Mobile ERP-Software für die Installation und Wartung

Mobile ERP-Software für die Installation und Wartung

Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung profitieren in besonderem Maße von einer mobilen Version der eigenen ERP-Software.

Überall dort wo Außendienstmitarbeiter zum Einsatz kommen, lohnt es sich zu meist auch eine mobile Version der ERP-Software zu nutzen. Das gilbt vor allem für Installations- und Wartungsunternehmen. 

Wie diese genau von einer mobilen ERP-Version profitieren und welche Vorteile diese für den gesamten Prozessablauf mit sich bringen, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer klären. Zuvor beschäftigen wir uns noch mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software, um besser einordnen zu können, wo die mobile ERP-Version ansetzt. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Das sogenannte Enterprise-Resource-Planning, kurz ERP, beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dabei gilt es zum einen dafür Sorge zu tragen, dass alle Ressourcen zu jeder Zeit in der richtigen Menge zur Verfügung stehen, gleichzeitig jedoch keine Verschwendungen produziert werden. 

Dabei versteht man unter Ressourcen sämtliche Betriebsmittel, auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zugreifen kann. Das können beispielsweise sein: 

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Beim Enterprise-Resource-Planning geht es also darum vorhandene Ressourcen auf die vorliegenden Prozesse zu planen. Dazu müssen eben jene Prozesse soweit optimiert werden, dass möglichst wenige Ressourcen dafür notwendig werden. Angesichts der Vielzahl von Prozesse in modernen Unternehmen kein leichtes Unterfangen. 

Hier kommt eine ERP-Software zum Einsatz. Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten anschließend auf einer zentralen Datenbank zusammen. Dadurch lassen sich Abteilungsgrenzen im Unternehmen überwinden und die Prozesse nochmals optimieren. Informationen werden zentral gespeichert und können von allen Abteilungen gleichermaßen genutzt werden. 

Aufbau einer ERP-Software 

Die gemeinsame Nutzung der Daten führt zudem dazu, dass weit weniger Fehler durch veraltete oder doppelte Dateien produziert werden. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei den spezifischen Aufgaben in diesem Bereich unterstützen. 

Prozesse miteinander verbinden 

Über die gemeinsame Datenbank sind die Module miteinander verbunden. So lassen sich abteilungsübergreifende Prozesse aufsetzen und teilweise sogar durch das System automatisieren. Das spart enorm viel Zeit und Ressourcen ein. Module einer ERP-Software sind beispielsweise: 

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumenten-Management
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen 
  • Installation und Wartung
  • Produktion
  • Warehouse-Management
  • Beschaffung

Je nach Bedarf eines Unternehmens setzt sich die gewählte ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die es zur Abdeckung der eigenen Geschäftsprozesse bedarf. Viele ERP-Anbieter haben sich deshalb im Lauf der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre Lösungen auf die Bedürfnisse dieser Unternehmen angepasst. 

Branchenspezifische ERP-Software 

Denn nicht jedes Unternehmen benötigt jede Funktion und jedes Modul. So finden am ERP-Markt auch spezielle ERP-Software für Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung. Diese enthalten in Ihren Standardversionen bereits alle wichtigen Module und Funktionen, auf die es in diesem Bereich besonders ankommt. 

Würde man sich für ein allgemeines ERP-System von der Stange entscheiden, würde man zum einen viele unnötige Funktionen mitkaufen und müsste fehlende Funktionen teuer ergänzen. Anpassungen an der ERP-Software verursachen immer zusätzliche Kosten. Daher empfiehlt es sich von vornherein eine Lösung zu wählen, die gut zum eigenen Unternehmen passt.

ERP-Software speziell für Installations- und Wartungsunternehmen 

Für Installations- und Wartungsunternehmen bedeutet dies, dass die ERP-Software beispielweise ein umfangreiches CRM-Modul beinhaltet, ein Warehouse-Managementsystem, sowie Funktionen zur Beschaffung und zur Angebotserstellung etc. Wichtig ist auch eine mobile Version der ERP-Software, damit Außendienstmitarbeiter ebenfalls an den optimierten Prozessen partizipieren. 

Wir wollen uns im Folgenden einmal einigen wichtigen Vorzügen einer mobilen ERP-Version für Installations- und Wartungsunternehmen widmen und herausstellen, wie genau Außendienstmitarbeiter von einer solchen Anwendung profitieren können. 

Zugriff auf alle wichtigen Informationen

Ein wesentlicher Vorteil einer mobilen ERP-Applikation ist es, dass der Außendienstmitarbeiter zu jeder Zeit alle wichtigen Informationen zu einem Auftrag bei sich trägt. Wann wurde eine Maschine das letzte Mal gewartet, was wurde ausgewechselt und was nicht oder auch welche Teile wurden im Einzelnen verbaut? All diese Informationen können bequem und einfach von unterwegs aus aufgerufen werden. 

Informationen zu Serviceaufträgen abrufen 

Auch Informationen zum aktuellen Serviceauftrag und zum Kunden lassen sich einfach mobil aufrufen. Änderungen am Serviceauftrag sind dann auch für den Servicemitarbeiter direkt ersichtlich und er muss nicht extra kontaktiert werden. Das verkürzt die Prozesse enorm uns sorgt auch für eine deutlich flexiblere Informationsbeschaffung beim Servicemitarbeiter. 

Wege verkürzen und Zeit einsparen 

Diese muss vor einem Serviceauftrag nicht extra in die Firma um sich notwendige Dokumente zu beschaffen oder einen ganzen Laptop mit sich führen. Die können sich bequem mit dem Tablet oder dem Smartphone alle notwendigen Informationen zum Serviceauftrag beschaffen. 

Daten von unterwegs aus einpflegen 

Was für die eine Richtung gilt, gilt selbstverständlich auch für die andere. Servicemitarbeiter im Außendienst können direkt vom Einsatzort den Status Ihrer Arbeit nachhalten. So wird auch im Innendienst ersichtlich, wie es um den jeweiligen Auftrag bestellt ist. Arbeitszeiten beispielweise lassen sich so einfach erfassen und können in Rechnung gestellt werden. 

Termine von unterwegs aus managen 

Auch kann der Mitarbeiter Statusberichte zu Anlagen direkt in das System einpflegen und Termine für die nächste Wartung eintragen. Auf diese Weise wissen auch alle anderen Akteure direkt, wann der nächste Serviceauftrag ansteht und können diesen entsprechend einplanen. 

Bestellaufträge vom Einsatzort aus 

Fehlt ein Teil und muss beschafft werden, kann ebenfalls ein Bestellauftrag vom Außendienstmitarbeiter erstellt und direkt in das System eingetragen werden. Der Innendienst kann dieses dann prüfen und das Teil direkt zum Einsatzort ordern. 

Fazit: Schnellere und effizientere Prozesse dank mobiler ERP-Version 

Mit Hilfe einer mobilen ERP-Software haben Außendienstmitarbeiter die Möglichkeit Informationen schneller und einfacher mit dem Innendienst auszutauschen. Das hilft bei der Durchführung der Aufträge und sorgt für Transparenz auf beiden Seiten. 

Bei der Auswahl einer passenden ERP-Software sollten Unternehmen der Installation und Wartung daher immer auch darauf achten, ob die gewählte Software über eine entsprechende mobile Version verfügt. Insbesondere in der heutigen flexiblen Arbeitswelt stellen mobile Geräte einen wichtigen Teil der Nutzung elektronischer Endgeräte dar. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

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