Fallbeispiel: Vogelsänger Event

Warum sich Vogelsänger Event für die ERP Software von BBL Software entschieden hat.

Fallbeispiel: Was war die Situation?

Die Vogelsänger Gruppe ist das größte Fotostudio Europas mit diversen Tochterfirmen in den Bereichen Film, Multimedia und Event. Das Unternehmen ist familiengeführt und arbeitet deutschlandweit. Durch die vielen verschiedenen Prozesse und Aufträge wurden über die Jahre verschiedene Einzellösungen etabliert, die nun den Workflow behinderten und den Zugriff auf wichtige Daten für nicht jeden ermöglichten. Management wie Mitarbeiter wünschten sich eine zuverlässige Lösung, die es zulässt, dass alle nötigen Informationen zu jeder Zeit und überall zur Verfügung stehen. Für den Eventbereich des Unternehmens sei dies unbedingt notwendig gewesen. 

Anforderungen: Was musste das ERP-System erfüllen?

Das neue System sollte das Projektmanagement des Unternehmens deutlich vereinfachen. Man wünschte sich eine zuverlässige Lösung, die zentral und einheitlich die interne Organisation wie auch die Absprache und Zusammenarbeit mit Externen auf Web Basis ermöglicht. Ressourcen sollten exakt und zuverlässig eingeplant werden können. Ebenso sollten Terminplanungen für jeden ersichtlich und nachvollziehbar gemacht werden. Die Darstellung der Ist- und der Sollsituation sollte standortübergreifend und unabhängig auch für die externen Mitarbeiter abrufbar sein. 

Ergebnis: Was hat die Implementierung gebracht?

Mit PROJEKTA verfügt das Unternehmen nun über ein zentrales, einheitlich gestaltetes und webbasiertes Projektmanagement-Tool, welches die Anforderungen komplett erfüllt. Die Abstimmung intern, wie auch mit Externen, wurde massiv vereinfacht. Zudem können Mitarbeitende im In- wie auch im Ausland nun alle Termine und Ressourcen zu jeder Zeit einsehen und zuverlässig die nächsten Schritte planen. Sie können eigenständig im System arbeiten und dabei ihre Arbeitsprozesse anderen zugänglich machen. So ist für jeden direkt ersichtlich, in welchem Stadium sich die jeweiligen Prozesse befinden.

Neben der Planung finden auch noch das Dokumentenmanagement und die Auswertung im gleichen System statt. Dies ermöglicht dem Management Abweichungen in den Zeitplänen direkt auszumachen und frühzeitig zu intervenieren. Gleichsam wird durch die Dokumentation der jeweilige Ablauf dokumentiert und archiviert, was langfristiges Lernen ermöglicht. Somit können nachfolgende Projekte auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse besser geplant werden und etwaige Risiken von vornherein vermieden werden.