Rechnungsstellung mit der ERP-Software

Rechnungsstellung mit der ERP-Software

Eine ERP-Software für Wartungs- und Instandhaltungsunternehmen verfügt über zahlreiche Funktionen zur Rechnungsstellung. Wie Sie davon profitieren, hier.

Am ERP-Markt finden sich unzählige Lösungen, die zum Teil hochgradig auf bestimmte Brachen spezialisiert sind. Auch für die Installation und Wartung hält der Markt diverse Lösungen bereit. Teil dieser sind auch Funktionen für die Rechnungsstellung. Wir wollen uns mit eben jenen Funktionen einmal genauer auseinandersetzen und deren Potentiale für Installations- und Wartungsunternehmen herausarbeiten. 

Zuvor wollen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software werfen, um besser verstehen zu können, wie genau diese arbeiten und wo die Rechnungsstellung innerhalb dieser Systeme zu verorten ist. 

Inhaltsverzeichnis 

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Mit der Abkürzung ERP wird die unternehmerische Aufgabe des „Enterprise-Resource-Planning“ beschrieben. Im Kern geht es dabei um die möglichst effiziente Nutzung aller zur Verfügung stehender Ressourcen. Dazu müssen die eigenen Geschäftsprozesse so weit wie möglich optimiert und die einzelnen Ressourcen effizient auf diese verteilt werden. 

Für jeden Prozess muss sichergestellt werden, dass dieser zur richtigen Zeit mit der richtigen Menge der notwendigen Ressourcen ausgestattet ist. Dabei dürfen weder Engpässe in der Versorgung noch Verschwendungen von Ressourcen produziert werden. 
Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel verstanden, auf die das Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftsprozesse zurückgreifen kann. Das betrifft zum Beispiel auch: 

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es gilt all diese Ressourcen bedarfsgerecht auf die vorliegenden Prozesse zu verteilen, ohne dabei Ressourcen zu verschwenden. Angesichts unzähliger Prozesse, die in einem modernen Unternehmen teilweise parallel zueinander, teilweise aufeinander aufbauend ablaufen, kein leichtes Unterfangen. Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. 

Alle Daten an einem zentralen Ort 

Diese bildet sämtliche Prozesse des Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen gemeinsam Zugriff. Dadurch werden Abteilungsgrenzen überwunden und Informationen schneller geteilt. Prozesse lassen sich so über die Grenzen der einzelnen Abteilungen hinweg aufsetzen. 

Dadurch werden diese nochmals deutlich schlanker und effizienter. Zudem können weitere Ressourcen eingespart und an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden. Durch die Zentralisierung der Daten ergeben sich noch weitere Vorteile. Fehlerquoten durch unterschiedliche Informationsstände werden gesenkt und Auswertungen der Daten liefern wichtige Erkenntnisse über die eigene Leistungsfähigkeit und Entwicklungen des Marktes. 

Aufbau einer ERP-Software

Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei den alltäglichen Prozessen in diesem Aufgabenbereich unterstützen. So finden sich beispielsweise folgende Module in einer ERP-Software: 

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumenten-Management
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen 
  • Installation und Wartung
  • Produktion
  • Warehouse-Management
  • Beschaffung

Je nach Bedarf eines Unternehmens setzt sich eine ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Daher haben sich im Laufe der Zeit viele Anbieter auf bestimmten Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange dieser angepasst. So finden sich am Markt auch diverse ERP-Software-Lösungen für Unternehmen der Installation und Wartung. 

Branchenspezifische ERP-Software für die Installation und Wartung 

Diese beinhalten beispielsweise neben Funktionen zur Auftragsbearbeitung oder auch zur Angebotserstellung auch diverse Funktionen im Bereich Finanzen. Insbesondere die automatisierte Rechnungsstellung erleichtert die alltäglichen Prozesse und entlastet die Mitarbeiter in diesem Bereich enorm. 

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal genauer mit den Funktionen einer EPR-Software in diesem Bereich auseinandersetzen und einen Blick auf die Möglichkeiten moderner Rechnungsstellung werfen. 

Arbeitszeit erfassen und in Rechnung stellen 

Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung arbeiten primär mit Serviceaufträgen. Hier gilt es vor allem die Arbeitszeit in Rechnung zu stellen. Es gilt genau nachzuhalten, wie lange ein Servicemitarbeiter für beispielsweise einen Wartungsauftrag benötigt hat und wie viel Zeit dem Kunden davon letztlich in Rechnung zu stellen ist. 

Mit einer mobilen Arbeitszeiterfassung hat der Mitarbeiter die Möglichkeit seine Stunden direkt am Einsatzort einzutragen und diesem dem jeweiligen Serviceauftrag zuzuordnen. Somit weiß man genau, wie viele Stunden dem Kunden letztlich in Rechnung zu stellen sind. 

Nicht jeder Mitarbeiter hat dabei immer den gleichen Stundensatz. Ein Meister verdient in der Regel mehr als ein Geselle. Daher kann einfach auf die entsprechenden Daten in den Personalakten zurückgegriffen werden, sodass immer der korrekte Stundensatz in die Rechnung miteinbezogen wird. 

Automatische Rechnungsführung mit der ERP-Software

Neben den Arbeitsstunden werden auch verbaute Materialien etc. automatisch in Rechnung gestellt. Die jeweilige Rechnung wird immer aktuell mit den bis dato verbrauchte Ressourcen geführt, sodass Kunden und auch man selbst immer im Blick behält, wie hoch die Kosten derzeit liegen. Wird das Budget an einer Stelle überschritten, kann dann proaktiv gehandelt werden. 

Auch lassen sich so Zwischenrechnungen ganz einfach per Knopfdruck erstellen. Materialien lassen sich in Teilbeträge aufsplitten und auch die Arbeitszeit kann entsprechend aufgeteilt zu verrechnet werden. Am Ende eines Auftrages kann dann ganz einfach eine Gesamtrechnung erstellt werden, die alle einzelnen Posten genau auflistet.

Personalisierte Rechnungen Dank Designvorlagen

Die automatisierte Rechnungsstellung lässt jedoch auch Spielraum für Individualisierung zu. So lassen sich beispielsweise Rechnungen personalisieren. Dazu können entsprechende Designvorlagen im System hinterlegt und bei Bedarf genutzt werden. Auch lassen sich hier die individuellen Konditionen der Kunden hinterlegen.

Ob Skonti oder sonstige Rabatte, all diese lassen sich bequem und einfach in entsprechende Designvorlagen speichern und nutzen. Die Rechnungsbeiträge lassen sich dahingehend einfach anpassen und verrechnen. So kann sichergestellt werden, dass jedem Kunden die vereinbarten Konditionen direkt zu Teil werden. 

Revisionssichere Aufbewahrung der Rechnungen

Ebenso unterstützt die ERP-Software bei der revisionssicheren Archivierung der Rechnungen. Um gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen gerecht zu werden und gegenüber dem Finanzamt auskunftsfähig zu sein, müssen die Rechnungen über einen bestimmten Zeitraum archiviert werden.

Ein entsprechendes Dokumentenmanagement-System (DMS) innerhalb der ERP-Software speichert nicht nur die Rechnungen, sondern schützt diese auch vor versehentlicher Löschung oder Veränderung. Läuft die Aufbewahrungsfrist ab, kann das System auch an Löschfristen erinnern und Dokumente zur Löschung freigeben. So agiert man immer in einem rechtssicheren Rahmen.

Fazit: Automatisierte Rechnungsstellung schafft Freiheiten

Dank den diversen Funktionen die eine ERP-Software für die Rechnungsstellung bereithält, werden viele Arbeitsbereiche im Unternehmen entlastet. Angefangen bei den Außendienstmitarbeitern, die ihre Stunden einfach einem bestimmten Serviceauftrag zuordnen können bis hin zur Administration, die Rechnungen ganz einfach per Knopfdruck erstellen kann. 

Letztlich sorgt die automatisierte Rechnungsstellung für mehr Transparenz, verlässlichere Rechnungen und schnellere Prozesse. Eine automatisierte Rechnungsverfolgung sorgt dafür, dass immer alle Kosten in Echtzeit im Blick behalten werden und ermöglicht die schnelle Erstellung von Zwischenrechnungen. So wird viel Zeit eingespart, die dann an anderer Stelle gewinnbringen eingebracht werden kann. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
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