Buchhaltung mit der ERP-Software

Buchhaltung mit der ERP-Software

Wie die Buchhaltung von einer ERP-Software profitiert und welche Funktionen besonders ins Auge stechen, lesen Sie hier.

Oft stellt sich die Frage ob die Buchhaltung an die ERP-Software angebunden oder gar vollständig in das ERP integriert sein sollte. Wir wollen dieser Frage nachgehen und dabei auch aufzeigen, welche Funktionen eine ERP-Software für die Buchhaltung bereithält. 

Auch wollen wir einen kurzen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software werfen und klären, welchen praktischen Nutzen eine integrierte Buchhaltung mit sich bringt. Auch werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile eine Integration der Buchhaltungssoftware in das ERP und zeigen die gegenwärtigen Trends und Möglichkeiten an dieser Stelle auf. 

Inhaltsverzeichnis 

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning. Dies beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu bedarf es optimierter Prozesse im gesamten Unternehmen und einer Möglichkeit die vorhandenen Ressourcen bedarfsgerecht auf die jeweiligen Prozesse zu verteilen. 

Dabei muss sichergestellt werden, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen in der Versorgung der Geschäftsprozesse kommt. Gleichzeitig sollen Verschwendungen von Ressourcen so weit wie möglich ausgeschlossen werden. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle, dem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zur Verfügung stehenden Betriebsmittel, wie etwa: 

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es muss sichergestellt werden, dass jedem Prozess zu jeder Zeit die richtige Menge an Ressourcen zur Verfügung steht. Dabei gilt es Verschwendungen von Ressourcen aufzudecken und diese zu umgehen. So lassen sich auf allen unternehmerischen Ebenen diverse Ressourcen einsparen und gewinnbringend an anderer Stelle einbringen. 

Branchenspezifische ERP-Software 

Unternehmen weisen jedoch unzählige Prozesse auf, die teilweise aufeinander aufbauen oder parallel zueinander verlaufen. Das macht es schier unmöglich diese alle gelichzeitig zu überwachen. Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. 

Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich alle Ressourcen direkt den jeweiligen Prozessen zuordnen. Die Prozesse können nochmals deutlich verschlankt und optimiert werden, da nun alle Abteilungen über die zentrale Datenbank miteinander verbunden sind. 

Aufbau einer ERP-Software 

Alle Stellen arbeiten mit denselben Daten, was den Informationsfluss und die Transparenz im gesamten Unternehmen nachhaltig erhöht. Die Prozesse lassen sich so auch abteilungsübergreifend aufsetzen. Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut.

Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die die einzelnen Abläufe unterstützen. Letztlich setzt sich eine ERP-Software aus all jenen Modulen und Funktionen zusammen, die individuell benötigt werden, um die eigenen Prozesse damit vollständig abzudecken. 

Gängige Module sind zum Beispiel: 

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen 
  • Installation und Wartung
  • Produktion
  • Warehouse-Management
  • Beschaffung

Je nach Bedarf und Arbeitsbereich eines Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Nicht jedes Unternehmen hat beispielweise Verwendung für ein Produktionsmodul. Andere Unternehmen benötigen weitreichende Funktionen im Bereich CRM, wieder andere nur rudimentären Zugriff. 

So stellt sich letztlich jedes Unternehmen die ERP-Software so zusammen, wie es benötigt wird. Viele dieser Module werden auch als Stand-Alone-Lösung betrieben und können über eine Schnittstelle an die ERP-Software angebunden werden. 

Integration, Anbindung oder Stand-Alone? 

Viele, gerade kleinere Unternehmen haben Ihre Buchhaltung an einen Steuerberater ausgelagert. Für diese ergibt eine eigene Buchhaltungssoftware im ERP-System auf den ersten Blick wenig Sinn. Hier kommt dann oft nur eine außenstehende Software für Ein- und Verkäufe zum Einsatz. Rechnungen und Belegen werden erfasst und für die Steuer aufbereitet. 

Der Nachteil einer solch rudimentären Silo-Lösung besteht darin, dass wichtige Kennzahlen nicht ermittelt werden können. Zudem ist die Beauftragung externer Berater immer auch mit Kosten verbunden. Mit einer integrierten Buchhaltungssoftware spart man am Ende nicht nur das Geld für externe Steuerberatung, sondern kann auch viele Prozesse automatisieren. 

Schnittstelle zur ERP-Software 

Zwischen vollständiger Integration und Stand-Alone-Lösung gibt es noch die Möglichkeit eine Buchhaltungssoftware über eine Schnittstelle an die ERP-Software anzubinden. Alle Ein- und Verkäufe werden aus der ERP-Software über die Schnittstelle in die Buchhaltungssoftware übernommen. 

Integration in die ERP-Software 

Durch die Schnittstellen-Integration lassen sich zudem wichtige Kennzahlen ermitteln. Der Steuerberater wird so nur noch für den Jahresabschluss und die Bilanz benötigt. Dabei muss jedoch der reibungslose Datenaustausch zwischen den beiden Systemen gewährleistet sein. Andernfalls kann es hier zu Schwierigkeiten kommen. 

Eine Integration bietet daher diverse Vorteile. Mit einer solchen werden fundierte Auswertungen der Kennzahlen sowie Kostenrechnungen einfach möglich, da die Daten in der ERP-Software bereits vorhanden sind. Alle Artikel, Kunden und Lieferanten lassen sich so einrichten, dass jede Buchung automatisch richtig verbucht wird. Auch Behördenmeldungen sind direkt integriert und lassen sich auf Knopfdruck erstellen. 

Funktionen des Moduls Buchhaltung

Werfen wir an dieser Stelle einen Blick auf die Möglichkeiten einer Buchhaltungssoftware innerhalb einer ERP-Software. Dabei wollen wir den konkreten Nutzen einiger Funktionen in der Praxis durchleuchten und aufzeigen, welche Vorteile sich aus der Integration in das ERP ziehen lassen. 

Finanzbuchhaltung

Mit einer vollintegrierten Finanzbuchhaltung lassen sich alle Belange, von der Debitoren- bis hin zur Kreditorenbuchhaltung einheitlich abdecken. Kassenbücher lassen sich führen und der gesamte Zahlungsverkehr regeln. Auch ein integriertes Mahnwesen sorgt für zuverlässige Abläufe. So hat man stets den gesamten Wertefluss im Blick und kann alle Finanzbewegungen im gesamten Unternehmen transparent überblicken. 

Anlagenbuchhaltung

Ebenfalls kann Dank einer integrierten Anlagenbuchhaltung immer Auskunft über das aktuelle Anlagevermögegen gegeben werden. Dabei lassen sich Abschreibungen auf die diversen Anlagegüter automatisch kalkulieren. Dies garantiert eine lückenlose Dokumentation aller Vermögenswerte, was es letztlich ermöglicht steuerliche Vorgaben einfach einzuhalten. 

Kostenrechnung 

Mit einer integrierten Kostenrechnung lassen sich alle Ausgaben ständig nachvollziehen und überwachen. Diverse Auswertungsmöglichkeiten helfen dabei valide Zahlen zu evaluieren und so fundierte Entscheidungen zu treffen. Automatisierte Kostenrechnungsprozesse sorgen zudem für mehr Sicherheit und senken Fehlerquoten rapide. Das spart Zeit und letztlich viele Kosten ein. 

Controlling

Mit den integrierten Controlling-Funktionen in die ERP-Software lassen sich Geschäftszahlen besser planen. Ob Gewinn- und Verlustrechnung oder die Erstellung von Bilanzen, mit den Controlling-Funktionen hat man stets alle wichtigen Werte im Blick. So kann das System auch frühwarnen, wenn die Kosten das Budget zu überschreiten drohen. 

Materialkostenrechnung 

Die Materialwirtschaft kann direkt mit der Materialkostenverbuchung verbunden werden. So kann immer Aufschluss über aktuelle Bestände gegeben werden. So kann der exakte Wert der Bestände beziffert und verbucht werden, sodass die Abläufe zu keinem Zeitpunkt gefährdet bzw. gestört werden. 

Fazit: Transparente und durchgängig Prozesse Dank integrierter Buchhaltung

Eine in die ERP-Software integrierte Buchhaltungssoftware bietet viele Vorteile. Zum einen ermöglicht die Integration und medienbruchfreien Zugriff auf alle, für die Buchhaltung relevanten Daten. Zum anderen lassen sich so Auswertungen über die finanzielle Situation in Echtzeit anfertigen. Diese dienen dann dem Management für fundierte und bessere Entscheidungen. 

Viele Prozesse lassen sich mit der Integration automatisieren. Dadurch lassen sich Kosten auf allen Ebenen des Unternehmens einsparen und gewinnbringend an anderer Stelle einbringen. So wird letztlich auch der externe Steuerberater entlastet, was weitere Kosten einspart. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

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Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
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