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ERP aus der Cloud: Ja oder nein?

Die Installationsart ist ein wichtiges Kriterium bei der Wahl eines ERP-Systems. Ob die Cloud das richtige für Sie ist, erfahren Sie hier.

Die Cloud gewinnt zunehmend an Beliebtheit. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für ein ERP-System aus der „Wolke“. Andere wiederum zögern, ihr ERP-System vollständig in die Cloud zu verlagern – meist aus Unsicherheiten bezüglich der Sicherheit ihrer Daten in der Cloud. 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit dem „Phänomen Cloud“ auseinandersetzen. Zunächst müssen jedoch einige Begrifflichkeiten erörtert werden, um diese später kontextbezogen einordnen zu können. 

Inhaltsverzeichnis 

ERP Definition: Was ist ERP-Software?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Im Deutschen spricht man häufig auch von der Geschäftsressourcenplanung.

Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle unternehmensrelevanten Ressourcen in der richtigen Quantität und Qualität zur richtigen Zeit an richtiger Stelle verfügbar zu machen. 

Aus dieser Definition wir schnell deutlich, dass es sich hierbei um eine überaus komplexe Aufgabe mit einer Vielzahl unterschiedlicher, abteilungsübergreifender Prozesse handelt. 

Was moderne ERP-Software-Systeme leisten

Heutzutage kommen aus diesem Grund ERP-Systeme zum Einsatz, die diese Prozesse ganzheitlich abbilden können. Moderne ERP-Systeme sind in der Lage, ein digitales Abbild des Unternehmens zu schaffen. Innerhalb des Systems können Prozesse gezielt gesteuert und optimiert werden. 

Einige Funktionen ermöglichen zudem die Automatisierung von Prozessen. Dies spart wertvolle Ressourcen, die dann an andere Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. 

Das ERP-System als zentrale Datenbank

Zudem agiert das ERP-System als zentrale Datenbank. Alle unternehmensrelevanten Daten werden zentral an einem Ort gespeichert und können von dort aus verwaltet werden. Durch die zentrale Ausrichtung des Systems arbeiten alle Abteilungen mit den selben Datensätzen. So werden beispielsweise Übertragungsfehler vermieden, die bei doppelter Datenpflege schnell auftreten können. 

Die zentrale Ausrichtung erleichtert zudem die abteilungsübergreifende Kollaboration maßgeblich. Somit wird Transparenz in Workflows geschaffen und die Zusammenarbeit effizienter gestaltet.  

Welche Installationsarten gibt es?

Bei ERP-Systemen ist zwischen drei grundlegenden Installationsarten zu differenzieren:

  1. Lokal 
  2. Gehostet
  3. Cloud

Lokale ERP-Software

Bei einer lokalen Implementierung wird das ERP-System auf dem firmeneigenen Server installiert. Das bedeutet, dass dieser im Zweifelsfall zunächst einmal angeschafft werden muss.

Hinzu kommt, dass Unternehmen für die Sicherheit ihrer Server Sorge tragen müssen. Das bezieht sich sowohl auf die Hardware selbst als auch auf das auf dem Server installierte System. 

Volle Verantwortung liegt beim Unternehmen

Auch nach der Installation trägt das Unternehmen die volle Verantwortung: Sowohl für die Hardware als auch für die Software. Das bedeutet jedoch auch, dass sich die Kontrolle über den Datenspeicher weiterhin in eigener Hand befindet. 

Aus diesem Grund bevorzugen einige Unternehmen auch eine lokale Lösung, da die Daten auf dem eigenen Server vermeintlich sicherer sind. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn das Unternehmen ausreichend Sorge für die Sicherheit des Servers und des Systems trägt. 

Gehostete ERP-Software

Auch ein gehostetes ERP-System wird auf einem bestimmten Server bzw. in einem bestimmten Rechenzentrum installiert. Diese Installationsart unterscheidet sich insofern von einer lokalen Implementierung, als dass das System nicht auf dem unternehmenseigenen Server installiert wird. 

Server wird extern angemietet

Es gibt Firmen, deren Geschäftsmodell speziell auf das Hosting von Unternehmenssoftware ausgerichtet ist.

Ist diesem Fall mietet das Unternehmen, welches das ERP-System implementieren möchte, einen solchen Server an. Somit entfallen sämtliche Kosten, die an die Anschaffung und Instandhaltung der Software gebunden sind.

Auch die Verantwortung für die Hardware entfällt somit. Dafür fallen regelmäßige Kosten für die Miete des Servers an. Die Software muss weiterhin im eignen Hause verwaltet werden.

Auch die Durchführung der Installation sowie jegliche Updates und Upgrades obliegen wie auch bei einer lokalen Installation dem Unternehmen. 

Auch gehostete ERP-Systeme lassen sich meist nur schwer skalieren. Unter anderem aus diesem Grund greifen Unternehmen zunehmend zu Cloud-basierten ERP-Systemen.

Cloud-basierte ERP-Software

Bei einem Cloud-basierten ERP-System sind die einmaligen Anschaffungskosten vergleichsweise verschwindend gering. Das Unternehmen schließt lediglich eine Abonnement ab.

Die Kosten basieren üblicherweise auf dem benötigten Funktionsumfang sowie der Anzahl der Nutzer. Dabei gilt, dass Standardsoftware selbstverständlich günstiger ist als die zusätzliche Nutzung diverser Zusatzfunktionen.

Auch mit zunehmender Nutzeranzahl steigt der Preis. Es obliegt dem Unternehmen, einen geeigneten Funktionsumfang zu wählen. Cloud-basierte System sind skalierbar und passen sich dem Unternehmen an, wenn es wächst. 

Neben den geringen Anschaffungskosten und der Skalierbarkeit ist ein weiterer, wesentlich Vorteil von Cloud-Software der vergleichsweise geringe Installationsaufwand. Durch die geringe Implementierungszeit steht die Software innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. 

Software-as-a-Service (SaaS)

In Bezug auf Cloud-basierte ERP-Software ist häufig auch von Software-as-a-Service (SaaS) die Rede. Das bedeutet, dass Unternehmen durch das Abonnement ein rundum Service-Paket nutzen können.

Sie zahlen nicht nur für die Nutzung der Software und für deren Betrieb auf Rechenzentren, sondern auch für die regelmäßige Durchführung von Updates und Upgrades.

Ist die Cloud wirklich unsicher?

Der womöglich häufigste Grund, weshalb Unternehmen zögern, ein Cloud-basiertes ERP-System einzuführen, sind Unsicherheiten bezüglich des Datenschutzes. Doch sind die Sorgen wirklich begründet? 

Tatsächlich hat das Unternehmen bei der Wahl eines Cloud-basierten ERP-Systems keine Kontrolle über das System oder die Hardware. Oftmals wird das System auf Serverzentren im Ausland betrieben. 

Große Konzerne sind attraktive Ziele

Hinzu kommt, dass die Betreiber dieser Serverzentren ein überaus attraktives Ziel für Hacker sind: Auf den Servers lagern Unmengen an Daten, die bei einem erfolgreichen Angriff abgegriffen werden könnten. 

Doch Unternehmen wie Microsoft oder Google verfügen auch über entsprechende Ressourcen und technisches Know-How, um sich vor einem solchen Angriff zu schützen. Kleine Unternehmen mit lokalen ERP-Systemen verfügen nicht über derartige Ressourcen. 

Auch, wenn Hacker bei einem Angriff auf ein solches lokales System vergleichsweise geringe Mengen an Daten abgreifen können, sind sie bei einem Mangel an Sicherheitsvorkehrungen dennoch ein leichtes Ziel.

Nicht in falscher Sicherheit wiegen 

Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen allein durch die Nutzung eines nicht-Cloud-basierten Systems nicht in falscher Sicherheit wiegen. 

Auch gehostete und lokale ERP-Systeme müssen ausgiebig geschützt werden, um die Sicherheit der verarbeiteten Daten nicht zu gefährden. 

Daher sollten Unternehmen die Wahl einer Installationsart nicht ausschließlich von datenschutzrechtlichen Kriterien abhängig machen sondern vielmehr die Vor- und Nachteile jeder Installationsart miteinander vergleichen und abwägen, welche die Ziele die Implementierung am besten unterstützt. 

Fazit: Datenschutz beginnt im eigenen Unternehmen

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Datenschutz immer im eigenen Unternehmen beginnt. Insofern sollten datenschutzrechtliche Befürchtungen nicht das einzige Argument darstellen, welches zwischen Ihnen und einem Cloud-basierten ERP-System steht. 

Sowohl Cloud-basierte Systeme als auch lokale, gehostete oder hybride haben jeweils Vor- und Nachteile. Aus diesem Grund lässt sich schlicht und ergreifend keine allgemein gültige Aussage darüber treffen, ob ein Cloud-betriebenes System empfehlenswert ist oder nicht. 

Letzten Endes liegt es im Ermessen jedes Unternehmens, ein geeignetes ERP-System bzw. eine geeignete Installationsart auszuwählen. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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