Benutzerfreundlichkeit in der ERP-Software elementar

Benutzerfreundlichkeit in der ERP-Software elementar

Moderne ERP-Softwarelösungen werben oftmals mit einem hohen Maß an Benutzerfreundlichkeit. Warum diese so wichtig werden kann, klären wir hier.

Usability oder zu Deutsch „Benutzerfreundlichkeit“ wird mehr und mehr zum entscheidenden Schlagwort im Kontext moderner ERP-Software. Was früher bei der Auswahl einer passenden Software eher eine untergeordnete Rolle spielte, wird heute oftmals zum entscheidenden Faktor erhoben. 

Dabei müssen ERP-Softwarelösungen nicht nur fürs Auge ansprechend designt sein, sondern vor allem intuitiv zu bedienen sein. Ein Anspruch der mit zunehmender Komplexität von ERP-Lösungen nicht immer erfüllt werden kann. 

Wir zeigen Ihnen worauf es bei modernen ERP-Lösungen im Kontext der Benutzerfreundlichkeit ankommt und was Ihr neues ERP-System können sollte. Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf allgemeine Definitionen, um besser einordnen zu können, warum die Usability von Softwaresystemen überhaupt eine Rolle spielt. 

Inhaltsverzeichnis 

Definition: Was ist ERP-Software? 

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und beschriebt die unternehmerische Aufgabe, sämtliche zur Verfügung stehende Ressourcen so effizient wie möglich für die Geschäftsprozesse einzusetzen. Ressourcen sind dabei weit mehr als nur Rohstoffe. Vielmehr werden unter diesen auch Folgende gefasst:

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Letztlich müssen alle Ressourcen zu jedem Zeitpunkt in der richtigen Menge und Beschaffenheit dem jeweiligen Geschäftsprozess zugewiesen und verfügbar gemacht werden. Um dies zu gewährleisten, werden in einer ERP-Software alle Prozesse des Unternehmens abgebildet und auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. 

Schlankere und schnellere Prozesse

Auf diese Weise können viele Prozesse zusammengeführt und verschlankt werden. Vielerorts werden dadurch auch Automationen möglich. Abteilungsgrenzen werden aufgebrochen und Informationen laufen deutlich schneller umher. 

Module und Funktionen

Aufgebaut sind ERP-Softwarelösungen zu meist aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Bereich im Unternehmen abdecken. Inhaltlich sind diese miteinander verbunden und kommunizieren vielerorts miteinander. Die grundlegenden Module einer ERP-Software sind:

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzen
  • Warehouse-Management
  • Human-Resource-Management

Eine weitere wichtige Frage bei der Suche nach einer geeigneten ERP-Software stellt sich auch immer entlang des Lizenzmodells. Hier wird im Wesentlichen zwischen ERP-Lösungen aus der Cloud und lokaler ERP-Software unterschieden. 

Bezieht ein Unternehmen sein ERP-System aus der Cloud, so können hohe Anfangsinvestitionen umgangen werden, da man monatlich einen bestimmten Betrag an den Cloud-Anbieter entrichtet. Doch nimmt man dabei auch in Kauf, dass die unternehmenseigenen Daten in der Cloud, also auf Servern Dritter, gespeichert werden. 

Je nach dem wofür man sich letztlich entscheidet, kann sich auch der Funktionsumfang sowie die Anpassungsfähigkeit des Systems verändern. Zwischen diesen beiden Formen haben sich auch hybride Lizenzmodelle entwickelt, bei denen nur ein Teil des Systems in der Cloud betrieben wird. 

Benutzerfreundlichkeit – der entscheidende Faktor

ERP-Softwarelösungen haben sich in den letzten Jahren immer weiter ausdifferenziert und sind hinsichtlich ihres Funktionsumfangs heute deutlich ausdifferenzierter und umfangreicher als früher. Das macht die Suche nach einer passenden Lösung auch so schwierig. 

Auswahl von ERP-Software schwierig

Hat man es dann von einer Longlist zur Shortlist geschafft, ähneln sich die verschiedenen Lösungen dann sehr und es werden zum ersten Mal Faktoren wie die Erfahrung des Anbieters oder eben auch die Benutzerfreundlichkeit des Systems. 

Benutzerfreundlichkeit Zünglein an der Waage

Oftmals setzen Unternehmen die Benutzerfreundlichkeit noch ganz ans Ende ihrer Prioritätenliste. Doch langsam findet auch hier ein Umdenken statt. In der Praxis zeigt sich immer häufiger, dass ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit zu einer höheren Annahmewahrscheinlichkeit der ERP-Software in der Belegschaft führt und auch langfristig sorgsamer damit gearbeitet werden wird. 

Fehler direkt vermeiden

Bei der Pflege der Daten im ERP-System kommt es immer wieder zu Nachlässigkeiten Seitens der Mitarbeiter, vor allem dann, wenn die Dateneingabe und Pflege sehr umständlich gestaltet ist. Sind die Daten nicht konsistent, kann das ERP-System nicht richtig arbeiten und mit unter sogar falsche Ergebnisse produzieren. 

Funktionen zur Benutzerfreundlichkeit in ERP-Software

Aus diesem Grund ist die Benutzerfreundlichkeit der ERP-Software auch so entscheidend und sollte nicht vernachlässigt werden. Moderne Lösungen halten zudem einige Funktionen bereit, die die Benutzerfreundlichkeit in der Oberfläche deutlich steigern. Werfen wir einen Blick auf diese. 

Individuelle Anpassungen

Einige Systeme bieten flexible Oberflächen und Dashboards an, die sich die User selbst gestaltet können. Diese lassen sich ohne großen Programmieraufwand umsetzen und können sehr praktisch sein, wenn täglich mit dem System gearbeitet werden muss. 

Auto-Fill-Funktion

Mit Auto-Fill-Optionen erhält ein Anwender bei der Eingabe von Daten automatisch Vorschläge zu den einzelnen Feldern. Dabei können ganze Formular automatisch komplett ausgefüllt werden. An dieser Stelle lässt sich enorm viel Zeit sparen und auch die Eingabefehlerquote sinkt rapide. 

Das System kann dabei auf bereits vorhandene Daten zurückgreifen und logische Schlüsse ziehen um die gegenwärtige Eingabe zu vervollständigen. So kann beispielsweise über eine Rechnungsnummer die Rechnungsadresse des Kunden direkt in ein entsprechendes Formular übertragen werden usw. 

Dual-Monitor-Funktion

Immer häufiger arbeiten Mitarbeiter mit zwei oder noch mehreren Monitoren. Dann ist es nützlich, die ERP-Software auch auf mehreren Monitoren gleichzeitig nutzen zu können, ohne dass eine weitere Lizenz für die Software nötig wird. 

Globale Suchfunktionen

Über Suchfelder haben Mitarbeiter im Normalfall die Möglichkeit nach Daten innerhalb der ERP-Software zu suchen. Die sogenannte globale Suche ermöglicht es Anwendern auch nach Daten aus externen Quellen zu suchen. So lassen sich auch Ergebnisse aus dem Internet finden ohne die Anwendung verlassen zu müssen. 

Hilfefunktionen

Verfügt die ERP-Software über eine Möglichkeit bei entsprechenden Aktionen Hilfestellungen bereitzustellen, wird dem Anwender die Verwendung der jeweiligen Aktion einfacher zugänglich. Bei einigen Aktionen sind, gerade zu Beginn der Nutzung, Anwender noch etwas unsicher. Gleiches gilt für nur selten verwendete Aktionen. 

Über eine entsprechende Infobox kann das System dann Hilfestellungen anbieten und dem Anwender weiterhelfen. Das spart nicht nur dem Anwender viel Zeit, sondern auch dem Experten, der andernfalls konsultiert werden müsste. Zudem werden die Aktionen schneller und am Ende auch richtig ausgeführt. 

Mehrere Suchfelder

Oftmals ist ein ERP-System mit einer unglaublich großen menge an Daten gefüllt. Da kann die Suche nach einem einzelnen Faktor noch hunderte Treffer ergeben. Mehrere Suchfelder ermöglichen die Suche mit weiteren Parametern zu verfeinern und führen den Anwender schneller zu seiner gesuchten Datei. 

Shortcuts

Mit Shortcuts zu den wichtigsten Funktionen und häufig genutzten Menüs können diese mit nur einem Klick aufgerufen werden. Müsste man sich erst durch lange Menüketten klicken, geht mitunter viel Zeit verloren. Auch können Shortcuts individuell angelegt werden. Je nach User und seinen häufig genutzten Funktionen wird ein entsprechender Shortcut auf seinem Startbildschirm eingerichtet. 

Auch eine Frage des Designs

Neben den hier aufgeführten Funktionen zur Benutzerfreundlichkeit, kann auch das Design der Oberflächen eine entscheidende Rolle spielen. Nun mag man meinen, dass es hier eher um individuelle und subjektive Vorlieben geht, doch dem ist nicht so. 

Design hat Einfluss auf Erfolg

Das Design einen entscheidenden Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter und letztlich auch auf den gesamten Erfolg der ERP-Software haben. So gibt es nachweislich Einflüsse der Farbgebung auf die Produktivität, doch auch diese psychologischen Faktoren wollen wir an dieser Stelle einmal ausklammern. 

Ansprechende Icons und Dashboards

Vielmehr geht es uns hier um die intuitive Gestaltung der Oberflächen. Angefangen bei der logischen Anordnung von Schaltflächen bis hin zu logischen Icons für bestimmte Aktionen. All diese Dinge helfen dem Anwender dabei das System schneller zu verinnerlichen und zu nutzen. 

Design kann vor Fehlern schützen

Ebenfalls spielt das Design zum Schutz vor Fehlern seitens des Anwenders eine wesentliche Rolle. Signalfarben bei falschen Eingaben, oder fehlenden Angaben oder auch bei Sicherheitsabfragen schützen vor Fehlern. 

Ist beispielweise bei der Abfrage ob eine Datei wirklich gelöscht werden soll die Schaltfläche mit den Optionen farblich hinterlegt, können diese das Verhalten der Anwender beeinflussen. So kann man sich vor versehentlichen Löschungen ein wenig mehr schützen. 

Fazit – Mehr also nur was fürs Auge

Die Benutzerfreundlichkeit Ihrer ERP-Software hat weit mehr Anteil am Gesamterfolg Ihres Unternehmens als Sie zu Weilen glauben mögen. In der Praxis kommt es auf die alltägliche Verwendung der ERP-Software an und hier entscheidet sich letztlich, wie gut Ihre Mitarbeiter mit dem System arbeiten können. 

Wird das System nicht ausreichend verstanden, ist zu umständlich konzipiert und intransparent hinsichtlich der Nutzung, gehen wichtige Vorteile des Systems verloren. Zudem kann dies zu einem inkonsistenten Datenstamm führen, was falsche Ergebnisse in der Analyse zur Folge haben kann.

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