Dokumentenmanagement im Einzelhandel

Die Ablage von Dokumenten ist gerade für kleinere Einzelhändler ein lästiges Übel. Doch Dokumentenmanagementsysteme schaffen da Abhilfe

Zunächst einmal wollen wir in diesem Artikel die Notwendigkeit von Dokumentenmanagement allgemein herausstellen und uns den wesentlichsten Funktionen widmen. Im Nachgang stellen wir dann die Besonderheiten des Einzelhandels in Bezug auf das Dokumentenmanagement vor und zeigen deren Anwendungsbereiche auf. Beginnen wollen wir jedoch zunächst mit dem Modul DMS an sich.

Viele ERP-Systeme verfügen mittlerweile über ein integriertes DMS, es gibt jedoch auch diverse Einzellösungen auf dem Markt. Welches das richtige für welchen Betrieb ist, hängt von diversen verschiedenen Faktoren ab. Besonders wichtig ist jedoch, dass der jeweilige Anbieter die Branche des Unternehmens kennt, in der das System implementiert werden soll. 

Was sind Dokumenten-Management-Systeme (DMS)?

Jedes Unternehmen hat irgendeine Form von Dokumentenmanagement, einige sehr primitiv, andere über eine extra Software zur Verwaltung der Dokumente. Im Prinzip ist mit Dokumentenmanagement erst einmal nichts anderes als die digitale Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen innerhalb eines Unternehmens gemeint. Im Gegensatz zur Archivierung aller Unterlagen in Papierform, verspricht die digitale Ablage eine deutlich bessere Übersicht. Doch hier kann man schon schnell in die Bredouille geraten.

Während die Ordnerstruktur für den einen Sinn ergibt, ist diese für den nächsten schon nicht mehr nachvollziehbar. Dokumente werden in mehreren Versionen gespeichert, an falschen Ablageorten, mit falschen Bezeichnungen versehen oder gehen gar gänzlich im Wirrwarr verloren. Um all dies zu vermeiden wurden Dokumentenmanagementsysteme geschaffen. Sie sollen bei all diesen Problemen ein für alle Mal Abhilfe schaffen. Diese werden auf allen Rechnern eines Unternehmens installiert und ermöglichen es so, dass jeder Anwender zu jeder Zeit und von überall aus Zugriff auf bestimmte Dokumente hat und diese bearbeiten kann. 

Vorteile von DMS

Ein wesentlicher und entscheidender Vorteil von DMS ist sicher die sich ergebende Transparenz in der Nutzung. Jedes Dokument wird mit zusätzlichen Informationen versehen, sodass jeder Mitarbeiter immer sehen kann, wann und wer zu Letzt etwas an dem Dokument verändert hat. Somit ist jeder Arbeitsschritt protokolliert und kann nachvollzogen werden. Dadurch werden zudem Dopplungen in den Datenbeständen verhindert und unerwünschte Überschreibungen werden vermieden.

Letztere werden auch durch eine weitere Funktion von DMS eingeschränkt. Durch die Vergabe von Zugangsberechtigungen kann nicht jeder Mitarbeiter auf jedes Dokument zugreifen und dieses versehentlich verändern oder löschen. Gleichsam wird ein unternehmensweiter Zugang auf alle freigegebenen Daten gewährleistet, mittlerweile auch oftmals mobil.

So können alle die benötigten Dokumente zu jeder Zeit direkt bearbeiten und finden. Denn das ist ein weiterer Vorteil. Lange Suchzeiten fallen weg, da alle Dokumente an einem bestimmten, für sie vorgesehenen Ablageort, zu finden sind und über eine extra Suchfunktion direkt gefunden werden kann. Unzählige weitere Vorteile können durch ein DMS genutzt werden und sparen dem Unternehmen eine Menge Zeit und letztlich Geld. 

DMS im Einzelhandel

Was ist nun also für den Einzelhandel besonders wichtig. Nun, neben den zuvor aufgeführten Vorteilen, die ungeteilt auch für den Einzelhandel gelten, gibt es noch weitere wichtige Argumente für eine DMS gerade im Einzelhandel. Denn hier ist Zeit bares Geld. Jegliche Zeitersparnis und jede Vereinfachung von Arbeitsprozessen lässt Ressourcen für andere Bereiche frei werden und ein DMS unterstütz genau dabei. Dies tuen sie neben genannten Funktionen zum Beispiel auch durch diverse Vorlagen die im System bereitgestellt werden.

Mit einer Vielzahl von Mustern wird die Erstellung von Dokumenten dadurch massiv vereinfacht. Ein jedoch noch entscheidenderer Vorteil von DMS liegt in der Fähigkeit vom revisionsgesicherten Aufbewahren von Dokumenten. Es gibt diverse Dokumente die aufbewahrungspflichtig sind. Diese unterliegen gewissen Regeln, die selbstverständlich auch für die digitale Archivierung gelten.

Zu diesen Dokumenten gehören beispielsweise alle Handels- und Geschäftsbriefe oder auch Zollanmeldungen etc. Diese werden durch das System gesichert und im Rahmen der ihnen zu Grunde liegenden Aufbewahrungsfristen gespeichert. Darüber hinaus können DM-Systeme mit CRM-Systemen verknüpft werden, sodass auch dem Kundendienst alle relevanten Informationen bei Anruf eines Kunden vorliegen. Dadurch kann das Anliegen des Kunden deutlich schneller und zufrieden stellender beantwortet werden. 

ERP-Systeme, wie eingangs schon erwähnt, verfügen meist über eine integrierte DM-Funktion. So kann ein ganzheitliches Bild vom Unternehmen gezeichnet werden und sämtliche Prozesse werden massiv verschlankt. Der Einzelhandel profitiert massiv vom Einsatz solcher Dokumentenmanagementsysteme.