So maximieren Sie das Potenzial Ihrer lokalen ERP-Software

Erfahren Sie, wie Sie das Meiste aus Ihrer On-Premises ERP-Software herausholen.

Immer mehr Unternehmen setzen im Zeitalter der allgegenwärtigen Digitalisierung auf softwareseitige Unterstützung zur Planung, Steuerung und Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse. 

Doch die Anschaffung einer (neuen) ERP-Software ist immer mit einem gewissen Risiko verbunden. Wir zeihen Ihnen daher, wie Sie das Potenzial ihrer lokalen ERP-Software maximieren und so einen entsprechenden ROI erzielen. 

Zunächst muss jedoch definiert werden, was konkret unter einer ERP-Software zu verstehen ist und worin sich lokale und Cloud-basierte Lösungen unterscheiden. 

Inhaltsverzeichnis

• ERP-Software: Ein Überblick 
• Unterschiede zwischen lokaler ERP-Software und der Cloud 
• Integrierte IT-Infrastruktur  
• Datenschutzrechtliche Maßnahmen treffen 
• Mitarbeiter ausgiebig schulen 
• Regelmäßige Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen 
• Fazit: So maximieren Sie das Potenzial ihrer lokalen ERP-Software 

ERP-Software: Ein Überblick

„ERP“ ist eine Abkürzung und bezeichnet den englischen Begriff „Enterprise Resource Planning“. Im deutschen Sprachgebrauch wird in diesem Zusammenhang üblicherweise der Begriff „Geschäftsressourcenplanung“ verwendet.

Hierbei handelt es sich um die fundamentale unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen Zeit an richtiger Stelle in benötigter Qualität und Quantität sowie mit den richtigen Informationen versehen zur Verfügung zu stellen. 

Komplexe Prozesse abbilden…

Es nach Unternehmen bedarf es dazu einer Vielzahl teils komplexer, aufeinander aufbauender oder miteinander vernetzter Geschäftsprozesse. Um den Überblick über diese Prozesse zu behalten setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Unterstützung in Form von ERP-Software. 

… und optimieren

Moderne ERP-Software ist in der Lage, alle relevanten Geschäftsprozesse digital abzubilden. Innerhalb der ERP-Software können diese Prozesse dann 

• Verwaltet 
• Gesteuert 
• Verschlankt 
• Optimiert 
• Automatisiert 

werden. 

Die Vorteile einer ERP-Software

Durch die effizientere Gestaltung bestehender Geschäftsprozesse können Unternehmen so wertvolle Ressourcen einsparen, welche dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringender eingebracht werden können.

Auf diese Weise kann eine geeignete ERP-Software Unternehmen einen ausschlaggebenden Wettbewerbsvorteil verschaffen. Diesen bedarf es, um sich langfristig auf wettbewerbsstarken Märkten behaupten zu können. 

Auswahl der richtigen ERP-Software

Damit sich jedoch die potenziellen Vorteile einer ERP-Software auch einstellen, muss diese auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet sein.

Dabei gibt es einige entscheidende Kriterien, in denen sich unterschiedliche Systeme voneinander unterscheiden. Ein wesentlicher Faktor ist das Nutzungs- und Lizenzmodell. 

Unterschiede zwischen lokaler ERP-Software und der Cloud

Dabei steht die Cloud der „konventionellen“, lokalen ERP-Software direkt gegenüber. Doch worin unterscheiden sich die beiden Nutzungs- und Lizenzmodelle? 

Lokale ERP-Software

Die Bezeichnung „Lokal“ oder „On-Premises“ wurde erst nach der Jahrtausendwende geprägt. Das liegt nicht etwas daran, dass erst zu dieser Zeit lokale ERP-Software auf den Markt kam. Ganz im Gegenteil:

ERP-Software war ursprünglich nur in diesem Nutzungs- und Lizenzmodell verfügbar. Aus diesem Grund bestand schlicht und ergreifend nicht die Notwendigkeit, eine Differenzierung zu anderen Modellen vorzunehmen. 

Lokale ERP-Software wird auf den hauseigenen Servern des jeweiligen Unternehmens installiert und von dort aus auch betrieben. Somit hat das Unternehmen die volle Kontrolle über Hard- und Software, da diese sich in dessen Besitz befinden.

Damit geht jedoch auch eine entsprechende Verantwortung – beispielsweise über die Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen – einher. 

ERP aus der Cloud

Cloud-basierte ER´P-Software befindet sich nicht im Besitz des Unternehmens. Auch die Hardware wird über einen externen Dienstleister – den Cloud-Betreiber – bereitgestellt.

Betrieben wird die ERP-Software nicht über einen bestimmten Server, sondern ein internationales Netzwerk aus diversen Servern in unterschiedlichen Rechenzentren. 

In Zusammenhang mit der Cloud fällt oftmals auch der Begriff „SaaS“ (Software-as-a-Service). Die ERP-Software wird in Form eines Rundum-Sorglos-Paketes bereitgestellt. Alle Dienstleistungen in Bezug auf die Software sind somit im monatlichen Preis für die Nutzung der ERP-Software beinhaltet. 

Neben den beiden grundlegenden Nutzungs- und Lizenzmodellen gibt es noch die Mischformen gehostet und hybrid. 

Vor- und Nachteile

Jedes Lizenzmodell hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Die Cloud erfreut sich seit einigen Jahren aufgrund des hohen Komforts und der Flexibilität zunehmend an Beliebtheit.

Doch auch lokale ERP-Software wird nach wie vor gerne implementiert. Letztlich haben Unternehmen bei diesem Lizenzmodell die volle Kontrolle über System und können bei Bedarf entsprechend individuelle Anpassungen vornehmen (lassen). 

Doch wie können Unternehmen, die sich für eine lokale ERP-Software entschieden haben, ihr volles Potenzial ausschöpfen? 

Integrierte IT-Infrastruktur

Zunächst sollten Unternehmen bedenken, dass eine Software nur ihr volles Potenzial entfalten kann, wenn sie in die bestehende IT-Infrastruktur integriert ist.

Auf diese Weise wird gewährleistet, dass alle vorhandenen Systeme fließend miteinander kommunizieren können und ein lückenloser Informationsaustausch zwischen allen Anwendungen gewährleistet ist. 

Anderenfalls kommt es zu Medienbrüchen, die wiederum eine doppelte Datenpflege notwendig machen. Datensilos, Übertragungsfehler und Anomalien sind die Folge. 

CRM- und DMS-Software

In jedem Fall sollten grundlegende Anwendungen, die an den meisten Geschäftsprozessen beteiligt sind, in die ERP-Software integriert werden. Hierbei handelt es sich beispielsweise um CRM-Software. Doch auch das hauseigene Dokumentenmanagementsystem sollte angebunden werden. 

Datenschutzrechtliche Maßnahmen treffen

Eine weitere Maßnahme zur Maximierung des Potenzials einer lokalen ERP-Lösung ist der Datenschutz.

Entscheiden sich Unternehmen für eine lokale ERP-Software, tragen sie die volle Verantwortung für die Planung und Abwicklung aller datenschutzrechtlichen Maßnahmen. Dies bezieht sich sowohl auf die Hard- als auch auf die Software. 

Vergaberechte

Innerhalb der meisten ERP-Software lässt sich beispielsweise über entsprechende Vergaberechte regulieren, welcher Nutzer Zugriff auf welche Informationen im System hat und welche Vorgänge er autorisiert durchführen kann. 

Passwörter

Auch weitere Sicherheitsmaßnahmen, wie das regelmäßige Ändern von Passwörtern oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, sind zu empfehlen.  

Viele Systeme beinhalten standardisiert entsprechende Funktionen, die beispielsweise Nutzer in regelmäßigen Abständen an die Vergabe eines neuen Passwortes erinnern.  

Sicherheit der Server

Doch auch die Server müssen entsprechend geschützt werden. Hier geht es unter anderem darum, nicht benötigte Dienste abzuschalten. Doch auch das Rechenzentrum sollte physisch vor einem möglichen Zutritt Unbefugter geschützt werden. 

Mitarbeiter ausgiebig schulen

Auch die beste ERP-Software ist nur so gut wie ihre Anwender. Aus diesem Grund sollten Unternehmen insbesondere im Rahmen der Einführung einer neuen ERP-Software ihre Mitarbeiter ausgiebig schulen. Dabei sollten sie ein Augenmerk auf die praktische Anwendung legen. 

Belegschaft früh miteinbeziehen

Wichtig ist zudem, dass Mitarbeiter möglichst früh in das Softwareprojekt miteinbezogen werden. Auf diese Weise legen Unternehmen die Grundlage dafür, dass die neue ERP-Software auch von der Belegschaft akzeptiert wird.

Im Rahmen eines Erstgespräches sollten der Belegschaft die Vorteile, die ihnen im Tagesgeschäft entstehen sollen, deutlich gemacht werden. 

Regelmäßige Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen

Bei einer lokalen ERP-Software wickelt das Anwenderunternehmen Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen in Eigenregie ab. 

Der IT Kapazitäten einräumen

Aus diesem Grund sollte sichergestellt werden, dass die hauseigene IT-Abteilung über entsprechende Kapazitäten zur regelmäßigen Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen verfügt. 

Updates und Leistungstests

Konkret geht es beispielsweise über die Durchführung von Updates, um zu gewährleisten, dass das System nach wie vor auf dem neuesten Stand ist und ein voller Support durch den ERP-Anbieter weiterhin gewährleistet ist.

Auch empfiehlt es sich, in regelmäßigen Abständen Leistungstests durchzuführen. Insbesondere bei zunehmender Anzahl paralleler Nutzer kann es vermehrt zu längeren Ladezeiten kommen. In diesen Fällen sollten entsprechende Optimierungen vorgenommen werden. 

Fazit: So maximieren Sie das Potenzial ihrer lokalen ERP-Software

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass Unternehmen viel Einfluss auf den Mehrwert ihrer lokalen ERP-Software haben. Wird das System gepflegt, kann es über viele Jahre hinweg als wertvoller Begleiter im Tagesgeschäft fungieren. 

Damit sich das volle Potenzial der ERP-Software entfaltet, sollten der IT-Abteilung in jedem Fall entsprechende Kapazitäten für die Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen eingeräumt werden. 

In Kombination mit entsprechenden Anbindungen zu allen anderen Anwendungen sowie ausgiebigen Mitarbeiterschulungen wird so der Mehrwert der ERP-Software für das Unternehmen maximiert.