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Können wir uns ERP-Software finanziell erlauben?

Mit dieser Frage setzen sich die meisten Unternehmen früher oder später auseinander. Antworten finden Sie hier.

Im Zeitalter der Digitalisierung setzen mittlerweile viele Unternehmen auf ERP-Software. Doch vor allem Unternehmen mit begrenzten finanziellen Mitteln zögern gar zu oft mit der Einführung eines solchen Systems. Dabei sind es meist genau jene Unternehmen, die besonders von einer ERP-Software profitieren könnten. 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit den möglichen Kosten einer ERP-Software auseinandersetzen und aufzeigen, warum der Kostenfaktor nicht zwischen Unternehmen und einer ERP-Software stehen sollte. Zunächst sollte jedoch definiert werden, worum es sich bei einem ERP-System eigentlich genau handelt. 

Inhaltsverzeichnis

ERP Definition

ERP ist ein Akronym und bezeichnet das Enterprise-Ressource-Planning. Im Deutschen werden gleichermaßen das Akronym als auch der Ausdruck „Geschäftsressourcenplanung“ verwendet. 

Bei der Geschäftsressourcenplanung handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle betriebsrelevanten Ressourcen an richtiger Stelle zur richtigen Zeit in benötigter Qualität und Quantität zur Verfügung zu stellen. Je nach unternehmensspezifischen Charakteristika sind hierfür eine Vielzahl teils komplexer Prozesse von Nöten. 

Was ist eine ERP-Software?

Ein ERP-System ist in der Lage, all diese Prozesse softwareseitig abzubilden. So entsteht eine Art digitales Abbild vom Unternehmen mit all seinen Geschäftsprozessen. Diese Prozesse lassen sich dann innerhalb des Systems verwalten, steuern, optimieren und automatisieren. 

Vorteile einer ERP-Software

Auf diese Weise sparen Unternehmen wertvolle Ressourcen. Diese können dann wiederum an anderer Stelle im Betrieb gewinnbringender eingesetzt werden. So kann eine geeignete ERP-Software langfristig zur Wettbewerbsfähigkeit und Profitabilität eines Unternehmens beitragen. 

Besonders Unternehmen mit begrenzten finanziellen Mitteln können daher vom Einsatz einer ERP-Software profitieren. Es unterstützt sie dabei, begrenzte Ressourcen und Kapazitäten effizienter einzusetzen. So werden auch finanzielle Mittel eingespart. Doch wie steht die um die Kosten eines ERP-Systems? 

Anschaffungskosten einer ERP-Software

Die Anschaffungskosten sind jene Kosten, die unmittelbar im Zuge der Einführung eines neuen ERP-Systems entstehen. Oft herrscht die Annahme, die Anschaffungskosten für ein solches System wären in der Regel sehr hoch und daher vor allem für kleinere Unternehmen nicht tragbar. 

Tatsächlich kann die Anschaffung einer ERP-Software durchaus ins Geld gehen. Leistungsstarke ERP-Systeme renommierter Anbieter wie SAP oder Salesforce kommen daher oftmals für Unternehmen mit eingeschränkter Liquidität nicht unbedingt in Frage. 

Der ERP-Markt ist groß

Doch hierbei handelt es sich lediglich um einen Bruchteil verfügbarer Systeme - denn der ERP-Markt ist vielfältig und bietet für nahezu jedes Unternehmen eine geeignete Lösung. 

On-Premises, Gehostet oder doch die Cloud?

Die Anschaffungskosten einer ERP-Software hängen maßgeblich vom jeweiligen Nutzungs- und Lizenzmodell ab. Grundsätzlich ist dabei zwischen

ERP-Software zu unterscheiden. 

Die Kosten einer On-Premises-ERP-Software…

Die Anschaffungskosten eines On-Premises ERP-Systems sind im vergleich zu allen anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen relativ hoch. Das liegt daran, dass sich sowohl Hard- und Software im Besitz des Unternehmens befinden. Dementsprechend müssen diese zunächst im Rahmen der Einführung erworben werden. 

…vs. eines gehosteten… 

Bei einem gehosteten ERP-System muss die Software nach wie vor vom Anbieter erworben werden. Dafür entfallen die Anschaffungskosten der Server. Die Server werden stattdessen von einem externen Dienstleister angemietet. 

So haben sich einige Unternehmen mittlerweile auf das sogenannte Server-Hosting spezialisiert. Unternehmen zahlen (in der Regel monatlich) Beiträge an den Dienstleister für die Nutzung dessen Server. Im Preis enthalten sind auch sämtliche Kosten, die dem Anbieter durch Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen entstehen. 

…vs. eines Cloud-basierten

Die Anschaffungskosten einer Cloud-basierten ERP-Software sind im Vergleich zu den beiden anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen am geringsten, da sich weder Hard- noch Software des Systems im Besitz des Unternehmens befinden. 

Unternehmen zahlen stattdessen einen regelmäßigen Betrag an den Cloud-Betreiber für die Nutzung der ERP-Software. Sämtliche Kosten für Wartung und Instandhaltung von Hard- und Software entstehen dem Betreiber und werden mit den regelmäßig zu zahlenden Beiträgen abgegolten. 

So stellt Cloud-basierte ERP-Software für alle jene Unternehmen eine adäquate Alternative dar, die nicht unmittelbar über ausreichende finanzielle Mittel für die Anschaffung eines eigenen ERP-Systems verfügen. 

Kostenlose ERP-Software

Darüber hinaus gibt es zudem auch Systeme, die Unternehmen kostenlos zur Verfügung stehen. Dies ist oftmals – jedoch nicht immer – bei sogenannten Open-Source Lösungen der Fall. Bei einer Open-Source ERP-Software ist der Quelltext der Software frei zugänglich. Somit lässt er sich auch von Dritten modifizieren und an die individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens anpassen. 

Open-Source als Alternative

Besonders für Kleinstunternehmen können diese Systeme eine attraktive Alternative zu kostspieligeren Systemen darstellen. Es sollte jedoch beachtet werden, dass zur Anpassung des Systems entsprechenden IT-Knowhow erforderlich ist. Zudem steht meist kein „formeller“ Support zur Verfügung, wie es bei großen, namhaften Systemen der Fall ist. 

Stattdessen können sich Unternehmen bei Fragen und Problemen an die Open-Source Community wenden. Auf Online-Foren findet sich oftmals Abhilfe. 

Fazit: Warum sich die Anschaffung einer ERP-Software bei jedem Budget lohnt

Es lässt sich also festhalten, dass für nahezu jedes Unternehmen eine geeignete ERP-Software am Markt verfügbar ist. Auch für kleine Unternehmen mit geringem Budget lässt sich so bei näherer Suche eine adäquate ERP-Software finden, welches den Ansprüchen des Unternehmens gerecht wird. 
Da Unternehmen sogar kostenlose Systeme zur Verfügung stehen, lässt sich die Frage „Können wir uns eine ERP-Software finanziell erlauben?“ grundsätzlich mit „Ja“ beantworten.

Wichtig ist jedoch, dass das System auch auf das jeweilige Anforderungsprofil des Unternehmens abgestimmt ist. Aus diesem Grund sollten Unternehmen im Rahmen einer ausführlichen Planungsphase zunächst konkrete Ziele definieren, die sie mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen wollen. 
Auf Basis dieser Ziele lässt sich dann ERP-Software identifizieren, die in der Lage sind, der Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

ERP-Auswahl: Nicht an der falschen Stelle sparen

Im Hinblick auf die Kosten eines geeigneten Systems sollten Unternehmen jedoch beachten, dass nur ein System mit ausreichendem Leistungsumfang auch langfristig den größtmöglichen Nutzen darstellen wird. Aus diesem Grund sollten Unternehmen bei der Anschaffung eines ERP-Systems nicht an der falschen Stelle sparen.  

Eine adäquate, auf das Unternehmen abgestimmte ERP-Software rentiert sich durch seine langfristige Nutzung im Tagesgeschäft. Daher sollten sich Unternehmen nicht allein auf Basis der geringen Kosten für ein System entscheiden sondern stattdessen abwägen, ob sich die Investition in ein leistungsstärkeres System nicht auf lange Sicht auszahlen würde. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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