Change Management bei der ERP Einführung

Wie Sie den Implementierungsprozess durch ein projektbegleitendes Change Management reibungsloser gestalten können, erfahren Sie hier.

Die Umstellung auf ein neues, geeigneteres ERP System bringt diverse Vorteile mit sich. Doch es ist aus eine gravierende Veränderung. Besonders, wenn es sich um einen Ersteinsatz handelt, müssen sich Mitarbeiter und zukünftige Anwender zunächst an die neuen Gegebenheiten gewöhnen. Um diesen Prozess zu erleichtern und die Einführung des neuen ERP Systems etwas abzufedern, kann Change Management ein nützliches Instrument sein. 
Wie Sie die Implementierung eines neuen ERP Systems durch aktives Change Management in Ihrem Unternehmen für alle Beteiligten angenehmer gestalten, soll im Folgenden näher thematisiert werden. 

Beteiligte identifizieren

Zunächst gilt es, alle Mitarbeiter und Akteure zu identifizieren, die an dem Projekt ERP Einführung beteiligt sein werden. Dies betrifft nicht nur Mitarbeiter, die das Projekt selbst aktiv vorantreiben werden, sondern auch zukünftige Anwender des Systems.  Auch Partnerunternehmen, Zulieferer und Kunden fallen in vielen Fällen in diese Kategorie. Werden alle Beteiligten von Anfang an in den gesamten Prozess mit einbezogen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass das System angenommen wird, größer. Wichtig ist, von Anfang an klar zu kommunizieren, welchen Mehrwert das neue ERP im Alltag darstellen wird. 

Ein geeignetes Umfeld schaffen

In diesem Schritt sollten auch Rollen und Verantwortungsbereiche entsprechend zugeteilt werden. Mitarbeiter, welche Interesse daran zeigen, aktiv im Projekt mitzuwirken, sollten in interdisziplinäre Arbeitsgruppen eingeteilt werden. Stammen die Mitglieder einer Gruppe aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Abteilungen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Aspekte berücksichtigt werden, die anderenfalls in Vergessenheit geraten könnten. Für alle Beteiligten ist das System neu und ungewohnt. Einzelne Arbeitsgruppen bieten daher das ideale Umfeld um Fragen aufzuwerfen, die Beteiligte in einem größeren Rahmen vermutlich für sich behalten würden. 

Mitarbeiter schulen und Präsenz zeigen

In jedem Fall sollte sichergestellt werden, dass sich Beteiligte allein gelassen oder überfordert fühlen. Führen Sie zukünftige Anwender langsam an das System heran und lassen sie Raum für Anregungen. Von diesen kann Ihr neues ERP nur profitieren. 

Viele Anbieter und externe Dienstleister bieten Schulungen in diversen Systemen an. Besonders bei der Neueinführung empfiehlt es sich, die Mitarbeiter ausgiebig zu schulen, um späteren Problemen im Tagesgeschäft entgegenzuwirken, bevor sie entstehen. Gut geschulte Mitarbeiter sind zudem sicherer im Umgang mit dem neuen System. So ist es wahrscheinlicher, dass sich im Umgang das volle Potenzial bzw. der volle Funktionsumfang des ERP entfaltet. 

Fazit: Der Mensch im Mittelpunkt 

Die Einführung eines ERP Systems gestaltet sich in der Praxis in jedem Unternehmen individuell. Wichtig ist in jedem Fall jedoch den Mensch nicht als Maschine zu betrachten. Ein System ist nur so leistungsfähig wie seine Anwender und neue Umstände können durchaus Unsicherheit hervorrufen. Stellen Sie daher sicher, dass alle Beteiligten jederzeit über den Stand des Projektes informiert sind und wissen, wie es weiter geht und welches kollektive Ziel Sie verfolgen (vgl. it-production.com).