Eine ERP-Software für Ingenieurbüros

Ingenieurbüros haben ganz eigenen Anforderungen an eine ERP-Software. Welche das sind und wie Sie schnell passende Systeme am Markt finden, lesen Sie hier.

Eine ERP-Software wird für viele Unternehmen zunehmend unverzichtbarer. So auch für Ingenieurbüros. Damit die Software jedoch die erhofften Vorteile erzielt, muss diese perfekt zum jeweiligen Unternehmen passen. Branchenspezifische ERP-Software sind dann der Schlüssel zum Erfolg. 

Wir zeigen Ihnen, warum es so wichtig ist, die passende ERP-Software zu finden, welche Rolle der ERP-Anbieter spielt und was Sie bei der Suche unbedingt beachten müssen. Auch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie genau diese zu einer nachhaltigen und ressourcensparenden Arbeitsweise beiträgt. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 
• Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Ingenieurbüros? 
• Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Ingenieurbüros?
• Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Ingenieurbüros? 
• Welche Funktionen benötigen Ingenieurbüros in einer ERP-Software? 
• Fazit: ERP-Software passend für das eigene Ingenieurbüro wählen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Mit der Abkürzung ERP wird das sogenannte „Enterprise Resource Planning“ beschrieben. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es um die möglichst effiziente Nutzung aller Ressourcen, auf die ein Unternehmen zurückgreifen kann. Dazu müssen die eigenen Geschäftsprozesse so weit wie möglich verschlankt und optimiert werden. 

Damit dies gelingen kann, bedarf es einer Möglichkeit die Prozesse zentral zu planen, zu steuern und zu überwachen. Gleichzeitig müssen diese zu jeder Zeit mit den richtigen Ressourcen in der korrekten Beschaffenheit und Menge ausgestattet werden können, ohne dass es zu Verschwendungen kommt. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zur Verfügung stehende Betriebsmittel. Das betrifft zum Beispiel: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, sodass die Versorgung zu jeder Zeit gewährleistet ist und der allgemeine Prozessablauf nie gestört wird. Gleichzeitig gilt es unnötig zugeteilte Ressourcen aufzuspüren und Verschwendungen dieser zu vermeiden. 

Angesichts der Vielzahl von Prozessen, die tagtäglich in modernen Unternehmen ablaufen, kein leichtes Unterfangen. Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen gemeinsamen Zugriff und können Daten austauschen und einsehen. Das verbessert die Transparenz wie auch den Informationsfluss im Unternehmen und sprengt Datensilos einzelner Abteilungen auf. 

So lassen sich die Prozesse auch nochmals deutlich verschlanken und abteilungsübergreifend aufsetzen. Auf diese Weise können weitere Ressourcen eingespart werden, die dann gewinnbringend an anderer Stelle wieder eingesetzt werden können. 

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Eine ERP-Software setzt sich aus mehreren Modulen zusammen. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. Über die zentrale Datenbank sind alle Module miteinander verbunden. Das ermöglicht die Kommunikation zwischen allen Modulen und die Aufsetzung abteilungsübergreifender Prozesse. 

Jedes Modul verfügt über zahlreiche Funktionen, die die alltäglichen Prozesse unterstützen und diese an einigen Stellen gar gänzlich automatisieren. In einer ERP-Software finden sich neben allgemeinen Modulen auch spezifischere, die nur für bestimmte Branchen relevant sind. Allgemeine und spezifische Module bilden dann die individuelle ERP-Software. Module sind beispielsweise:

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Je nach Arbeitsbereich und den eigenen Prozessen setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen und Funktionen zusammen, die zur Abdeckung aller Abläufe benötigt wird. Nicht jedes Unternehmen benötigt beispielsweise ein Produktionsmodul, dafür jedoch ein weitreichendes CRM-Modul. 

Viele ERP-Anbieter haben sich daher im Laufe der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange dieser Branchen angepasst. So finden sich am ERP-Markt zahlreiche branchenspezifische ERP-Systeme, auch solche, die speziell für Ingenieurbüros konzipiert wurden. 

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Ingenieurbüros? 

Diese enthalten bereits in ihren Standardversionen wichtige Funktionen die zur Abdeckung der speziellen Prozesse in Ingenieurbüros benötigt werden. Mit einer ERP-Software von der Stange lassen sich die Prozesse meist nicht optimal abbilden. Dann sind Anpassungen an der Software nötig, die mit weiteren Kosten und Zeitaufwänden einher gehen. 

Eine branchenspezifische ERP-Software speziell für Ingenieurbüros beinhaltet Funktionen zur Projektplanung, für das Personalmanagement oder auch für die Auftragsbearbeitung. Zudem weißt eine branchenspezifische Lösung alle notwendigen Schnittstellen zu anderen Programmen, wie beispielsweise einer CAD-Anwendung auf. 

Die Daten lassen sich dann einfach auf dem Fremdprogramm in die ERP-Software übermitteln und umgekehrt. So kann die Planung beispielwiese auch auf historischen Daten aus früheren Projekten basieren. 

All dies wäre mit einer allgemeinen ERP-Software meist nicht möglich, bzw. müssten erst Anpassungen vorgenommen werden. Eine branchenspezifische ERP-Software richtet den Fokus klar auf die wirklich notwendigen Funktionen und klammert unnötige Funktionen direkt aus. 

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Ingenieurbüros? 

Auch der Anbieter ist bei der ERP-Suche mit in den Fokus zu nehmen. Dieser sollte über möglichst viel Erfahrung in Ihrer Branche verfügen. Denn dann kennt er die spezifischen Prozesse und weiß auch über alle Entwicklungen genau Bescheid. 

Er weiß wo sich die Software den Prozessen anfügen muss und welche Prozesse sich der Software anpassen können. Er weiß auch um die spezifischen Fallstricke, die sich bei einer Implementierung in diesem Sektor ergeben können und kann diese direkt umgehen. 
Ein unerfahrener Anbieter würde wohlmöglich direkt auf diese zusteuern. Das könnte dann das gesamte Projekt gefährden. Viele Projekte scheitern an mangelnder Kommunikation zwischen Anbieter und Unternehmen. 

Anbieter verstehen die Bedürfnisse der Kunden nur unzureichend und Kunden können nicht immer ausdrücken was genau benötigt wird. Ein erfahrender Anbieter weiß meist weit besser worauf es den Kunden wirklich ankommt und kann mit wichtigen Tipps helfen, die Software zu optimieren. 

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Ingenieurbüros?

Die passende ERP-Software für Ingenieurbüros zu finden ist nicht immer leicht. Am Markt finden sich zahlreiche Systeme verschiedener Anbieter. Daher ist es zunächst einmal von großer Bedeutung, in Erfahrung zu bringen, wonach man eigentlich genau sucht. 

Was banal klingt, ist jedoch elementar. Viele Unternehmen entscheiden sich all zu schnell für die erstbeste Lösung und wundern sich dann, dass die Software nicht die gewünschten Effekte mit sich bringt. 

Daher gilt es zunächst einmal eine IST-Analyse durchzuführen. Diese hilft dabei Schwachstellen aufzudecken und Verbesserungspotentiale zu identifizieren. Daraus lassen sich dann konkrete Ziele ableiten, die mit der ERP-Software verfolgt werden sollen. 

Diese werden dann in einem Lastenheft festgehalten. Darin werden dann auch alle weiteren Rahmenbedingungen für das Projekt beschrieben, wie etwa: 

• Zeitlicher Rahmen
• Budget
• Nutzeranzahl (Teil- und Volllizenzen)
• Gewünschtes Lizenzmodell
• Hardwarevoraussetzungen 
• Funktionen

Alle Funktionen werden aufgelistet und hinsichtlich ihrer Notwendigkeit priorisiert. Auf diese Weise verlieren Sie bei der Suche nicht den Fokus auf das Wesentliche und potentielle Anbieter können direkt sehen, ob sie Ihren Erwartungen gerecht werden können oder nicht. 

Vergleichsportale im Internet bieten dann die Möglichkeit viele System auf einmal miteinander zu vergleichen und nach Ihren definierten Kriterien zu filtern. So gelangen Sie schnell zu einer Shortlist mit ein paar potentiellen ERP-Lösungen, die dann genauer unter die Lupe genommen werden können. 

Dann werden Kriterien wie die Benutzerfreundlichkeit der ERP-Software und auch die Erfahrung sowie die Dienstleistung des Anbieters relevant. Mit dem Lastenheft und der Vorbereitung auf die Suche, gestaltet sich diese also deutlich einfacher. 

Welche Funktionen benötigen Ingenieurbüros in einer ERP-Software? 

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar wesentliche Funktionen einer ERP-Software für Ingenieurbüros und klären deren konkreten Nutzen für die Praxis im eigenen Unternehmen. Dabei sei jedoch nochmals darauf hingewiesen, dass nicht jede Funktion die hier angeführt wird, zwangsläufig in jeder ERP-Software für Ingenieurbüros auftauchen muss. 

Viel mehr wollen wir Ihnen an dieser Stelle einen Überblick über die Möglichkeiten verschaffen, die es am ERP-Markt gibt. Welche Funktionen letztlich implementiert werden, hängt maßgeblich von den eigenen Begebenheiten und Prozessen im Unternehmen ab. 

Projektbearbeitung 

Ingenieurbüros arbeiten oftmals projektbasiert. Dabei laufen auch gerne mal mehrere Projekte parallel zueinander ab. Daher bedarf es einer Möglichkeit die einzelnen Projekte digital abzubilden und zu überwachen. Auf übersichtlichen Dashboards werden in einem Projektmanagementmodul alle Fortschritte angezeigt.

Das sorgt für mehr Transparenz und Effektivität. Stockt ein Projekt an einer Stelle wird dies sofort ersichtlich und es können entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Fehlt es beispielweise an Personal an der einen Stelle, können verfügbare Kapazitäten direkt in das jeweilige Projekt eingebracht werden. 

Projektabrechnung 

Mit der Funktion der flexiblen Projektabrechnung lassen sich alle Kostenstellen eines Projektes einfach und unkompliziert in Rechnung stellen. Dabei lassen sich alle Kosten in Echtzeit führen, so dass immer ersichtlich ist, wann Budgetgrenzen erreicht sind.

Das ermöglicht auch die Erstellung von Teilrechnungen via Knopfdruck. Dabei werden die Daten aus der Arbeitszeiterfassung immer direkt in die Rechnungsführung mit einbezogen. Das macht die Rechnungsstellung insgesamt deutlich flexibler und vor allem transparenter. 

Customer Relationship Management (CRM) 

Mit einem CRM-Modul lassen sich alle Maßnahmen in Bezug auf die Kundenbindung zentralisieren. Für jeden Kunden wird eine Kundenakte angelegt, in der sämtliche Daten zu diesem gespeichert werden. Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen Zugriff und können diese mit Daten füllen. 

Dies ermöglicht einen 360°-Blick auf die eigenen Kunden. Durch diesen lassen sich wichtige Erkenntnisse zu den Bedürfnissen und Vorlieben der Kunden gewinnen und diese lassen sich individueller und besser ansprechen. 

Fazit: ERP-Software passend für das eigene Ingenieurbüro wählen 

Die passende ERP-Software für Ingenieurbüros zu finden ist nicht immer leicht. Doch mit der richtigen Vorbereitung gestaltet sich die Suche deutlich einfacher. Mit einem Lastenheft, welches alle Rahmenbedingungen für Ihr ERP-Projekt enthält lassen sich schnell passende Anbieter finden. 

Denn damit eine ERP-Software die gewünschten Effekte erzielen kann, muss diese perfekt zum Unternehmen passen. Richtig implementiert lassen sich dann enorm viele Ressourcen einsparen und gewinnbringend an anderer Stelle einsetzen. So sichert man langfristig die eigene Marktposition und kann diese kontinuierlich weiter ausbauen.