Import- und Exportschnittstellen in der ERP-Software

Import- und Exportschnittstellen in der ERP-Software

Installations- und Wartungsunternehmen benötigen in Ihren ERP-Software Systemen diverse Import- und Exportschnittstellen. Alles was Sie dazu wissen müssen, hier.

Unternehmen aus dem Bereich der Installation und Wartung haben an die Beschaffenheit und Funktionalität einer ERP-Software ganz eigene Anforderungen. Damit alle Prozesse in Gänze abgebildet werden können, bedarf es spezieller Funktionen, die man in herkömmlichen Lösungen meist vergeblich sucht. 

Doch auch Schnittstellen für den Import und Export von Daten zu externen Systemen sind von zentraler Bedeutung. Wir wollen uns an dieser Stelle mit eben jenen Schnittstellen auseinandersetzen und einen Blick auf deren jeweilige Notwendigkeit in einer ERP-Software für Installations- und Wartungsunternehmen werfen. 

Inhaltsverzeichnis 

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Mit der Abkürzung ERP wird das sogenannte Enterprise-Resource-Planning beschrieben. Im Kern handelt es sich dabei um die Aufgabe eines Unternehmens vorhandene Ressourcen so effizient wie möglich zu verwenden. Dazu bedarf es möglichst optimierter Prozesse und einer Steuerungs- und Planungsmöglichkeit für diese. 

Alle Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, sodass weder Verschwendungen von Ressourcen noch Engpässe in der Versorgung produziert werden. Angesichts tausender Prozesse die täglich in einem Unternehmen ablaufen, kein leichtes Unterfangen. 

Für jeden Prozess muss zu jeder Zeit die genau passende Menge an Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel, die dem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zur Verfügung stehen, wie beispielsweise: 

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Hier kommt eine ERP-Software zum Einsatz. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich Prozesse im Unternehmen abteilungsübergreifend und somit deutlich schlanker aufsetzen. Datensilos einzelner Abteilungen werden aufgebrochen und Informationen schneller geteilt. 

Aufbau einer ERP-Software 

Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei den speziellen Aufgaben in dem jeweiligen Bereich unterstützen. So finden sich oftmals folgende Module in ERP-Lösungen an: 

  • Business Intelligence
  • Customer Relationship Management
  • Dokumenten-Management
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen 
  • Installation und Wartung
  • Produktion

Je nach Bedarf eines Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Installations- und Wartungsunternehmen benötigen zum Beispiel Funktionen die bei der Durchführung von Wartungsaufträgen unterstützen, haben jedoch weniger Verwendung für ein Produktionsmodul. 

Daher haben sich viele Anbieter im Laufe der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre ERP-Software auf die Bedürfnisse dieser angepasst. So finden sich am ERP-Markt auch branchenspezifische ERP-Lösungen für die Installations- und Wartungsbranche, die in ihren Standardversionen bereits wichtige Funktionen enthalten. 

Bei der Auswahl der passenden Software müssen Unternehmen immer auf die eigenen Begebenheiten schauen und klären, welche Funktionen und Module wirklich benötigt werden. Auch müssen eventuelle Schnittstellen zu anderen Systemen und Plattformen berücksichtigt werden. 

Was sind Import- und Exportschnittstellen? 

Eine Schnittstellt stellt im Softwarebereich einen logischen Berührungspunkt innerhalb eines Software-Systems dar, mit der sich Befehle oder Daten zwischen verschiedenen Prozessen austauschen lassen. Dabei unterscheidet man zwischen datenorientierten und funktionalen Schnittstellen. 

Datenorientierte Schnittstellen beschränken sich auf Informationen, die zwischen zwei Systemen ausgetauscht werden. Schnittstellen, die als funktionale Einheiten fungieren, führen bestimmte Funktionen aus, wie beispielweise ein Treiber für den Drucker. 

Zudem lassen sich Schnittstellen in ERP-Software zwischen Import- und Exportschnittstellen unterscheiden. Importschnittstellen ermöglichen es Daten aus anderen Systemen in die ERP-Software zu überführen und diese dort zu verarbeiten. Exportschnittstellen hingegen sorgen dafür, dass Daten aus der ERP-Software medienbruchfrei in andere Systeme und Anwendungen überführt und dort weiterverarbeitet werden können. 

Kundendaten importieren 

Grundlage für ein gut funktionierendes CRM-Modul sind konsistente und vollständige Kundendaten. Gerade beim Aufsetzen einer ERP-Software spielt der Import von Kundendaten aus beispielweise Excel-Listen eine wichtige Rolle. Zigtausende Datensätze lassen sich so in nur einem einzelnen Arbeitsschritt in die ERP-Software überführen. 

Dies kann einmalig oder auch in verschiedenen Abständen stattfinden. Auch lassen sich die Importprozesse an die jeweiligen Kunden anpassen. Viele Konfigurierungsmöglichkeiten machen es möglich, dass der Kundendatenimport so von Statten gehen kann, wie es das jeweilige Unternehmen präferiert. 

Dabei erkennt das System automatisch alle Dubletten oder auch unvollständige Adressen und Kontaktdaten. So kann die Datenqualität stets auf einem hohen Niveau gehalten werden, was der Funktionsweise der Analysetools in dem CRM-Modul entgegenkommt. 

Artikelstammdaten importieren 

Wie auch bei den Kundenstammdaten lassen sich Artikelstammdaten relativ einfach mit einer entsprechenden Schnittstelle importieren. Warenbestandslisten lassen sich so automatisch in die Datenbank übertragen. Manuelle Eingaben verschiedener Artikel werden somit obsolet. 

Einzig die jeweiligen Spaltenüberschriften im zu importierenden Dokument müssen formatiert werden, ehe der Import aller Daten dann automatisch erfolgen kann. Das spart enorm viel Zeit und bietet die Möglichkeit alle Artikelstammdaten konsistent und übersichtlich in der ERP-Software zur Verfügung zu stellen. 

Export von Betreuergebietslisten 

Daten lassen sich jedoch auch aus der ERP-Software exportieren. Unternehmen der Installation und Wartung arbeiten mit vielen Außendienstmitarbeitern, von denen einige im eigenen Unternehmen angestellt und andere von externen Dienstleistern kommen. Mit Gebietslisten lassen sich Kundenaufträge besser zwischen den Außendienstmitarbeitern aufteilen. 

Jeder Außendienstmitarbeiter kann so seine entsprechenden Daten exportieren und außerhalb der ERP-Software nutzen. 

Finanzbuchhaltungsdaten exportieren 

Eine wichtige Schnittstelle in Unternehmen ist jene zu den Finanzbuchhaltungssystemen. Zahlungseingänge lassen sich so direkt in die FiBu-Software exportieren und anschließend verbuchen. Auch für die Bereitstellung der Daten an externe Steuerberater oder direkt an das Finanzamt stehen entsprechende Schnittstellen zur Verfügung. 

Hier ist insbesondere eine Schnittstelle zum Finanzbuchführungssystem DATEV ist von großem Nutzen. Die Daten können einfach und in der korrekten Beschaffenheit direkt an DATEV übermittelt und hier verarbeitet werden. Das spart enorm viel Zeit und Geld ein. 

Fazit: Manuelle Eingaben Dank Schnittstellen verringern 

Dank entsprechenden Import- und Exportschnittstellen lassen sich Daten, ganz gleich welcher Art besser in die eigene ERP-Software importieren oder auch aus dieser exportieren. Ganze Datensätze können so bin weniger Schritte in das jeweils andere System überführt und dort genutzt werden. Manuelle Eingaben sind somit obsolet. 

Das spart enorm viel Zeit und somit letztlich auch Geld. Daten sind schon heute der Schlüssel für erfolgreiches Arbeiten. Daher spielt die Qualität der Daten eine immer wichtigere Rolle, auch bei Unternehmen der Installation und Warten. Auswertungen von Kundendaten beispielweise liefern wichtige Erkenntnisse über die Bedürfnisse der Kunden und sichern Ihnen den Wettbewerbsvorteil, auf den es heute so sehr ankommt. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

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In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
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