3 zentrale Funktionen einer Hausverwaltungssoftware

Von der Finanz- über die Objektverwaltung bis hin zum Ticketsystem: Erfahren Sie mehr über wichtige Funktionen einer Hausverwaltungssoftware.

Mithilfe einer geeigneten Softwarelösung lassen sich die Prozesse der unterschiedlichsten Organisationen optimieren und automatisieren. Der ERP-Markt ist sowohl groß als auch vielfältig, sodass sich für jedes noch so spezifische Anforderungsprofil eine geeignete Softwarelösung finden lässt. Im Folgenden werfen einen Blick auf einige, wichtige Funktionen einer Software für Hausverwaltungen. Zunächst muss jedoch definiert werden, welche Aufgaben eine Hausverwaltung hat und welche Prozesse konkret abgebildet werden müssen.

Inhaltsverzeichnis 

• Aufgaben der Hausverwaltung
• Arten der Hausverwaltung
• 1. Objektverwaltung
• 2. Ticketsystem
• 3. Finanzen

Aufgaben der Hausverwaltung 

Der Begriff „Hausverwaltung“ bezeichnet innerhalb der Immobilienwirtschaft (Real Estate) die Verwaltung von vermieteten Wohnhäusern, Wohnanlagen, Eigentumswohnungen oder auch Gewerbeobjekten. Bei Wohnhäusern mit Hausverwaltung handelt es sich zumeist um Mehrparteienhäuser. Diese Art der Hausverwaltung wird auch als Wohnungsverwaltung oder Mietverwaltung bezeichnet. Das Aufgabenspektrum einer Hausverwaltung ist sehr vielfältig.

Kaufmännische und technische Verwaltung 

Die Aufgaben fallen grundsätzlich in eine von zwei Kategorien: die kaufmännische Verwaltung und die technische Verwaltung. Beispiele für die kaufmännische Verwaltung sind die Bezahlung anfallender Kosten, die Beauftragung und Bezahlung von Versorgungsleistungen (Strom, Wasser, Abfall, etc.) und die Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnungen. Beispiele für die technische Verwaltung sind der Betrieb und die Kontrolle von Einrichtungen wie Aufzug, Klimaanlage und Heizung, die Kontrolle und Überwachung von Dienstleistern und die Durchführung von Modernisierungen.

Aufgaben variieren 

Erwähnenswert ist, dass es keinen gesetzlichen Aufgabenkatalog für die Verwaltung von Mietobjekten gibt. Demnach ergeben sich die Aufgaben der Hausverwaltung aus der vertraglichen Vereinbarung zwischen Objekteigentümer und Hausverwaltung und können insofern von Hausverwaltung zu Hausverwaltung stark variieren.

Arten der Hausverwaltung 

Darüber hinaus wird der Begriff „Hausverwaltung“ umgangssprachlich häufig auch für die Veraltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG-Verwaltung) verwendet. In der Praxis kann es jedoch auch durchaus vorkommen, dass beide Tätigkeiten von derselben Person ausgeübt werden. Wohnungseigentumsverwaltungen (WEG-Verwaltungen) unterliegen im Gegensatz zu Mietverwaltungen dem Wohnungseigentumsgesetz.

Property- und Facilitymanagement 

Die Bezeichnungen Property Management oder Facility Management (Facilitymanagement) werden häufig in Zusammenhang mit der Verwaltung von gewerblichen Immobilien verwendet. Unter diesen Stichwörtern bieten Dienstleistungsunternehmen ihre Verwaltungstätigkeiten für Gewerbeimmobilien an. Die Verwaltung von Gewerbeimmobilien wird zunehmend nicht von traditionellen Hausverwaltungen übernommen.

1. Objektverwaltung 

Immobilien („Objekte“) sind das Herzstück einer Hausverwaltung. Mithilfe einer softwareseitigen Objektverwaltung lassen sich alle zentralen Prozesse der kaufmännischen und technischen Objektverwaltung zentral steuern. Multi-Objektverwaltungen unterstützen Hausverwaltungen, welche mehrere Objekte gleichzeitig betreuen.

Beispiel 

Über die zentrale Objektverwaltung lassen sich beispielsweise alle Prozesse von einer Schadensmeldung über die Beauftragung von Dienstleistern zu Schadensbehebung bis hin zur späteren Kontrolle der ordnungsgemäßen Umsetzung der Wartungsarbeiten abwickeln. Bei Hausverwaltungen mit mehreren Mitarbeitern ist so jeder Mitarbeiter über das System jederzeit auf dem neusten Stand und gegenüber Mietern und externen Parteien jederzeit auskunftsfähig.

2. Ticketsystem 

Darüber hinaus kann auch en Ticketsystem an die Hausverwaltungssoftware angebunden werden. Dies ermöglicht es Mietern, bei Schadensmeldungen oder anderweitigen Problemen über ein zentrales System ein Ticket aufzugeben. Die Hausverwaltung kann über das Ticketsystem alle Angelegenheiten zentral einsehen und entsprechend priorisieren und abarbeiten. So wird sichergestellt, dass keine Schadensmeldung unter den Tisch fällt und zeitnah und ordnungsgemäß behoben wird.

3. Buchhaltung und Finanzen 

Schließlich profitieren Hausverwaltungen auch von der Nutzung einer Hausverwaltungssoftware mit integriertem Finanz-Modul. Über dieses können sie zentrale Prozesse der kaufmännischen Verwaltung, wie beispielsweise die Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung, abwickeln. Der Funktionsumfang modernen Softwarelösungen für die Hausverwaltung geht dabei jedoch über die klassische Buchhaltung hinaus. Beispielsweise lassen sich mithilfe eines geeigneten Systems auch aussagekräftige Berichte für die Objekteigentümer über die Wirtschaftlichkeit der Immobilie(n) erstellen (vgl. research.softwareabc24.de, 08.12.2022).