B2B-Webshop und ERP-Software verbinden

B2B-Webshop und ERP-Software verbinden

Jahrelang herrschte ein getrenntes Bild von Webshop auf der einen und ERP-Software auf der anderen Seite. Doch gehören beide untrennbar zusammen.

Die Trennung beider Sphären war in der Vergangenheit meist technisch begründet.  Oftmals lagen unterschiedliche Technologien, Systemvoraussetzungen oder Datenbanken zu Grunde. Dies zu überwinden, ein durchaus schwieriges Unterfangen. 

Doch nicht zu Letzt durch eine weitere Verbreitung der Cloud haben sich beide immer mehr angenähert, so dass heute eine Integration des Webshops in die ERP-Software Gang und Gäbe geworden ist. Wir wollen an dieser Stelle einmal einen Blick auf die Möglichkeiten eines integrierten Webshops in das ERP-System werfen und die Vorteile für den Großhandel herausstellen. 

Inhaltsverzeichnis

Definition: Was ist eine ERP-Software?

In einer ERP-Software lassen sich klassischerweise alle Produktdaten zentral verwalten. Mit einem integrierten Webshop lassen sich alle Daten direkt übernehmen. Generell liegt die Stärke einer ERP-Software in der durchgängigen Verbindung von Geschäftsbereichen. 

Daten die einmal im System erfasst wurden, können somit auch an deren Stellen genutzt werden. Das hat zum einen den Vorteil, dass dadurch eine Menge Zeit eingespart werden kann und zum anderen Fehlerquellen bei der Übertragung von Daten vermieden werden. 

Immer dieselben validen Grunddaten

Für den Webshop bedeutet dies, dass eine ERP-Software für die Auftragsprozesse, wie auch für den Online-Shop dieselben Daten verwendet. Der große Vorteil, Lagerbestände, Artikelbeschreibungen, Preise oder auch Aufträge usw. sind zu jeder Zeit an beiden Orten identisch. 

Bestellt nun ein Kunde über den Webshop, kann in diesem genau angezeigt werden, wie viele Einheiten eines bestimmten Produktes noch auf Lager sind, welcher Preise gerade für ein bestimmtes Produkt aufgerufen werden oder auch wie es um den nächstmöglichen Lieferzeitpunkt bestellt ist. 

Alle Vertriebskanäle im Blick

Alle Daten aus dem Webshop, wie auch aus der ERP-Software an einem zentralen Ort zu speichern bietet darüber hinaus den Vorteil, dass verschiedene Vertriebskanäle und Points of Sales gleichzeitig bedient werden können. 

Stationäre Ladengeschäfte, Webshop oder auch andere Großhandelsplattformen werden mit exakt den gleichen validen Daten versorgt. Das garantiert in Echtzeit einen genauen Blick auf die Lagerbestände und die wichtigsten Kennzahlen. 

Individuelle Angebote direkt im Webshop

Zudem wird, speziell für den Online-Bereich eine positive Customers-Experience geschaffen, da Angebote individualisiert gestaltet werden können. Dies wird mit einer Einbindung der Daten aus dem CRM-Modul im ERP-System einfach und unkompliziert möglich. 

Da die Daten ohnehin in der ERP-Software vorliegen, müssen diese nicht extra für den Webshop nochmal eingepflegt werden. Es entsteht daher an dieser Stelle kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand, vielmehr wird durch die Verbindung ein durchgängiger Workflow geschaffen, der am Ende die Prozesse nochmal deutlich beschleunigt. 

Workflows entstehen

Geht eine Bestellung im Online-Shop ein, so kann automatisiert eine Bestätigungsmail an den Kunden versandt werden, die Informationen zum jeweiligen Beststatus enthält, Liefertermin oder auch Kontaktdaten etc. Die Bestellung aus dem Webshop kann dann direkt über die ERP-Software an die richtige Stelle weitergeleitet werden und landet dann am Ende voll automatisch bei der Buchhaltung. 

Auch die Rechnungsstellung kann weitestgehend automatisiert werden, sodass bereits bei der Bestellung, die entsprechenden Daten in entsprechende Vorlagen geladen werden können. Doch nicht nur die Daten, die im Webshop eingehen können in der ERP-Software verarbeitet werden, vielmehr stellt das ERP-System, wie eingangs angerissen dem Webshop diverse Daten zur Verfügung. 

Integration macht alle einfacher

So lassen sich alles Produktinformationen inklusiver der Beschreibungen, Bilder Preise und Kalkulationen direkt im ERP-System verwalten und können so aktualisiert einfach in den Webshop übertragen werden. Ebenso lässt sich die Berechnung von Rabatten, Staffelpreisen usw. ganz einfach online zur Verfügung stellen. Auch die aus Produktkonfiguratoren erzeugten Varianten können unmittelbar im Webshop angeboten und als Auftrag in der ERP-System übernommen werden. 

Benutzerfreundlichkeit steigt

Es entstehen durch die Integration des Webshops an eine ERP-Software viele solcher Workflows, die bei zwei separat voneinander geführten Systemen nicht ohne weiteres möglich wären. Gerade in puncto Benutzerfreundlichkeit muss sich der B2B-Handel immer stärker mit dem B2C-Handel messen, denn Einkäufer in Firmen erwarten ein ähnlich hohes Maß an eben jener Benutzerfreundlichkeit, wie es Ihnen im privaten Bereich auch zu Teil wird.

Kann der Webshop also direkt alle Fragen, die ein Kunde zu einer jeweiligen Bestellung hat, direkt beantworten, steigt die Wahrscheinlichkeit des Abschlusses signifikant. 

Vorteile für das Marketing und den Vertrieb

Zu eben jener Benutzerfreundlichkeit zählt auch die Möglichkeit über verschiedene Bezahlsysteme shoppen zu können. So sollten alle gängigen Bezahlmethoden in den Shop integriert werden, und auch Brutto- und Nettoberechnungen ohne weites möglich sein. Auch eine Mehrsprachigkeit des Webshops garantiert deutliche bessere Performance. 

Stichwort Performance - kein Webshop nützt etwas, wenn die Kunden nicht zu diesem finden. Daher birgt die Integration des Webshops in das ERP-System weitere Vorteile. Die SEO-Bemühungen können einfach über die ERP-Software gemanagt und für alle Websites verwaltet werden. Auch profitiert das Marketing von einer derartigen Integration. 

Kundenanalyse wichtiger denn je

Über den Webshop lassen sich nicht nur einfach Verkäufe nachverfolgen. Das gesamte Klickverhalten der Kunden kann nützlich sein, den Shop weiter zu perfektionieren. Die Daten die der Webshop an dieser Stelle liefert sind für das Marketing Gold wert. So können individuelle Angebote für bestimmte Kunden direkt über den Webshop offeriert, ähnliche Produkte im Nachgang angezeigt und eben auch Rabatte etabliert werden. 

Einen Online-Shop zu eröffnen ist heutzutage kaum noch ein Problem. Wenige Mausklicks und fertig ist der eigene Webshop. Doch das Betreiben eines solchen Shops ist dann schon wieder eine Kunst für sich. 

Es reicht nicht aus, wettbewerbsfähige Produkte zu offerieren, vielmehr bedarf es, wie eben aufgezeigt, einer benutzerfreundlichen Oberfläche, eines gezielten Online-Marketings oder auch eines hervorragenden Kundenservices. Die Verbindung von ERP-Software und Webshop ermöglicht genau dieses und bietet darüber hinaus noch viele weitere Vorteile.

Sicherheit des Webshops immer eine Frage

Etwas das viele Unternehmen des Großhandels in der Vergangenheit vom eigenen Webshop abhielt, war die Frage nach der Datensicherheit. Der Alptraum eines jeden Online-Händlers ist der Ausfall des Shops oder gar der gesamte Verlust von Daten. Dabei gehen bares Geld und noch viel wichtiger aktive Kunden verloren. 

An dieser Stelle drängt sich wieder einmal die bekannte Frage auf, wie sicher sind Cloud-Systeme, wie sicher die eigenen oder externen Server von Software-Anbietern? Nun, um die Frage einmal für die Cloud zu beantworten – sehr sicher. Denn das Hauptverkaufsargument der Cloud-Anbieter ist neben einer geringen Ausfallquote eben auch die Sicherheit der Daten. Ein Cloud-Betreiber, der diese nicht in einem gewissen Maße garantieren kann, wird sich am Markt keine Sekunde halten. 

Cloud oder doch lieber lokal? 

In puncto Datensicherheit macht sich der ein oder andere oftmals Sorgen, dass die großen Anbieter von Clouds auch attraktive Ziele von Hackerangriffen sind. Soweit so richtig, doch investieren eben jene Betreiber auch ungleich mehr in die Sicherheit ihrer Systeme, als ein einzelnes Unternehmen es für die eigenen Server tun könnte. Für Hacker wäre es theoretisch deutlich einfacher einen mittelständischen Unternehmensserver zu hacken, nur eben nicht so attraktiv. 

Letztlich hängt jedoch der Implementierungsort für Webshop und ERP-Software auch immer von der Unternehmensstrategie ab. Bei der Auswahl einer ERP-Software sollten Unternehmen des Großhandels immer auf eine entsprechende Möglichkeit zur Webshop-Integration achten, da diese, wie aufgezeigt, eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringt und letztlich die eigene Handelsplattform zumindest etwas wettbewerbsfähiger im Vergleich zu den großen Handelsportalen macht.  

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

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In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

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