Eine ERP-Software für Druckereien

Druckereien haben ganz eigene Anforderungen an eine ERP-Software. Daher lohnt hier der Blick auf branchenspezifische Lösungen ganz besonders.

Mit einer ERP-Software können Unternehmen ihre Prozesse deutlich effizienter und ressourcenschonender aufsetzen. Dazu ist es jedoch wichtig, dass die gewählte Software perfekt zum eigenen Unternehmen passt. Druckereien sind mit einer branchenspezifischen

ERP-Software oftmals besser beraten, als mit einer Lösung von der Stange, bei der viele Anpassungen zu machen sind. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei der Suche einer ERP-Software für Drucker ankommt, über welche Funktionen diese verfügen sollte und wie Sie schnell passende Systeme für Ihr Unternehmen am Markt herausfiltern können. 

Inhaltsverzeichnis

• ERP Definition 
• Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 
• Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Druckereien?
• Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Druck? 
• Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Ihre Druckerei? 
• Welche Funktionen benötigen Druckereien in einer ERP-Software?
• Fazit: ERP-Software passend zur eigenen Druckerei wählen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Dies beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens vorhandene Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Im Kern geht es darum, Verschwendungen im Prozessablauf sichtbar zu machen und diese durch schlanke und optimierte Prozesse zu ersetzen. 

Eine ERP-Software unterstützt bei genau dieser Aufgabe. Sie bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese haben dann alle Stellen im Unternehmen Zugriff, was abteilungsübergreifende Prozesse ermöglicht und für mehr Transparenz sorgt. 

Dabei gibt es viele Unterschiede zwischen den verschiedenen ERP-Lösungen am Markt. So kann die Software zum Beispiel lokal auf den hauseigenen Servern implementiert werden, oder aber auch aus einer Cloud heraus genutzt werden. Auch hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden sich die verschiedenen Systeme am Markt teilweise gravierend voneinander. 

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Viele ERP-Anbieter haben sich auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert. Über die Jahre haben sie ihre Lösungen immer mehr auf bestimmte Unternehmen angepasst. Damit eine ERP-Software all die Mehrwerte für ein Unternehmen schafft, die man sich von dieser verspricht, muss diese zum Unternehmen passen. 

Ein produzierendes Unternehmen innerhalb der Medienbranche hat beispielsweise ganz andere Anforderungen an eine ERP-Software, als ein Finanzdienstleister. Druckereien benötigen wieder andere Funktionen zur Abdeckung der eigenen Prozesse. Aus diesem Grund ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. 

Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich ab und beinhaltet zahlreiche Funktionen, die bei der Bewältigung der anstehenden Aufgaben in diesem Sektor helfen. So finden sich zum Beispiel Module für die Produktion, die Lagerverwaltung, das Kundenbeziehungsmanagement, die Dokumentenverwaltung oder auch für den Einkauf oder die Logistik. 

Je nach Bedarf und Arbeitsbereich eines Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen und Funktionen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. 

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Druckereien? 

Für Druckereien bedeutet dies, dass die ERP-Software über zahlreiche Module verfügen muss, die zum einen die Auftragsverarbeitung softwareseitig abbilden, gleichzeitig jedoch auch alle administrativen und vertrieblichen Prozesse abdecken. 

Letztlich muss die ERP-Software den gesamten Prozess, von der Kundenanfrage über die Auftragserstellung und die Übermittlung der Druckdaten, bis hin zur Auftragsverarbeitung und dem Versand ganzheitlich abbilden können. Dazu muss die ERP-Software über eine ganze Reihe verschiedener Module und Funktionen verfügen. 

Ein System von der Stange müsste in vielen Belangen noch angepasst werden, was teilweise sehr aufwendig und kostspielig werden kann. Daher lohnt ein Blick auf eine branchenspezifische ERP-Software. Diese enthält bereits in ihrer Standardversion alle wichtigen Funktionen, um den gesamten Prozess der Wertschöpfung abzubilden. 

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Druck?

Auch der ERP-Anbieter spielt eine wichtige Rolle bei der Auswahl der passenden ERP-Software. Kennt dieser Ihre Branche und weiß um die einzelnen Prozesse, verläuft die gesamte Implementierung in der Regel ohne größere Probleme. Ein erfahrender Anbieter weiß welche Prozesse sich der Software angleichen können und wo sich die Software an die Prozesse anschmiegen müssen. 

Auch während der Implementierung ist man mit einem erfahrenden Anbieter gut beraten. Er kennt die üblichen Fallstrike und Schwierigkeiten und kann diese direkt umgehen. Mit einem branchenfremden Anbieter würde man wohlmöglich direkt in diese hineinsteuern ohne es zu merken. 

Auch was die spätere Wartung, Instandhaltung und Weiterentwicklung der ERP-Software angeht, ist ein erfahrender Anbieter sicher die bessere Wahl. Hat dieser sich auf Ihre Branche spezialisiert, entwickelt er sein System auch dementsprechend weiter und sorgt für Updates, die für Sie besonders wichtig sind. 

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Ihre Druckerei?

Die passende ERP-Software für das eigene Unternehmen zu finden ist nicht immer leicht. Insbesondere dann, wenn man in einer sehr spezifischen Branche wir dem Druckerei-Handwerk zu Hause ist. Der Markt ist voll von verschiedenen ERP-Systemen für alle Art von Branchen und Unternehmensgrößen. 

Daher lohnt es sich zu Beginn erst einmal festzuhalten, wonach man eigentlich genau sucht. In einem Lastenheft werden konkrete Ziele formuliert und sämtliche Rahmenbedingungen zur Software und dem Projekt beschrieben. 

Das betrifft das Budget, den zeitlichen Rahmen bis zur Umsetzung, das Lizenzmodell, die Nutzeranzahl und nicht zu Letzt die gewünschten Module und Funktionen über die die ERP-Software verfügen sollte. Diese werden aufgelistet und priorisiert. Das hilft Ihnen dabei während der Suche nicht den Fokus auf das Wesentliche zu verlieren, wie auch dem Anbieter dabei zu verstehen, worauf es Ihnen bei der Implementierung wirklich ankommt. 

Dann haben Sie die Möglichkeit mittels Vergleichsportalen im Internet viele Systeme auf einen Streich zu filtern und miteinander zu vergleichen. So kommen Sie schnell zu einer Shortlist mit passenden ERP-Systemen und Anbietern, die dann genauer unter die Lupe genommen werden können. Hier sind dann Ding wie die Erfahrung des Anbieters oder auch die Benutzerfreundlichkeit des Systems entscheiden. 

Welche Funktionen benötigen Druckereien in einer ERP-Software?

Werfen wir nun noch einen Blick auf ein paar wichtige Module und Funktionen die in einer ERP-Software für Druckereien auf keinen Fall fehlen sollten. Dabei sei nochmals darauf hingewiesen, dass jedes Unternehmen sehr individuelle Anforderungen an eine ERP-Software hat. Die hier angeführten Funktionen sollen Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten einer solchen Anwendung verschaffen. Ob eine Funktion letztlich im eigenen ERP-System gebraucht wird hängt von den eigenen Begebenheiten im Unternehmen ab. 

Customer-Relationship-Management (CRM)

Mit einem CRM-Modul lassen sich alle Belange rund um die Beziehung zu den eigenen Kunden managen. Für jeden Kunden wird dafür eine Kundenakte angelegt in der sämtliche Interaktionen und Daten zu diesem gespeichert werden. Vergangene Druckaufträge, Rechnungen oder auch Reklamationen werden all übersichtlich an einem Ort hinterlegt. 

So kann der Kundenservice direkt auf alle wichtigen Informationen zugreifen und Anfragen des Kunden schnell und unkompliziert beantworten. Die Zentralisierung der Daten hat jedoch noch einen weiteren entscheidenden Vorteil. Mit gezielten Auswertungen der Daten lassen sich wichtige Erkenntnisse über das Kaufverhalten einzelner Kundengruppen gewinnen, die sonst im Verborgenden bleiben würden. 

Auf diese Weise kann das Marketing wie auch der Vertrieb deutlich gezielter auf die Kunden zugehen und diese mit individuellen Angeboten bespielen. Das trägt letztlich auch zur Kundenzufriedenheit und damit zu einer langfristigen Bindung der Kunden an das eigene Unternehmen bei. 

Anbindung des Webshops

Kunden wollen heute unkompliziert über das Internet Drucksachen in Auftrag geben. Daher ist ein Webshop für Druckereien unabdingbar. In diesem müssen diverse Vorlagen hinterlegt werden und Kunden müssen die Möglichkeit haben, mit einem Produktkonfigurator ihre Drucksachen frei gestalten zu können. 

Durch die Anbindung des Webshops an die ERP-Software lässt sich sofort anzeigen, wann ein entsprechender Druckauftrag verarbeitet und versandt werden kann. Das hilft dem Kunden bei der Kaufentscheidung. Geht ein Auftrag online ein, kann dieser automatisch an die Produktion, wie auch an die Faktura weitergleitet und dort verarbeitet werden. 

Auch wird automatisch eine entspreche Auftragsbestätigung an den Kunden gesendet und der Auftrag intern eingeplant. 

Auftragsverarbeitung 

Geht ein Auftrag ein, auf welchen Weg auch immer, wird dieser im System verwaltet und entsprechend in die Produktion eingeplant. Automatisch wird überprüft ob genügend Materialien auf Lager sind und wann ausreichend Kapazitäten zur Erledigung des Auftrags frei sind. Alle Stellen in Unternehmen können dann genau einsehen, wann der Auftrag ansteht und was dafür notwendig ist. 

Fehlen beispielsweise Materialien, kann das System automatisch eine Bestellung in die Wege leiten. Auch Daten aus der Produktion lassen sich auswerten. Mit diesen können Prognosen angestellt werden, die Aufschluss darüber geben, welche Drucksachen beispielweise zu welcher Jahreszeit besonders nachgefragt werden. 

Daraus resultiert, dass man immer die richtige Menge an Ressourcen im Lager bereithält. Das setzt gebundenes Kapital im Lager frei, sorgt für Entlastung dieses und trägt so zu einem höheren Cash-Flow bei. 

Logistik

Ist der Produktionsauftrag abgeschlossen, müssen die erstellen Drucksachen versandt werden. Dazu lassen sich direkt im System viele Logistikdienstleister anbinden. So kann schnell und einfach nach den besten Konditionen gesucht werden, sodass die Ware möglichst schnell beim Kunden eintrifft. Das System erstellt anhand der Auftragsdaten automatisch einen Lieferschein und sendet eine entsprechende Mail an den Kunden. 

All diese Funktionen sorgen für schnellere und ressourcensparende Abläufe im gesamten Unternehmen. Stelle eine ERP-Software zu Beginn zwar eine nicht kleine Investition dar, hilft sie jedoch langfristig dabei effizienter zu arbeiten und Mittel einzusparen. Diese lassen sich dann gewinnbringend an anderer Stelle einsetzen. So bleiben Druckereien langfristig konkurrenzfähig und stärken ihre eigene Marktposition. 

Fazit: ERP-Software passend zur eigenen Druckerei wählen

Eine ERP-Software für Druckereien muss in der Lage sein, den gesamten Wertschöpfungsprozess des Unternehmens abzudecken. Angefangen bei der Anfrage des Kunden, über die Angebotserstellung, die Auftragserstellung und die Auftragsbearbeitung bis hin zum Versand und der Nachkalkulation müssen alle Prozessschritte in der Software abbildbar sein. 

Daher lohnt ein Blick auf branchenspezifische ERP-Systeme. Diese enthalten bereits in ihren Standardversionen alle wichtigen Funktionen und müssen weniger stark auf die eigenen Belange angepasst werden. Auch auf einen erfahrenden Anbieter ist bei der ERP-Auswahl zu achten. Richtig implementiert sichert eine ERP-Software Druckereien dann die Möglichkeit die eigene Marktposition zu stärken und langfristig auszubauen.