Effizientere HR-Prozesse dank ERP

Effizientere HR-Prozesse dank ERP

Die Digitalisierung hat die meisten Unternehmen fest im Griff und dennoch kämpfen viele Personalabteilungen mit dem Aktenchaos. Doch das ERP verspricht Abhilfe.

Es gibt sie immer noch und zwar flächendeckend; Unternehmen, die bis heute keine einzige Papierakte digitalisiert haben. Laut einer Studie des Digitalverbandes Bitkom hat sogar mehr als jedes vierte Unternehmen (26%) das Problem. Dies betreffe insbesondere die HR-Abteilungen der Unternehmen. Dabei sei es heute kein Problem HR-Managern bis zu 50 % ihrer administrativen Aufgaben durch gezielte Maßnahmen einzusparen. Welche Maßnahmen das sind, schauen wir uns im Folgenden mal genauer an. 

Die ersten Schritte in HR-Abteilungen

Zunächst gilt es Personalakten zu digitalisieren. Sie bilden die Basis einer jeden HR-Abteilung und ergeben in Papierform heutzutage wirklich keinen Sinn mehr. Es ist effizienter, zeitsparender und letztlich auch sauberer eine digitale Akte zu führen, die für alle befähigten Mitarbeitenden auch zugänglich ist. Dadurch können Suchvorgänge massiv beschleunigt werden und über Standorte hinweg, Analysen der Mitarbeiterstruktur angestellt werden. 

Bestehende Dokumente zu digitalisieren ist der erste Schritt. Nun will man sich jedoch im gleichen Zug keine neuen Aktenberge schaffen und muss daher über eine neue und einheitliche Art, Dokumente zu erstellen nachdenken. Man denke nur an eine Arbeitsbescheinigung, die individuell und zeitintensiv erstellt werden muss. Dabei können moderne ERP-Systeme diese Aufgabe fast in Gänze abnehmen. Via Knopfdruck wäre die Erstellung eines solchen Dokumentes machbar, eventuelle Anpassungen direkt im System ausführbar und selbst der Versand innerhalb desselben Systems kein Problem. Ob nun Arbeitsverträge, Kommunikation zu Bewerbern oder diverse andere Dokumente, die eine HR-Abteilung betreffen. Durch die Digitalisierung erspart man sich nicht nur bei der Erstellung, sondern auch in künftigen Prozessen eine Menge Zeit. 

Einsatz von Mitarbeitern koordinieren

Doch lässt sich nicht nur die eigene Verwaltung und das Dokumentenmanagement in der Abteilung massiv verbessern, Mitarbeiter können durch smarte ERP-Systeme auch deutlich strategischer eingesetzt werden. Wichtiger werden Funktionen wie Skill- und Projektmanagement, Disposition oder Dispatching. Die eigenen Mitarbeiter sind nach wie vor die wichtigste Ressource in einem Unternehmen. Diese gilt es zu pflegen und gleichzeitig optimal einzusetzen. Viele HR-Abteilungen haben diese Prozesse schon hinter sich, viele andere jedoch noch nicht. Für diese steht diese Herausforderung noch aus. Unumgänglich erscheint sie allemal.

9 Mai 2019

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Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
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Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

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FTL
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Dedicated Logistics
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Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

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Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

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Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
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