Arbeitszeiterfassung mit der ERP-Software

Seit 2019 müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit der Mitarbeiter systematisch aufzeichnen. Wie eine ERP-Software dabei unterstützt.

Am 14. Mai 2019 beschloss der Europäische Gerichtshof, dass alle Arbeitnehmer in der europäischen Union dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeit Ihrer Angestellten systematisch zu erfassen und aufzuzeichnen. Mit einer ERP-Software kann diese systematische Arbeitszeiterfassung für alle Angestellten realisiert werden. 

Wir wollen uns im Folgenden mit der Funktion der Arbeitszeiterfassung in einem ERP-System auseinandersetzen und aufzeigen, welche Vorteile diese mit sich bringt. Denn die Erfassung der Arbeitszeiten ist viel weniger lästig als hilfreich für Unternehmen aller Art. 

Inhaltsverzeichnis

Gesetzliche Grundlage zur Arbeitszeiterfassung

Die individuelle Zeiterfassung der geleisteten Arbeit ist für Arbeitnehmer ebenso wie für Arbeitgeber elementar. Auf dieser fußt das Arbeitsverhältnis zwischen beiden Akteuren. Arbeitnehmern können gegenüber dem Arbeitgeber nachweisen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben. Dieser kann wiederum kontrollieren, wie viele Stunden seine Angestellten gearbeitet haben. 

Dieses grundlegende Verhältnis von geleisteten Arbeitsstunden Seitens der Arbeitnehmer und der Bezahlung dieser Seitens des Arbeitgebers stellt die Basis alle Beschäftigungsverhältnisse dar. Diese ist auch im Arbeitsgesetz festgehalten. Hier heißt es: 

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“ (vgl. arbeitrechte.de) 

Arbeitszeiterfassung wird zur Pflicht 

Das macht eine Arbeitszeiterfassung letztlich zur Pflicht. Dabei gehe es weniger um eine minutiöse Aufzeichnung der Arbeitszeit, als vielmehr darum die höchstzulässigen täglichen Arbeitszeiten nicht zu überschreiten. Zwar ist das EuGH-Urteil bislang noch nicht überall in nationales Recht überführt worden, doch galt auch schon zuvor für viele Branchen und Wirtschaftszweige die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. 

So muss beispielsweise das Baugewerbe seit je her genau nachhalten, wie lange Mitarbeiter täglich eingesetzt werden. Auch Gaststätten, Personenbeförderer, Logistikunternehmen oder Gebäudereiniger sind diesen Auflagen aufgesessen. Dabei gilt, dass die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Zudem dürfen die Aufzeichnungen nicht länger als sieben Tage nach der erbrachten Leistung aufgezeichnet werden. 

Datenschutz und Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung und vor Allem die Aufbewahrung der Daten wirft auch die Frage nach dem Datenschutz auf. Hier spielt vor Allem die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine zentrale Rolle. Denn Arbeitszeiten der Mitarbeiter zählen zu den personenbezogenen Daten uns sind daher besonders schützenswert. 

Daten vor Unbefugten schützen

Dabei muss verhindert werden, dass die Systeme zur Arbeitszeiterfassung nicht von Unbefugten genutzt werden können. Zudem muss das Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten bei der Übertragung verhindert werden können. Ebenso müssen Veränderungen der Daten nachvollziehbar sein und diese müssen besonders vor Verlust geschützt werden.

Software für revisionssicheren Umgang mit Daten

Ebenso müssen die Daten aus der Arbeitszeiterfassung getrennt von anderen Daten verarbeitet werden. Das bedeutet, dass die Daten nicht mit anderen Daten zusammen ausgewertet und auch nicht für andere Zwecke verwendet werden dürfen. Um all diesen Vorgaben gerecht zu werden, setzen die meisten Unternehmen mittlerweile auf eine entsprechende Software.

Software zur Arbeitszeiterfassung

In einer HR-Software, die in das eigene ERP-System integriert wird, finden sich eben auch spezielle Funktionen zur Arbeitszeiterfassung wieder. Mit dieser Anwendung kann absolute Sicherheit in Sachen Datenschutz und rechtlicher Vorgaben garantiert werden. Wir wollen uns im Folgenden einmal genauer ansehen, wie eine solche Software beschaffen sein muss, damit eben jenen Gesetzen Rechenschaft getragen werden kann. 

Arbeitszeit in Software erfassen

Mit der integrierten Funktion zur Arbeitszeiterfassung lassen sich Arbeitszeiten exakt eintragen und erfassen. Gleiches gilt für Pausenzeiten. Dabei lassen sich die Eintragungen vom jeweiligen Mitarbeiter entweder am PC oder auch mittels einer Mobile-App eintragen. Das ist gerade für Mitarbeiter im Außendienst von zentraler Bedeutung. 

Dabei kann zeit- und ortsunabhängig webbasiert dokumentiert werden, wann in welchen Kontext wie viele Arbeitsstunden geleistet wurden. Zudem lassen sich alle Geräte untereinander synchronisieren, sodass immer reibungslos alle Zeiten genau protokolliert werden können. Im Live-Status können dann alle aktuellen Präsenzen direkt eingesehen werden. 

Zeitmanagement

Die Software unterstützt, wie eingangs bereits angesprochen, bei der Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben. Ebenso lassen sich mit dieser verschiedene Arbeitszeitmodelle darstellen und verwalten. So können beispielsweise auch individuelle Zuschläge definiert und hinterlegt werden. Das ist für die Abrechnung am Ende wichtig. 

Alle Soll- und Ist-Stunden werden übersichtlich und für jeden Mitarbeiter angezeigt. Hier sind dann auch alle Fehlzeiten, Urlaubstage und Überstunden hinterlegt. Auf diese Weise ist für alle beteiligten Akteure direkt ersichtlich, wie viele Stunden bereits geleistet wurden und wie viele Urlaubstag noch ausstehen. 

Abrechnung und Lohnbuchhaltung

Mit nur einem Klick lassen sich die eingetragenen Arbeitsstunden, Überstunden und Zeitausgleiche einsehen. Automatisch kann das System dann die Stundenabrechnungen auf Basis der vordefinierten Arbeitszeitmodelle abnehmen. Krankheiten, Urlaubstage und sonstige Abwesenheiten werden zuvor manuell eingetragen und können dann automatisch bei der Abrechnung berücksichtigt werden. 
Durch die automatisierte Übertragung der Daten aus der Stundenabrechnung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung lassen sich enorm viele Kosten und Zeit einsparen. Hier wird die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung dann gar zur Erleichterung des eigenen Aufwands. 

Für viele Unternehmen ist es zudem wichtig, die Arbeitszeit der Mitarbeiter in Rechnung an den Kunden zu stellen. Kunden wollen genau nachvollziehen können, wie viele Arbeitsstunden welcher Fachkräfte in ein Projekt geflossen sind und zu welchen Stundensätzen. All dies lässt sich mit der digitalen Arbeitszeiterfassung in der ERP-Software einfach und unkompliziert umsetzen.

Fazit: Sicherer und effizienter Dank Arbeitszeiterfassung im ERP 

Letztlich sorgt die Arbeitszeiterfassung in der eigenen ERP-Software für deutlich effizientere und schnellere Abläufe in der Lohnbuchhaltung. Alle digital erfassten Arbeitszeiten können mit einem Knopfdruck ausgewertet und abgerechnet werden. Daher stellt die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter weniger eine Hürde, als vielmehr eine Chance zur weiteren Optimierung der eigenen Abläufe dar. 

Zudem wird es einfacher allen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Die Software unterstützt bei der Umsetzung der DSGVO und auch bei den Vorgaben aus dem Arbeitsgesetz. Somit ist man als Arbeitgeber rechtlich immer auf der sicheren Seite und kann freiweg arbeiten. Das verschafft Sicherheit in den Prozessen und bei der Planung des Humankapitals. 

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