Graphical User Interface (GUI): Bedeutung im ERP

Die grafischer Benutzeroberfläche: Wir erklären, worum es sich handelt, und welche Rolle sie im Bereich des Enterprise Resource Planning spielt.

Graphical User Interface (GUI) ist die Bezeichnung für für die Oberfläche der Software, mit der End-User in Kontakt kommen. Ihr ist dabei unabhängig vom Anwendungsbereich der Software ein hoher Stellenwert beizumessen. Das gilt insbesondere auch für das Enterprise Resource Planning.

Schließlich fungiert das ERP-System als Rückgrat der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur. Beleuchten wir daher, worum es sich bei der grafischen Benutzeroberfläche konkret handelt, welche Bestandteile sie umfasst und auf welche Qualitätsmerkmale Unternehmen bei der ERP-Auswahl achten sollten.

Inhaltsverzeichnis

• Definition
• Komponenten
  • Navigationselemente
  • Steuerungselemente
  • Informationskomponenten
• Qualitätsmerkmale
• Unterschied zwischen GUI & UI

Definition: GUI kurz erklärt

Die grafische Benutzeroberfläche, engl. Graphical User Interface (GUI) wird auch als Benutzerschnittstelle bezeichnet. Einfach ausgedrückt handelt es sich dabei um die Oberfläche eines Computers, Systems, Computerspiels oder anderweitigen Softwareprogramms, die der Nutzer zu sehen bekommt und über die er das Programm navigiert und nutzt.

End-User interagieren schließlich nicht mit Nullen und Einsen oder geben Code-Befehle ein. Sie navigieren das System über eine Oberfläche, die für Anwender gemacht ist, nicht dem der Software zu Grunde liegenden Konstrukt. Diese wurde von den Entwicklern des Systems so gestaltet, dass Anwender alle von ihnen benötigten Befehle möglichst einfach ausführen können, ohne diese tatsächlich eingeben zu müssen.

Komponenten einer grafischen Benutzeroberfläche

Eine grafische Benutzeroberfläche setzt sich aus unterschiedlichen Komponenten zusammen. Alle haben letztlich die Funktion, das System für den Anwender nutzbar zu machen und ihm, auf möglichst intuitive Weise, den gesamten Funktionsumfang zur Verfügung zu stellen.

Navigationselemente

Dazu zählen einerseits Navigationselemente, die Usern dabei helfen, sich im System zurecht zu finden. Dazu kann beispielsweise ein Navigationspfad, ein übersichtliches Menü oder auch ein Suchfeld zählen.

Steuerungselemente

Darüber hinaus verfügt die grafische Benutzeroberfläche auch über unterschiedliche Features im Bereich der Eingabesteuerung. Hier geht es nicht darum, das System zu navigieren und sich darin zurechtzufinden, sondern tatsächlich Eingaben und Änderungen vorzunehmen. Beispiel für eine Eingabesteuerung sind Textfelder im CRM-Modul, in denen Unternehmen die Kontaktdaten eines Kunden hinterlegen können.

Informationskomponenten

Darüber hinaus kann eine Software auch noch über Informationskomponenten verfügen. Ihre Funktion ist es, wie der Name bereits vermuten lässt, dem Nutzer relevante Informationen zur Verfügung zu stellen. Hierbei kann es sich beispielsweise um eine Fortschrittsverfolgung im Rahmen des Projektmanagements handeln.

Ebenso können jedoch auch automatisierte Benachrichtigungen mit inbegriffen sein, da User an eine bevorstehende Löschfrist erinnern oder sie darüber informieren, dass für einen bestimmten Artikel bald ein zuvor definierter Mindestbestand erreicht wird und eine Nachbestellung von Nöten ist (vgl. Jan-Dirk Kranz, 07.05.2019, it-talents.de).

Qualitätsmerkmale einer guten GUI

Wie ein GUI konkret aussieht, hängt letztlich davon ab, was die zu Grunde liegende Software leisten soll oder in welchem Bereich sie eingesetzt wird. Im Folgenden wollen wir einige, wichtige Merkmale der grafischen Benutzeroberfläche einer ERP-Software exemplarisch aufgreifen.

Customization

Die Möglichkeiten zur Personalisierung (Customization) spielen im Software-Bereich häufig eine wichtige Rolle. Dies bezieht sich nicht nur auf den Funktionsumfang der Software für ein Unternehmen, sondern greift auch auf individueller Mitarbeiter- bzw. Anwender-Ebene. Hier geht es einerseits darum, dass sich die User Interface entsprechend der Rolle des Benutzers anpasst.

Funktionen, die für den eigenen Aufgabenbereich nicht benötigt werden, sollten auch nicht in der Oberfläche erscheinen. Andererseits kann beispielsweise über personalisierbare Dashboards sichergestellt werden, dass alle für den jeweiligen Anwender relevanten Informationen auf einen Blick ersichtlich sind (Stichwort Informationskomponenten).

Nutzerfreundlichkeit

Ein weiteres, wichtiges Merkmal ist die Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche. Dabei spielen auch Customization-Möglichkeiten eine Rolle. Jedoch ist beispielsweise auch die allgemeine Übersichtlichkeit sowie die Navigation von Bedeutung. Unternehmen, die eine neue ERP-Software einführen, sollte ihre Mitarbeiter in der Nutzung des neuen Systems schulen.

Um den benötigten Schulungsaufwand zu reduzieren und zudem dazu beizutragen, dass die neue Lösung von Beginn an möglichst umfassend von allen Usern angenommen wird, hilft es jedoch auch, wenn das Interface möglichst nutzerfreundlich (user friendly) ist und eine entsprechende User Experience gewährleistet.

Verwandt: Benutzerfreundlichkeit in der ERP-Software elementar 

GUI vs. User Interface (GUI): Wo liegt der Unterschied?

Doch apropos Interface - wo liegt eigentlich der Unterschied zwischen einem GUI und einem UI (User Interface)? Tatsächlich handelt es sich bei einem GUI nur um eine Art User Interface. Ein User Interface muss jedoch nicht zwingend eine grafische Benutzeroberfläche sein.

Auch kann es sich um eine Nutzeroberfläche handeln, in die tatsächlich Befehlszeilen (Command Lines) eingegeben werden müssen. Bei Software die beispielsweise für kaufmännische Funktionen eingesetzt wird ist jedoch auch die spezifischere Bezeichnung GUI korrekt.