Effizientere HR-Prozesse dank ERP

Die Digitalisierung hat die meisten Unternehmen fest im Griff und dennoch kämpfen viele Personalabteilungen mit dem Aktenchaos. Doch das ERP verspricht Abhilfe.

Es gibt sie immer noch und zwar flächendeckend; Unternehmen, die bis heute keine einzige Papierakte digitalisiert haben. Laut einer Studie des Digitalverbandes Bitkom hat sogar mehr als jedes vierte Unternehmen (26%) das Problem. Dies betreffe insbesondere die HR-Abteilungen der Unternehmen. Dabei sei es heute kein Problem HR-Managern bis zu 50 % ihrer administrativen Aufgaben durch gezielte Maßnahmen einzusparen. Welche Maßnahmen das sind, schauen wir uns im Folgenden mal genauer an. 

Die ersten Schritte in HR-Abteilungen

Zunächst gilt es Personalakten zu digitalisieren. Sie bilden die Basis einer jeden HR-Abteilung und ergeben in Papierform heutzutage wirklich keinen Sinn mehr. Es ist effizienter, zeitsparender und letztlich auch sauberer eine digitale Akte zu führen, die für alle befähigten Mitarbeitenden auch zugänglich ist. Dadurch können Suchvorgänge massiv beschleunigt werden und über Standorte hinweg, Analysen der Mitarbeiterstruktur angestellt werden. 

Bestehende Dokumente zu digitalisieren ist der erste Schritt. Nun will man sich jedoch im gleichen Zug keine neuen Aktenberge schaffen und muss daher über eine neue und einheitliche Art, Dokumente zu erstellen nachdenken. Man denke nur an eine Arbeitsbescheinigung, die individuell und zeitintensiv erstellt werden muss. Dabei können moderne ERP-Systeme diese Aufgabe fast in Gänze abnehmen. Via Knopfdruck wäre die Erstellung eines solchen Dokumentes machbar, eventuelle Anpassungen direkt im System ausführbar und selbst der Versand innerhalb desselben Systems kein Problem. Ob nun Arbeitsverträge, Kommunikation zu Bewerbern oder diverse andere Dokumente, die eine HR-Abteilung betreffen. Durch die Digitalisierung erspart man sich nicht nur bei der Erstellung, sondern auch in künftigen Prozessen eine Menge Zeit. 

Einsatz von Mitarbeitern koordinieren

Doch lässt sich nicht nur die eigene Verwaltung und das Dokumentenmanagement in der Abteilung massiv verbessern, Mitarbeiter können durch smarte ERP-Systeme auch deutlich strategischer eingesetzt werden. Wichtiger werden Funktionen wie Skill- und Projektmanagement, Disposition oder Dispatching. Die eigenen Mitarbeiter sind nach wie vor die wichtigste Ressource in einem Unternehmen. Diese gilt es zu pflegen und gleichzeitig optimal einzusetzen. Viele HR-Abteilungen haben diese Prozesse schon hinter sich, viele andere jedoch noch nicht. Für diese steht diese Herausforderung noch aus. Unumgänglich erscheint sie allemal.