So bringen Sie Licht in Ihre Kostenstrukturen

So bringen Sie Licht in Ihre Kostenstrukturen

Die richtige Branchenlösung erkennen Sie ganz leicht: an ihrer abteilungsübergreifenden, integrierten Kalkulation („mitlaufenden Kalkulation“)!

Sie muss flexible Kalkulationsschemata bieten, die man mit ebenso flexiblen Vertriebs-, Auftrags- und Konstruktionsstücklisten, der Produktion und der Kostenrechnung kombinieren kann. Nur so ist eine exakte Vorkalkulation in der Software möglich. Nur so können Sie verlässliche Aussagen über Budget-Abweichungen machen. Und nur dann kann Ihr Projektleiter rechtzeitig gegensteuern, um alle Aufträge gewinnbringend abzuschließen.

Kalkulation in der Serienfertigung

Kalkulation in der Diskreten Fertigung

Kostentransparenz ist bei der mitlaufenden Kalkulation der entscheidende Punkt. Fragt man fertigende Unternehmen, ist fehlende Transparenz oft der Grund, warum es keine konkreten Aussagen zum erzielten Deckungsbeitrag gibt. Ohne Kostentransparenz sind auch Abweichungen nur spät zu erkennen, sodass kaum noch reagiert werden kann. 

Doch auf was ist der mangelnde Durchblick bei den Kosten zurückzuführen? Hier die drei häufigsten Ursachen:

  • Es sind unterschiedliche Systeme im Einsatz
  • Es fehlt eine einheitliche Datenbasis
  • Es gibt keine Disziplin bei der Datenerfassung.

Systemvielfalt

In vielen Unternehmen arbeitet jede Fachabteilung mit Ihrem eigenen Kalkulationssystem. Im Vertrieb ist das oft Microsoft Excel. In der Konstruktion werden häufig CAD-Anwendungen eingesetzt, die keine Daten für die Kalkulation liefern. Die Produktion wiederum nutzt in aller Regel das ERP-System. Im Controlling ist Excel Trumpf, weil man damit Daten aus verschiedenen Systemen auf einfache Weise konsolidieren und auswerten kann. Solche Lösungen haben meist viele Dienstjahre auf dem Buckel, sind im Laufe der Zeit stark gewachsen und exakt auf die betrieblichen Bedürfnisse zugeschnitten. Denken Sie nur an das komplexe Formelwerk einer auf Excel basierenden Vertriebskalkulationen. Dementsprechend schwer gestaltet sich meist die Ablösung dieser Systeme.

Verteilte Daten

Der zweite Punkt ist die fehlende einheitliche Datenbasis. Da im Vertrieb nur sehr selten mit Artikelnummern und Stücklisten gearbeitet wird, fällt ein Vergleich mit den Kalkulationsdaten aus dem ERP-System schwer. Allenfalls lassen sich Daten aus Excel und dem ERP-System auf Ebene von Produkten oder Hauptbaugruppen vergleichen. Und auch die Preisbasis ist eine andere: 

Schätzpreise in Excel versus Einstandspreise in der ERP-Software.

Fehlende Eingabedisziplin

Zu guter Letzt spielt die Eingabedisziplin eine entscheidende Rolle für die Kostentransparenz: Veraltete Preise, unvollständige Stücklisten und ungenaue Rückmeldungen von Material und Zeit sind nur einige von vielen Punkten. All dies macht eine transparente Nachkalkulation fast unmöglich!

Mit diesen Optionen erreichen Sie Kostentransparenz

Um eines gleich vorwegzunehmen: Es gibt keinen Königsweg aus dem Dilemma! 

Die Vorstellung, dass alle im gleichen System mit den gleichen Daten arbeiten, ist häufig Utopie. Allerdings kann man Bereiche wie dem Vertrieb das Arbeiten im ERP-System schmackhaft machen. Kalkulationsstücklisten je Angebot oder Auftrag im ERP-System zu erfassen, wäre schon mal ein Schritt in die richtige Richtung. Die automatische, zeitnahe Überführung von Konstruktionsdaten in das ERP-System ein Weiterer. Dann wären alle relevanten Abteilungen in einem System abgebildet und könnten die gleiche Datenbasis nutzen – zumindest aber wäre die Konsolidierung der Daten einfacher. Das Controlling hätte dann nur noch eine Datenquelle zum Auswerten und idealerweise eine direkte Integration in die Kostenrechnung.

Ein anderer Ansatzpunkt ist der Einsatz eines Business Intelligence (BI)-Systems! Viele Controller schätzen solche Systeme, weil sie damit auf einfache Weise Dashboards und Berichte erstellen können. Ein BI-System greift in Echtzeit auf verschiedenste Datentöpfe zu und führt sämtliche Informationen an einer Stelle zusammen. Der Drill-down auf die Basisdaten aus dem ERP-System erhöht dabei die Transparenz.

Um die mangelnde Disziplin zu verbessern, sollte man die Ursachen genauer betrachten. Häufig sind nicht die Mitarbeiter das Problem, sondern die mangelnde Benutzerfreundlichkeit der eingesetzten Systeme. Moderne Lösungen können hier eine Menge bewegen.

Fazit

Das Problem der Kostentransparenz ist lange bekannt und allen Beteiligten bewusst. Gegenzusteuern fällt dennoch schwer, da viele Unternehmensbereiche ungern auf lieb gewonnene, auf die eigenen Anforderungen zugeschnittene Werkzeuge verzichten. Moderne ERP-Systeme sind in der Lage, diese Anforderungen abzubilden. 

Wie gut kennen Sie Ihre Kosten? 

Wissen Sie wirklich, wann etwas aus dem Ruder läuft? Lassen Sie sich von unserem erfahrenen Industriemanagement beraten. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin und analysieren Sie mit uns Ihre Kostenplanung.
Hand aufs Herz: Kommen Sie schon komplett ohne Excel aus?

White Paper „mitlaufende Kalkulation“

Wenn es um die Zukunft geht, dann darf der Blick auf mögliche Prozessoptimierungen nicht fehlen. Der Software-Bereich hat in den letzten Jahren eine rasante Entwicklung hingelegt. Abteilungsübergreifende automatisierte Prozessabbildungen sind vielerorts auf dem Vormarsch. Das betrifft auch Transparenz der Kalkulationsprozesse vom Vertrieb bis zum Service.

Für tiefergehende Informationen laden Sie sich einfach das spezielle White Paper „Mitlaufende Kalkulation“ herunter.

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

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Arbeiten Sie auf Projektbasis?
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Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

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FTL
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Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

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In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

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