen
  • DMS (Dokumentenmanagement)

Darüber hinaus finden sich noch weitere Module mit vielen verschiedenen Funktionen an, die sich an bestimmte Branchen richten. Denn eine ERP-Software muss, wie eingangs schon erwähnt im besten Fall das gesamte Unternehmen abdecken. So finden sich am Markt zahlreiche Branchenlösungen, die sich teilweise sehr ausdifferenziert haben. 

Das macht den ERP-Markt am Ende auch so undurchsichtig und gestaltet die Suche letztlich so schwierig. Damit Sie jedoch nicht schon an der Suche verzweifeln, wollen wir Ihnen wichtige Tipps zur Vorbereitung auf diese mit an die Hand geben. 

Optimale Vorbereitung auf die ERP-Suche

Die Suche nach einer geeigneten ERP-Software ist nicht leicht und kann mitunter ein monatelanger Prozess sein. Diese lässt sich jedoch mit einiger Vorbereitung und kleinen Kniffen deutlich verkürzen. 

Wir wollen Ihnen an dieser Stelle zeigen, wie Sie sich optimal auf die Suche nach einer passenden Lösung vorbereiten können. Dabei erhalten Sie ganz konkrete Handlungsoptionen, die Ihnen dabei helfen werden, die Suche enorm abzukürzen. 

Recherche mitunter sehr zeitintensiv

Die größte Schwierigkeit bei der Suche nach einer passenden ERP-Software liegt zumeist in der vorherigen Recherche. Diese kann äußerst zeitraubend sein und bindet viele Ressourcen über einen langen Zeitraum hinweg. Doch auch dafür gibt es einfache Lösungen, doch dazu am Ende mehr. 

1. IST-Analyse zum Erkenntnisgewinn

An erster Stelle eines jeden Projektes steht eine Analyse der IST-Situation. Gleiches gilt im besonderen Maße für ERP-Projekte. Es gilt die derzeitige Situation an Hand von sinnhaften Kennzahlen zu evaluieren. 

Analyse hilft den Fokus zu setzen

Anhand dieser lassen sich dann konkrete Handlungsfelder erkennen, aus denen wiederrum konkrete Ziele, die mit dem ERP-System verfolgt werden sollen, hervorgehen. Ein Unternehmen, dass auf eine derartige Analyse verzichtet, sucht wohlmöglich nach Lösungen für subjektiv empfundene Probleme, wobei wohlmöglich andere Probleme ausschlaggebend sind. 

Wissen wonach Sie suchen

Zentral bei der IST-Analyse ist es, herauszufinden, wonach Sie eigentlich konkret suchen. Vorlagen für solche IST-Analysen lassen sich schnell im Internet finden und bieten einen guten ersten Überblick, über all jene Fragen, die Sie sich im Vorfeld stellen sollten. 

Mitarbeiter von Beginn an einbeziehen

Dazu sollten Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt von Beginn an in das Projekt miteinbeziehen. Diese wissen am besten, woran es momentan hakt, was verbessert werden muss und welche Funktionen besonders wichtig sind. Zudem sind sie es, die das System am Ende verwenden müssen. 

Die Einbeziehung der Belegschaft sorgt für eine höhere Annahmewahrscheinlichkeit. Darüber hinaus fungieren Key-User jeder Abteilung als Ansprechpartner Ihrer Kollegen und können später eine wichtige Rolle in der Schulung übernehmen. 

2. Ergebnisse festhalten – Das Lastenheft

Im zweiten Schritt geht es um die detaillierte Erstellung eines Lastenheftes. In diesem halten Sie letztlich alle Anforderungen an ihr neues ERP-System fest. Auch die konkreten Ziele, die Sie nach der IST-Analyse formulieren, finden hier Ihren Platz. 

Ziele werden an Hand konkreter Kennzahlen formuliert. So sollte es nicht etwa heißten: 

„Wir wollen mit der neuen ERP-Software die Produktivität steigern“

Vielmehr sollte ein konkretes Ziel so aussehen:

„Die Einführung einer neuen ERP-Software soll bin 2 Jahren die Produktivität im Bereich x um den Faktor y steigern“

Dabei gilt es die Ziele so zu formulieren, dass diese attraktiv, aber auch realistisch erreichbar sind. Zudem sollten Ziele immer zeitlich begrenzt sein um diese zum bestimmten Zeitpunkt überprüfen zu können. 

Möglichkeiten moderner Lösungen recherchieren

So formulieren Sie viele verschiedene Ziele und halten diese im Lastenheft fest. Nun gilt es eine kleine Vorabrecherche zu tätigen, bei der Sie herausfinden, was moderne ERP-Lösungen heute zu leisten im Stande sind. Es gilt sämtliche Funktionen und Module zusammenzutragen und aufzulisten. Auch hierfür finden sich im Internet diverse Vorlagen.  

Funktionen priorisieren und gewichten

Nun gilt es die aufgelisteten Funktionen hinsichtlich ihrer Notwendigkeit für Ihr Unternehmen zu bewerten und zu priorisieren. Wichtige Funktionen werden als zwingend, weniger wichtige als nice-to-have deklariert und so weiter. 

Alles auf einem Blick

Auf diese Weise erhalten Sie am Ende eine detaillierte Liste mit allen wichtigen Punkten zu Ihrem neuen ERP-System. Denn zu wissen wonach Sie eigentlich suchen, erleichtert und verkürzt nicht nur den eigentlichen Suchvorgang, sondern hilft Ihnen auch dabei den Fokus nicht aus den Augen zu verlieren. 

Allzu oft entscheiden sich Unternehmen während der Suche für eine Lösung, die nicht deren Ansprüchen entspricht, nur weil der Fokus zwischendurch verloren gegangen ist. 

3. Begebenheiten im Unternehmen evaluieren

Hier fließen die Schritte ein wenig ineinander. Denn neben den eigentlichen Funktionen die es zu priorisieren gilt, muss auch das eigene Unternehmen und seine Struktur berücksichtigt werden. Es bedarf einer umfassenden Evaluation der IT-Landschaft, der Mitarbeiter und der Verflechtung des Unternehmens. 

Cloud oder doch lieber lokal? 

Gerade in Bezug auf die Entscheidung für oder gegen ein ERP-System aus der Cloud, spielt die eigene IT-Landschaft eine wesentliche Rolle. Sind ausreichende Serverkapazitäten für eine lokale ERP-Software vorhanden oder müsste an dieser Stelle noch nachgerüstet werden? 

Wie fit sind Ihre Mitarbeiter?

Auch spielt an dieser Stelle die allgemeine Expertise Ihrer Mitarbeiter eine zentrale Rolle. Sind diese eher technikaffin, verändert sich auch die Herangehensweise in der Suche. Es muss weniger Wert auf leichtverständliche Lösungen gelegt werden und man kann nach komplexeren Lösungen suchen, bzw. muss diese nicht von vornherein ausschließen. 

Auch diese Ergebnisse landen am Enden im Lastenheft und helfen Ihnen bei der Suche den Überblick zu behalten. So lassen sich beispielsweise Cloud-Lösungen kategorisch ausschließen, wenn man die notwenigen Anforderungen für eine lokale ERP-Software erfüllt. 

Vergleichsportale zur Recherche nutzen

Zu Beginn haben wir Ihnen noch einen wichtigen Tipp versprochen, wie Sie die eigentliche Suche deutlich effizienter und schneller gestalten können. Nutzen Sie Vergleichsportale! Will man sich eigenständig auf die Suche nach einer ERP-Software machen, kann man unmöglich den gesamten Markt überblicken. 

Alles Systeme überblicken

Vielmehr stößt man schon bei der ersten Recherche auf unzählige Systeme und wird von der Vielfalt erschlagen. Doch haben Sie selbst bei intensiver Recherche meist nur einen Bruchteil der am markt vorhandenen Lösungen entdeckt. 

ERP-Software direkt miteinander vergleichen

Auf Vergleichsportalen haben Sie die Möglichkeit eine Vielzahl verschiedener großer und kleiner Anbieter schnell und einfach zu überblicken und direkt miteinander zu vergleichen. So lässt sich die Recherche auf ein Minimum reduzieren. 

Fazit: Eine gute Vorbereitung spart am Ende Zeit

Wer sich ohne jegliche Vorbereitung auf die Suche nach einer passenden ERP-Software macht, wird schnell an seine Grenzen stoßen. Der Markt bietet unzählige Lösungen die speziell auf Branchen und bestimmte Betriebsgrößen spezialisiert sind. 

Selbst vermeidlich passende Lösungen können sich schnell als problematisch entpuppen. Zentral ist es, dass man genau weiß wonach man eigentlich sucht. Zu diesem Zweck gilt es ein umfangreiches Lastenheft zu erstellen, indem alle Anforderungen an das neue System festgehalten werden. 

Dieses dient letztlich als Kompass im ERP-Dschungel und wird Ihnen ein guter Ratgeber bei der eigentlichen Suche sein. Je mehr Anstrengungen Sie auf dieses verwenden, desto angenehmer und schneller wird sich die Suche letztlich gestalten. 

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