ERP-Modul: Finanzen

ERP-Modul: Finanzen

Eine ERP-Software mit integriertem Finanzmodul bietet Vorteile für Unternehmen aller Branchen. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Funktionen eines Finanzmoduls.

In einer standardisierten ERP-Software findet sich zumeist ein Finanzmodul, welches sämtlichen monetären Ströme abzudecken vermag. An dieser Stelle lassen sich unzählige Prozesse deutlich verschlanken und vielerorts automatisieren. 

Aus diesem Grund ist das Finanz-Modul in einem ERP-System oftmals das Herzstück, da hier viele Prozesse zusammenlaufen. Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf die grundlegendsten Funktionen eines Finanz-Moduls werfen und dabei deren konkreten Nutzen für Ihr Unternehmen herausstellen. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ERP? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und beschriebt die Aufgabe eines Unternehmens alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so optimal wie nur eben möglich zu planen. Dabei versteht man unter Ressourcen neben den eigentlichen Produktionsmitteln wie Materialien, Werkzeuge, Anlagen und Maschinen auch das Personal, finanzielle Mittel oder Immobilien. 

Letztlich müssen alle Mittel über die das Unternehmen verfügt jederzeit für die zu Grunde liegenden Geschäftsprozesse zur Verfügung stehen. Es muss sichergestellt werden, dass jeder Prozess zu jeder Zeit mit der richtigen Menge an Ressourcen ausgestattet ist. 

Alle Daten an einem Ort 

Eine ERP-Software bildet sämtliche Prozesse des Unternehmens auf einer zentralen Datenbank ab und führt diese zusammen, verschlankt oder automatisiert diese. Abteilungsgrenzen werden somit überwunden und Informationen werden schneller und besser im gesamten Unternehmen verteilt. 

Informationen einfacher teilen

Alle Akteure greifen auf den gleichen Datenstamm zurück, was dazu führt, dass deutlich weniger Fehler gemacht werden. Geht beispielweise eine Bestellung in ein Unternehmen ein, wird diese zentral im ERP-System gespeichert und ist hier von der Kommissionierung direkt einsehbar. Ist die bestellte Ware kommissioniert, geht eine entsprechende Mitteilung an Buchhaltung und eine Rechnung wird automatisch erstellt. 

Prozesse automatisieren

Diese abteilungsübergreifenden Workflows entstehen an vielen verschiedenen Stellen im gesamten Unternehmen. Je mehr Bereiche des Unternehmens im ERP-System abgebildet sind, desto vielfältiger und dynamischer lassen sich die Prozesse umgestalten und automatisieren. 

Kosten und Zeit einsparen

Letztlich geht es bei einer ganzheitlichen ERP-Software also darum, durch eine effizientere Gestaltung der Geschäftsprozesse und einen effizienteren Einsatz der Ressourcen, Zeit und Geld einzusparen. Diese können dann für andere Aufgaben eingesetzt werden. 

Finanzen in ERP-Software abbilden

Eine im ERP-System integrierte Finanzbuchhaltung bietet unzählige Vorteile. Durch die einmalige Eingabe der Daten werden nicht nur Zeit gespart und Fehlerquoten gesenkt, die Daten lassen sich auch von unterschiedlichen Stellen nutzen. So lassen sich diese in vielen unterschiedlichen Bezügen auswerten, vervollständigen oder bearbeiten. 

Einmalige Eingabe der Daten

Ein entscheidender Vorteil der sich aus der einmaligen Eingabe der Daten in das ERP ergibt, ist die Konsistenz und Validität der Daten. Doppelte Erfassungen entfallen gänzlich, was nicht nur Fehlerquoten senkt, sondern auch enorm viel Zeit einspart. 

Besonders wertvoll wird die Kombination aus Finanzbuchhaltungsmodul und ERP-Software dann, wenn die Daten ausgewertet werden. An dieser Stelle können viele wichtige Kennzahlen aus allen Bereichen des Unternehmens ermittelt und miteinander verglichen oder in Relation zueinander gestellt werden. 

Bessere Entscheidungen treffen

Entscheidungen lassen sich so auf valide Daten stützen. Auch lassen sich an Hand der Analysen Trends schnell und einfach erkennen. Auf diese kann dann proaktiv reagiert werden. Das macht das gesamte Management deutlich strukturierter und zielführender. 

Ebenfalls von Vorteil ist die besondere Behandlung der Daten im Finanzmodul. Hier werden alle gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Speicherung und Archivierung berücksichtig. So können beispielweise gegenüber dem Finanzamt alle Daten vorzulegenden Daten revisionssicher abgelegt werden. 

Funktionen im Finanzmodul einer ERP-Software

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar wichtige Funktionen des Finanzmoduls in einem ERP-System. Wir stellen hier nur einige wesentliche Funktionen heraus. Moderne ERP-Lösungen verfügen jedoch durchaus über noch tiefergehende Funktionen, die in der Lage sind spezifische Aufgaben in Unternehmen zu lösen. 

Debitorenbuchhaltung

Bei Forderungen eines Unternehmens an Dritte kommt die sogenannte Debitorenbuchhaltung zum Einsatz. In dieser werden sämtliche Forderungen übersichtlich dargestellt. Teile der Debitorenbuchhaltung sind zum Beispiel:

  • Kreditmanagement 
  • Ausstehende Zahlungen
  • Anrechnungen
  • Erhaltene Zahlungen 
  • Sammelverläufe

Es lässt sich beispielweise einfach ermitteln, wie kreditwürdig ein Kunde ist, oder ob offene Forderungen mit bestehenden Verbindlichkeiten verrechnet werden können. 

Kreditorenbuchhaltung 

Im Gegensatz zur Debitorenbuchhaltung geht es bei der Kreditorenbuchhaltung oder -verwaltung darum offene Verbindlichkeiten übersichtlich darzustellen. Dabei wird sichergestellt, dass keine Rechnungen doppelt bezahlt werden oder gar untergehen. Auch wird auf Zahlungsfristen oder Skonto-Fristen hingewiesen. 

Finanzberichte erstellen

Eine ERP-Software kann unter Berücksichtigung alle relevanten Daten detaillierte und wiederkehrende Finanzberichte anfertigen. Mit diesen lassen verfügt das Management über eine aussagekräftige Entscheidungsgrundlage. Diese Berichte lassen sich selbst konfigurieren und anpassen. Letztlich erhalten Unternehmen zu jedem Zeitpunkt Einblicke in die gegenwärtige Liquidität, das aktuelle Betriebsergebnis oder anderen wichtigen KPIs (Key Performance Indicators)

Rechnungsstellung

Rechnungen lassen sich vom ERP-System weitestgehend automatisch erstellen und versenden. An dieser Stelle werden besonders viele alltägliche Aufgaben mit der ERP-Software erleichtert. Auch sich verändernde Rechnungen kann das System dabei berücksichtigen. So kann das System beispielweise:

  • Aufschläge berechnen
  • Materialien abrechnen
  • In Prozentsätzen abrechnen
  • Feste Beiträge abrechnen

Zudem ist es möglich Erklärungen zur Rechnung beizufügen, die die Rechnungsstellung nach Außen deutlich transparenter machen.

Hauptbuch

In einem Hauptbuchkonto laufen mehrere Unterkonten zusammen und werden übersichtlich dargestellt. Das Hauptbuch gibt Einblick in alle finanziellen Abläufe eines Unternehmens. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf folgenden Faktoren:

  • Gesamtkontrolle der Zahlen 
  • Erstellung von Jahresabschlüssen
  • Steuererklärungen (MwSt.) 
  • Bank- und Geldbearbeitung

Durch die Verknüpfung sämtlicher Geschäftsprozesse in der ERP-Software, verlaufen auch alle Transaktionen innerhalb einer gemeinschaftlichen Datenbank. So lassen sich Sachkonten einfach sammeln und darstellen. 

Projektkostenabrechnung 

Besonders für projektbasierte Unternehmen ist eine umfangreiche Projektkostenabrechnung unerlässlich. Jedes Projekt wird in eigenen Konten geführt, was Ihnen ermöglicht Einblicke und das Budget, die Kosten und den Umsatz pro Projekt zu gewinnen. So lassen sich erfolgreiche Projekte besser von umsatzschwächeren unterscheiden. 

Dabei ist es einfach möglich, Kosten einem bestimmten Projekt zuzuordnen, die Kosten verschiedener Projekte miteinander zu vergleichen und auch historische Betrachtungen vorzunehmen. 

Anlagevermögen

Die Funktion des Anlagevermögens in einem Finanzmodul für ERP-Software ermöglichst es Anwendern alle Aspekte der Verwaltung Ihrer Anlagewerte zu berücksichtigen. Dabei hilft das System bei der korrekten Auflistung in der Buchhaltung, berechnet Restwerte und unterstütz bei der Pflege des Anlagevermögens. 

So lassen verschiedene Abschreibungsmodelle auf verschiedene Anlagegüter anwenden. Ebenso lassen Teilverkäufe von Anlagevermögen darstellen. Wartungsarbeiten am Anlagevermögen werden ebenfalls strukturiert aufgeführt, sodass deutlich wird, welche Güter zu welchen Zeitpunkten gewartet werden müssen.

Fazit: Alles auf einen Blick sichten

Mit einem ganzheitlichen Finanzmodul lassen sich alle monetären Ströme im Unternehmen übersichtlich nachverfolgen und darstellen. Durch die Zentralisierung aller Daten auf einer gemeinsamen Datenbank sind die Informationen von verschiedenen Stellen gleichzeitig nutzbar.

Das verkürzt und verschlankt diverse Prozesse und macht diese sogar deutlich sicherer. Die Daten werden nur einmal eingegeben, was Übertragungsfehler obsolet macht. Gleichzeitig können auf diese Weise viele Prozesse, wie weite Teile der Rechnungsstellung fast vollständig automatisiert werden. Das spart dem Unternehmen viel zeit und letztlich viele Kosten 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

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