Papierloses Büro mit der ERP-Software

Eine ERP-Software mit integriertem Dokumentenmanagement ermöglicht ein papierloses Büro auf allen Ebenen eines Unternehmens.

Das papierlose Büro ist erklärtes Ziel vieler Unternehmen. Gleichsam sind viele dieser Unternehmen noch ganz am Anfang ihrer Bemühungen. Viele Prozesse werden immer noch in analoger Papierform abgewickelt. In einer digitalisierten Welt ein nicht aufrecht zuhaltender Zustand. Doch viele tuen sich schwer oder sind zu festgefahren, als dass der Abschied vom Papier in absehbarer Zeit Realität werden könnte. 

Dabei stehen elektronische Dokumentenmanagement-Systeme längst flächendeckend für jede Form von Unternehmen zur Verfügung. Wir wollen uns an dieser Stelle mit dem papierlosen Arbeiten mit Hilfe einer ERP-Software beschäftigen und dabei die Möglichkeiten und Vorteile des papierlosen Büros aufzeigen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist papierloses Büro
• Papierloses Büro Dank ERP-Software 
• Funktionen
• Umsetzung

Was ist das papierlose Büro?

Im Grundsatz beschreibt der Ansatz des papierlosen Arbeitens das Vermeiden der Erstellung von Dokumenten in Papierform in unternehmerischen Prozessen. Dazu werden Informationen ausschließlich in elektronischer Form gehalten. Das heißt zum einen, dass elektronisch produzierte Daten in elektronischen Formaten verarbeitet und gespeichert werden. Zum anderen bedeutet dies jedoch auch, dass Daten in analoger Form digitalisiert und in ein elektronisches System überführt werden. 

Gründe für das papierlose Büro

Die Gründe für das papierlose Arbeiten sind durchaus vielfältig. Da wäre zum einen die Arbeitseinsparung und die Steigerung der allgemeinen Effizienz zu nennen. Hinzu kommen umweltschutz-technische Gründe. Papier und nicht zu Letzt Druckertinte belastet die Umwelt mitunter stark. Die Einsparungen dieser Ressourcen haben zudem monetär positive Effekte auf ein Unternehmen. 

Auch in Sachen Platz- und Materialersparnis profitiert man von der Umsetzung des papierlosen Büros enorm. Analoge Archive werden obsolet, Aktenschränke können abmontiert und so Platz und Raum für Neues geschaffen werden. Vor Allem aber kann die Arbeitsweise dadurch deutlich effizienter gestaltet werden.

Suchfunktionen erhöhen die Auffindbarkeit von Dokumenten und sparen so enorm viel ein. Auch die Zusammenarbeit und die Transparenz im Unternehmen lassen sich dadurch steigern. Letztlich gibt es nicht viel, dass gegen den Verzicht auf Papier anzuführen wären. Einzig die Einführung des papierlosen Arbeitens stellt Unternehmen zu weilen vor Schwierigkeiten. 

Herausforderungen bei der Umsetzung

Gerade zu Beginn können sich die einen oder anderen Stolpersteine und Hürden in den Weg stellen. So muss zum einen die Technik für das papierlose Arbeiten implementiert werden. Zum anderen müssen die Arbeitsweisen der Menschen im Unternehmen nachhaltig verändert werden. Das ist mitunter die größte Herausforderung.

Hier ist vor allem das Management in der Verantwortung und muss mit gutem Beispiel vorangehen. Viele Arbeitnehmer haben sich über Jahre bestimmte Arbeitsweisen angeeignet. Müssen diese nun ad hoc und auf allen Ebenen verändert werden, kann dies schnell zu Überforderungen und Rückfällen in alte Strukturen führen. 

Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter früh mit ins Boot zu holen und Ihnen die Möglichkeit zu geben, am Wandel partizipieren zu können. So erkennen diese den Wert und den Nutzen des papierlosen Arbeitens und können sukzessiv eigene Arbeitsweisen anpassen. Letztlich sind es nämlich auch die Mitarbeiter selbst, die ausschlaggebend für den erfolgreichen Umstieg auf das papierlose Arbeiten sind.

Papierloses Büro dank ERP-Software

Um das papierlose Arbeiten Realität werden zu lassen bedarf es einer IT-Landschaft, die auf allen Ebenen eine hervorragende digitale Kommunikation ermöglicht. Eine ERP-Software mit integriertem Dokumentenmanagement-System ist hier das Tool der Wahl. Eine ERP-Software bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen Zugriff. Somit arbeiten alle mit denselben Daten und Informationsständen. Prozesse können abteilungsübergreifend aufgesetzt werden, was dabei hilft, weitere Ressourcen einzusparen. Durch die zentrale Lagerung aller Daten wird es für alle einfacher, bestimmte Dokumente zu finden und mit diesen zu arbeiten. 

Funktionen für das papierlose Arbeiten

Werfen wir einen Blick auf ein paar der wichtigsten Funktionen einer ERP-Software, die das papierlose Arbeiten ermöglichen. Dabei wollen wir auch aufzeigen, warum es so wichtig ist, das Dokumentenmanagement in die ERP-Software zu integrieren. 

Einheitliche Ordnerstruktur und Suchfunktionen

Alle Dokumente werden in einer vordefinierten Ordnerstruktur zentral gespeichert. Mit diversen Suchfunktionen können Akteure die einzelnen Dokumente schneller finden. Dazu versieht das System jedes einzelne Dokument mit entsprechenden Metadaten. Doch können die Mitarbeiter auch nach Inhalten mittels einer Volltextsuche suchen und so Dokumente schnell finden. 

Versionierung von Dokumenten

Jedes Dokument steht in nur einer einzigen validen und aktuellen Version zur Verfügung. Änderungen am Dokument können dann nur von autorisierten Mitarbeitern vorgenommen werden. Jede Änderung an einem Dokument bliebt für alle anderen Akteure nachvollziehbar. So kann jeder Mitarbeiter direkt sehen was von wem und wann an einem Dokument verändert wurde.

Revisionssichere Ablage

Das System hilft dabei gesetzliche Vorgaben zur Speicherung und Löschung von Daten einzuhalten. Einige Daten unterliegen gewissen Speicherfristen. Das System schützt diese Daten vor Löschungen und erinnert an Löschfristen. So kann zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden, dass alle Daten rechtskonform gehalten werden.

Rechtevergabe

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugang zu allen Daten. Daher lassen sich im System entsprechend Rechte vergeben. So kann jeder Mitarbeiter entsprechend seiner Rolle Zugang zu einzelnen Dokumenten und Ordnern bekommen, ohne gleich alle Daten einsehen oder verändern zu können. Dabei können einem Mitarbeiter gleich mehrere Rollen zugewiesen werden, etwa wenn dieser in Projektgruppen tätig ist. 

Optical Character Recognition (OCR)

Mit einer Texterkennungssoftware können Inhalte aus analogen Dokumenten gescannt in erkannt werden, sodass diese auf digitalem Wege weiterverarbeitet werden können. Dabei werden einzelne Zeichen oder gar ganze Textzeilen vom System mit gespeicherten Daten verglichen und dann ersetzt. Das hilft vor allem dabei die alten Dokumente zu digitalisieren und deren Inhalte nutzbar zu machen. 

Umsetzung des papierlosen Büros

Wie jedoch können Unternehmen nachhaltig dafür Sorge tragen, dass das papierlose Arbeiten zur unternehmerischen Kultur heranwächst? Einfach eine Software einzuführen und darauf zu hoffen, die Dinge werden sich mit der Zeit fügen ist sicher nicht die Antwort. Vielmehr bedarf es eines strukturieren Planes, welcher von Beginn an die Mitarbeiter mit ins Boot holt. Mit diesen Schritten können Sie das papierlose Arbeiten in Ihrem Unternehmen nachhaltig umsetzen und so das papierlose Büro zur Realität werden lassen:

1. Projektplan erstellen 

Zu Beginn sollten Sie eine IST-Analyse durchführen. Diese legt offen, wie es derzeitig um die Prozesse steht und wo derzeit noch mit Papier-Dokumenten gearbeitet wird. Daraus lassen sich dann konkrete Ziele ableiten und ein Projektplan erstellen. Dieser sollte neben neuen digitalen Prozessen auch den Bedarf zur Umsetzung dieser enthalten. 

2. Mitarbeiter einbeziehen

Bereits bei der Projektplanung sollten die Mitarbeiter mit in den Prozess einbezogen werden. Sie müssen frühzeitig verstehen, wie ihre neuen Aufgaben aussehen werden und sich bei der Umstrukturierung selbst mit einbringen können. Das erhöht zum einen den Wunsch nach Veränderungen bei den Mitarbeitern selbst und somit zum anderen auch die Annahmewahrscheinlichkeit bzw. den Erfolg des gesamten Projektes. 

3. Richtige Hard- und Software finden 

Primär möchte man mit dem papierlosen Büro Geld einsparen. Dazu muss jedoch zu Beginn erst einmal investiert werden. Es muss ein wirklich guter Dokumentendrucker gefunden werden. Hinzu bedarf es der richtigen Software. Insbesondere bedarf es eines Dokumentenmanagement-Systems, welches in eine ERP-Software integriert oder an diese angebunden ist. Auf diese Weise kann das gesamte Unternehmen und alle ablaufenden Prozesse von der Digitalisierung der Daten profitieren.

4. Ordnerstruktur definieren

Viele Dokumentenmanagement-Systeme haben eine vordefinierte Ordnerstruktur integriert, die jedoch nach eigenem Belieben angepasst werden kann. Hier bedarf es eines eigenen Planes zur Umsetzung dieser Ordnerstruktur. Diese sollte logisch nachvollziehbar und für alle Akteure verständlich sein. 

5. Regeln für den Umgang mit Dokumenten definieren 

Auch müssen konkrete Handlungsanweisungen im Umgang mit den Dokumenten gegeben werden. Angefangen bei der Benennung von Dokumenten bis hin zur Veränderung dieser. Diese Regeln müssen zur allgemeinen Maxime im gesamten Unternehmen erhoben und deren Einhaltung stetig überprüft werden. 

Fazit: Papierloses Büro aber richtig

Um das papierlose Büro Realität werden zu lassen, bedarf es weit mehr als nur einer Software und entsprechender Scanner. Vielmehr gilt es alte Arbeitsweisen aus den Köpfen der Mitarbeiter zu löschen und diese nachhaltig durch neue zu ersetzen. Dabei ist es wichtig, dass das Management mit gutem Beispiel voran geht. 

Auch gilt es die richtige Software für das eigene Unternehmen zu finden. Ein in das eigene ERP-System integriertes Dokumentenmanagement-System muss mit diesem kompatibel sein. Mit unserem ERP-Vergleichstool überblicken Sie einfach und bequem den ERP-Markt und finden schnell passende Systeme für Ihre Zwecke.