Gezieltes Change Management im Softwareprojekt

Wie Sie den Implementierungsprozess durch ein projektbegleitendes Change Management reibungsloser gestalten können, erfahren Sie hier.

Wir befinden uns bereits im 3. Quartal 2023, welches in etwas über einem Monat zu Ende geht. Wenngleich das Jahresende aktuell noch einige Monate entfernt ist, wird es vermutlich auch in diesem Jahr für viele wieder überraschend schnell an der Tür klopfen.

Einige Unternehmen nutzen diese Zeit, um das letzte Jahr zu evaluieren und sich neue Ziele für das kommende Jahr zu stecken. Für manche Unternehmen steht dabei auch eine zunehmende Digitalisierung oder Erneuerung bestehender Systeme auf der Agenda. Tipps finden Sie im Artikel "5 Möglichkeiten für eine ERP-Modernisierung 2024".

Wenn es Zeit für eine neue Lösung wird

Genügt eine Modernisierung bestehender Systeme nicht aus, wird es Zeit für eine neue Lösung. Die Umstellung auf ein neues, geeigneteres ERP-System kann diverse Vorteile mit sich bringen. Neben neuen Funktionen und Möglichkeiten stellt ein akutes Softwareprojekt auch immer eine Gelegenheit dar, die eigenen Prozesse zu durchleuchten und bei Bedarf zu optimieren.

So wird gleichzeitig sichergestellt, dass keine "Altlasten" ins neue System überführt werden und sich auch dort im Rahmen von Ineffizienzen manifestieren. Doch die Implementierung einer (neuen) ERP-Software ist aus eine gravierende Veränderung, die seitens der Belegschaft für Unsicherheit sorgen kann. Besonders, wenn es sich um einen Ersteinsatz handelt, müssen sich Mitarbeiter und zukünftige Anwender zunächst an die neuen Gegebenheiten gewöhnen.

Stellenwert des Change Managements im ERP-Projekt

Um diesen Prozess zu erleichtern und die potenziellen Auswirkungen der Einführung der neuen ERP-Software etwas abzufedern, kann Change Management ein nützliches Instrument sein. Wie Sie die Implementierung eines neuen ERP-Tool durch aktives Change Management in Ihrem Unternehmen für alle Beteiligten angenehmer gestalten, soll im Folgenden näher thematisiert werden. 

Wehret den Anfängen

Zunächst einmal sollten sich Unternehmen mit der Frage auseinandersetzen, welche konkreten Ziele mit Implementierung einer neuen Lösung eigentlich erreicht werden sollen. Vielleicht ist der Betrieb schlichtweg aus der alten Lösung "herausgewachsen" und bestimmte, neue Geschäftsbereiche lassen sich nicht mehr vom Legacy-System abbilden. Vielleicht ist das alte System auch auf Dauer zu teuer, veraltet, oder es bedarf aus anderen Gründen einer Neuerung.

Neben der Entscheidung gegen das Legacy-System muss jedoch ach eine aktive Entscheidung FÜR eine neue Lösung getroffen werden. Hier ist es wichtig, sich im Vorab mit konkreten Zielen auseinanderzusetzen, die durch die neue Lösung erreicht werden sollen, und wie (durch welche Eigenschaften und Features) diese erreicht werden sollen. Orientieren sich Betriebe hier an konkreten KPIs, lässt sich der Projekterfolg später besser messen.

Mitarbeiter mit einbeziehen

Essenziell ist dann, die Ziele und vor allem den geplanten Mehrwert des neuen Systems auch gegenüber der Belegschaft zu kommunizieren. Mitarbeiter sind die späteren Nutzer des Systems und sollten dieses keinesfalls als Überwachungsmaßnahme o.Ä. seitens der Führungsebene sehen. Dadurch würde sich auch das Risiko erhöhen, dass das System bei den Mitarbeitern auf Ablehnung stößt.

Darüber hinaus ist mit der Einführung einer neuen ERP-Lösung auch immer ein gewisser anfänglicher Mehraufwand verbunden - auch für die neuen User, die sich erst einmal an das System gewöhnen müssen. Dieser Mehraufwand wird eher in Kauf genommen, wenn auch den Nutzern die Vorteile für die eigene Arbeit bekannt sind.

Wer ist am Projekt beteiligt?

Zunächst gilt es jedoch einmal, alle Mitarbeiter und Akteure zu identifizieren, die an dem Projekt ERP Einführung beteiligt sein werden. Dies betrifft nicht nur Mitarbeiter, die das Projekt selbst aktiv vorantreiben werden, sondern auch zukünftige Anwender des Systems. 

Auch Partnerunternehmen, Zulieferer und Kunden fallen mitunter in diese Kategorie. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn es sich um ein ERP II-System handelt, welches Prozesse über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinaus verwalten kann. Werden alle Beteiligten von Anfang an in den gesamten Prozess mit einbezogen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass das System angenommen wird, größer.

Organisatorische Maßnahmen

Dann gilt es, Projektteams zu bilden. Auch eignen sich interdisziplinäre Arbeitsgruppen mit Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen. So profitieren die einzelnen Gruppen einerseits von den unterschiedlichen Sichtweisen und Probleme und Chancen lassen sich eher identifizieren.

Gleichzeitig reduzieren kleinere Gruppen die Hemmschwelle, Fragen zu stellen und regen zum aktiven Austausch an, der letztlich auch das Projekt vorantreibt. Unternehmen sollten dabei offen für Anregungen seitens der späteren Nutzer bleiben. Schließlich haben die User einen anderen Blick auf das operative Geschäft und können wertvollen Input liefern. Neben Projektverantwortlichen sollten Key User ernannt werden, die später die ersten sind, die das neue System nutzen und auch weitere Mitarbeiter schulen können.