ERP-Implementierung: Was ist ein Lastenheft?

ERP-Implementierung: Was ist ein Lastenheft?

Zur Einführung einer neuen ERP-Software empfiehlt es sich im Vorfeld ein detailliertes Lastenheft anzulegen. Was dieses enthalten muss und wozu all das wichtig ist, lesen Sie hier.

Mehr und mehr Unternehmen erkennen die Notwendigkeit ein Lastenheft für ihre ERP-Software-Suche zu erstellen. Die Liste gescheiteter ERP-Implementierung ist lang und beinhaltet durchaus auch prominente Beispiele. In der Analyse des Projektscheiterns ist dann oft von mangelnder Kommunikation zwischen Anbieter und Kunde die Rede. Dabei gehen die Probleme schon meist vor der Einführung los, nämlich bei der Suche nach einer passenden Lösung. 

Unzählige ERP-Software-Systeme am Markt

Die Suche nach einer ERP-Software gestaltet sich mitunter schwierig. Am ERP-Markt finden sich diverse Lösungen verschiedenster Anbieter, die allesamt den Anspruch erheben, Unternehmen weiter zu bringen. Doch unterscheiden sich die Lösungen dann meist hinsichtlich des gesetzten Brachen-Fokus oder auch der Unternehmensgröße für welche dies Lösung letztlich konzipiert wurde voneinander. 

Wonach suche ich eigentlich?

Hier den Überblick zu behalten ist oft nicht leicht. Dabei geht es zunächst einmal nicht darum schnellstmöglich eine möglichst ideale ERP-Software zu finden, als vielmehr der Frage nachzugehen, wonach man eigentlich sucht. Diese ist elementar um am Ende die wirklich beste Lösung wie auch den besten Implementierungspartner an seiner Seite zu wissen. 

Wie das Lastenheft bei der ERP-Suche helfen kann

Ein Lastenheft hilft dabei, die geforderten Ansprüche an die neue ERP-Software zu evaluieren und während der Suche nicht aus den Augen zu verlieren. Es gilt die darin festgehaltenen Ansprüche an die neue ERP-Software so allgemein wie möglich und gleichzeitig so differenziert und einschränkend wie nötig zu formulieren. 

Faktoren für das Lastenheft 

Ein Lastenheft berücksichtigt klassischerweise eine Beschreibung des IST-Zustandes sowie eine detaillierte Beschreibung des Soll-Konzepts. Für letzteres gilt es Ziele zu formulieren, die mit der neuen ERP-Software erreicht werden sollen. Ebenso bedarf es einer Auflistung aller notwendigen Schnittstellen sowie eine Liste mit funktionalen Anforderungen an die Software. 

Nichtfunktionale Anforderungen berücksichtigen

Gleiches gilt für Nichtfunktionale Anforderungen die man an die Software stelle. Insbesondere die Usability, die Effizienz oder auch die Wartbarkeit der Software kommen hier zum Tragen. Ebenso empfiehlt es sich einen Budgetrahmen im Lastenheft niederzuschreiben und diesen mit ausreichend Polstern zu versehen. Gleiches gilt für den zeitlichen Rahmen. 

Wichtig für die Implementierung

All dies wird zum einen die eigene Suche nach einer passenden ERP-Software deutlich vereinfachen und zum anderen dem Implementierungspartner dabei helfen, besser verstehen zu können, worauf es dem Unternehmen bei der neuen Software wirklich ankommt. 

In einem neuen Redaktionsbeitrag vom 19.02.2021 auf eas-mag.digital werden wichtige Tipps zur Erstellung eines solchen Lastenheftes gegeben und nochmals erklärt, warum die Erstellung eines solchen unausweichlich bei der Softwaresuche ist. 

25 Februar 2021

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

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