So bringen Sie Licht in Ihre Kostenstrukturen

So bringen Sie Licht in Ihre Kostenstrukturen

Die richtige Branchenlösung erkennen Sie ganz leicht: an ihrer abteilungsübergreifenden, integrierten Kalkulation („mitlaufenden Kalkulation“)!

Sie muss flexible Kalkulationsschemata bieten, die man mit ebenso flexiblen Vertriebs-, Auftrags- und Konstruktionsstücklisten, der Produktion und der Kostenrechnung kombinieren kann. Nur so ist eine exakte Vorkalkulation in der Software möglich. Nur so können Sie verlässliche Aussagen über Budget-Abweichungen machen. Und nur dann kann Ihr Projektleiter rechtzeitig gegensteuern, um alle Aufträge gewinnbringend abzuschließen.

Kalkulation in der Serienfertigung

Kalkulation in der Diskreten Fertigung

Kostentransparenz ist bei der mitlaufenden Kalkulation der entscheidende Punkt. Fragt man fertigende Unternehmen, ist fehlende Transparenz oft der Grund, warum es keine konkreten Aussagen zum erzielten Deckungsbeitrag gibt. Ohne Kostentransparenz sind auch Abweichungen nur spät zu erkennen, sodass kaum noch reagiert werden kann. 

Doch auf was ist der mangelnde Durchblick bei den Kosten zurückzuführen? Hier die drei häufigsten Ursachen:

  • Es sind unterschiedliche Systeme im Einsatz
  • Es fehlt eine einheitliche Datenbasis
  • Es gibt keine Disziplin bei der Datenerfassung.

Systemvielfalt

In vielen Unternehmen arbeitet jede Fachabteilung mit Ihrem eigenen Kalkulationssystem. Im Vertrieb ist das oft Microsoft Excel. In der Konstruktion werden häufig CAD-Anwendungen eingesetzt, die keine Daten für die Kalkulation liefern. Die Produktion wiederum nutzt in aller Regel das ERP-System. Im Controlling ist Excel Trumpf, weil man damit Daten aus verschiedenen Systemen auf einfache Weise konsolidieren und auswerten kann. Solche Lösungen haben meist viele Dienstjahre auf dem Buckel, sind im Laufe der Zeit stark gewachsen und exakt auf die betrieblichen Bedürfnisse zugeschnitten. Denken Sie nur an das komplexe Formelwerk einer auf Excel basierenden Vertriebskalkulationen. Dementsprechend schwer gestaltet sich meist die Ablösung dieser Systeme.

Verteilte Daten

Der zweite Punkt ist die fehlende einheitliche Datenbasis. Da im Vertrieb nur sehr selten mit Artikelnummern und Stücklisten gearbeitet wird, fällt ein Vergleich mit den Kalkulationsdaten aus dem ERP-System schwer. Allenfalls lassen sich Daten aus Excel und dem ERP-System auf Ebene von Produkten oder Hauptbaugruppen vergleichen. Und auch die Preisbasis ist eine andere: 

Schätzpreise in Excel versus Einstandspreise in der ERP-Software.

Fehlende Eingabedisziplin

Zu guter Letzt spielt die Eingabedisziplin eine entscheidende Rolle für die Kostentransparenz: Veraltete Preise, unvollständige Stücklisten und ungenaue Rückmeldungen von Material und Zeit sind nur einige von vielen Punkten. All dies macht eine transparente Nachkalkulation fast unmöglich!

Mit diesen Optionen erreichen Sie Kostentransparenz

Um eines gleich vorwegzunehmen: Es gibt keinen Königsweg aus dem Dilemma! 

Die Vorstellung, dass alle im gleichen System mit den gleichen Daten arbeiten, ist häufig Utopie. Allerdings kann man Bereiche wie dem Vertrieb das Arbeiten im ERP-System schmackhaft machen. Kalkulationsstücklisten je Angebot oder Auftrag im ERP-System zu erfassen, wäre schon mal ein Schritt in die richtige Richtung. Die automatische, zeitnahe Überführung von Konstruktionsdaten in das ERP-System ein Weiterer. Dann wären alle relevanten Abteilungen in einem System abgebildet und könnten die gleiche Datenbasis nutzen – zumindest aber wäre die Konsolidierung der Daten einfacher. Das Controlling hätte dann nur noch eine Datenquelle zum Auswerten und idealerweise eine direkte Integration in die Kostenrechnung.

Ein anderer Ansatzpunkt ist der Einsatz eines Business Intelligence (BI)-Systems! Viele Controller schätzen solche Systeme, weil sie damit auf einfache Weise Dashboards und Berichte erstellen können. Ein BI-System greift in Echtzeit auf verschiedenste Datentöpfe zu und führt sämtliche Informationen an einer Stelle zusammen. Der Drill-down auf die Basisdaten aus dem ERP-System erhöht dabei die Transparenz.

Um die mangelnde Disziplin zu verbessern, sollte man die Ursachen genauer betrachten. Häufig sind nicht die Mitarbeiter das Problem, sondern die mangelnde Benutzerfreundlichkeit der eingesetzten Systeme. Moderne Lösungen können hier eine Menge bewegen.

Fazit

Das Problem der Kostentransparenz ist lange bekannt und allen Beteiligten bewusst. Gegenzusteuern fällt dennoch schwer, da viele Unternehmensbereiche ungern auf lieb gewonnene, auf die eigenen Anforderungen zugeschnittene Werkzeuge verzichten. Moderne ERP-Systeme sind in der Lage, diese Anforderungen abzubilden. 

Wie gut kennen Sie Ihre Kosten? 

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Hand aufs Herz: Kommen Sie schon komplett ohne Excel aus?

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Wenn es um die Zukunft geht, dann darf der Blick auf mögliche Prozessoptimierungen nicht fehlen. Der Software-Bereich hat in den letzten Jahren eine rasante Entwicklung hingelegt. Abteilungsübergreifende automatisierte Prozessabbildungen sind vielerorts auf dem Vormarsch. Das betrifft auch Transparenz der Kalkulationsprozesse vom Vertrieb bis zum Service.

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