Die Nutzungsdauer einer ERP-Software

Abschreibung der ERP-Software und tatsächliche Nutzungsdauer: Wie lange halten ERP-Systeme und was beeinflusst ihre Nutzungsdauer?

Die Vorteile eines ERP-Systems liegen auf der Hand. Im Zeitalter der Digitalisierung ist die Nutzung einer geeigneten Business Software notwendig, um sämtliche Prozesse stets im Blick zu behalten, Optimierungspotenziale aufzudecken, Kosten zu sparen und für zufriedene Kunden zu sorgen. Doch wie lange halten ERP-Systeme eigentlich und wann wird es Zeit für einen Wechsel? Mit diesen Fragen befassen wir uns im Folgenden.

Inhaltsverzeichnis

• Nutzungsdauer
• Regelmäßige Updates
• Hardware-Wartung
• Datenpflege
• ERP-Wechsel

Nutzungsdauer einer ERP-Software

Die Frage nach der Nutzungsdauer einer ERP-Software lässt sich leider nicht pauschal beantworten. Wie lange eine Lösung hält - oder halten sollte - ist hoch individuell.

Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer

In puncto Abschreibung der ERP-Software wird beispielsweise eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 5 Jahren angenommen. Bei dem System handelt es sich um ein immaterielles Wirtschaftsgut. Dieses kann gemäß § 7 Abs. 1 Satz 1 EStG nur linear abgeschrieben werden.

In anderen Zusammenhängen kann die Nutzungsdauer wesentlich länger bemessen werden - oder auch deutlich kürzer, wenn sich beispielsweise kurzfristig die Anforderungen drastisch ändern. In manchen Berichten online findet sich sogar eine potenzielle Nutzungsdauer von 15-20 Jahren.

Wie lange hält ERP-Software wirklich?

Das Stichwort ist hier jedoch „potenziell“ – Denn wie lange eine ERP-Software im Einzelfall hält, hängt von vielen Faktoren ab. Mit diesen wollen wir uns im Folgenden einmal näher auseinandersetzen. Es lässt sich jedoch vorwegnehmen, dass ERP-Systeme grundsätzlich auf eine langfristige Nutzungsdauer ausgelegt ist. Letztlich gilt sie nicht unbegründet als Rückgrat der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur. 

Lange Nutzungsdauer im Interesse des Unternehmens

Daher ist es auch nur im Interesse des eigenen Unternehmens, die ERP-Software möglichst lange für eine weitere Nutzung im Geschäftsalltag fit zu halten. Hinzu kommt, dass die Anschaffung einer neuen ERP-Software immer mit einem (finanziellen) Aufwand verbunden ist. Allein die Suche nach einer geeigneten Software, die den individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens gerecht wird, nimmt in der Regel einige Zeit in Anspruch. 

Doch welche Maßnahmen können Unternehmen proaktiv ergreifen, um eine lange Nutzungsdauer zu begünstigen? Zunächst sollte herausgestellt werden, dass ERP-Software Unternehmen nur von Vorteil ist, wenn sie nach wie vor zeitgemäß ist und weiterhin das Anforderungsprofil des Unternehmens abdeckt.

Regelmäßige Updates

Da sich jedoch Märkte, wirtschaftliche Gegebenheiten und somit auch die Anforderungen von Unternehmen ändern, muss auch die ERP-Software stetig angepasst werden. Aus diesem Grund veröffentlichen Anbieter regelmäßig Updates und Upgrades. 

Abhängig von den Rahmenbedingungen ist der Zugang zu diesen Releases jedoch nicht automatisch gewährleistet und wird daher formell über Wartungsverträge bzw. Service Level Agreements (SLAs) zwischen Anbieter und Unternehmen bestimmt. Entsprechend hohe Serviceleistungen sind in der Regel auch mit höheren Kosten verbunden. Vor dem Hintergrund einer langen Nutzungsdauer ist es jedoch empfehlenswert, diese Leistungen nach Möglichkeit in Anspruch zu nehmen. 

Updates: Wann und wie oft?

In der ERP-Branche ist es üblich, durchschnittlich einmal im Jahr ein kleineres Release auf den Markt zu bringen. Dies beinhaltet meist kleinere technische Anpassungen oder Bugfixes und wird auch als Minor Release bezeichnet. Größere Updates und neue Versionen, die den sich wandelnden Anforderungen gerecht werden sollen, werden durch Major Releases ca. alle 3 - 4 Jahre veröffentlicht.

Datenschutz

Grundsätzlich gesprochen ist es nicht zwingend notwendig, jedes kleine Update der eigenen ERP-Software in Anspruch zu nehmen, sofern das System nach wie vor das Anforderungsprofil des Unternehmens abdeckt. 

Unternehmen sollte jedoch bedenken, dass der übliche Support einer ERP-Software oftmals nicht über eine Spanne von zwei Major Releases hinausgeht. Somit ist der Einsatz veralteter ERP-Software nicht nur beispielsweise aus datenschutzrechtlicher Sicht ggf. bedenklich. Unternehmen sind in diesem Fall auch früher oder später auf sich allein gestellt. 

Wartung der Hardware

Über Wartungsverträge und SLAs hinaus gibt es jedoch einige Maßnahmen, die Unternehmen intern zur Begünstigung einer langen Lebensdauer ergreifen können. Ist beispielsweise eine lokale ERP-Software im Einsatz, sollte die Hardware regelmäßig gewartet werden, um die Nutzungsdauer der (Computer)Hardware entsprechend zu verlängern. Dazu gehört auch die regelmäßige Wartung aller „Hilfsmittel“, wie beispielsweise der Klimatisierung des Serverraumes. 

Dies ist insbesondere durch den Klimawandel steigende Temperaturen und heißere Sommer von Relevanz. Überhitzt ein Server, kann dieser schlimmstenfalls vollständig ausfallen und muss ersetzt werden. Dies ist nicht nur kostspielig, sondern schränkt auch den Weiterlauf des Geschäfts zunächst gravierend ein. 

Regelmäßige Datenpflege

Des Weiteren sollten Unternehmen wert auf eine regelmäßige und gründliche Datenpflege legen, welche im hektischen Geschäftsalltag oft zu kurz kommt. Zwar gefährdet eine optimierungsbedürftige Datenqualität nicht unmittelbar eine lange ERP-Nutzungsdauer. Doch eine entsprechende Datenqualität ist maßgeblich für die Vorteile, die Unternehmen aus der regelmäßigen Nutzung einer ERP-Software ziehen. 

Nicht ohne Grund werden Daten auch als Öl des 21. Jahrhunderts bezeichnet. ERP-Software wird zunehmend auch als leistungsstarkes Analysetool genutzt, mittels dessen Geschäftsprozesse maßgeblich verbessert werden können. Die Ergebnisse einer Analyse bieten jedoch kaum einen Mehrwert, wenn die Analyse selbst auf verfälschten Daten besteht. 

Verwandt: 4 Tipps für eine effiziente Stammdatenpflege im ERP 

Wann ist es an der Zeit für einen ERP-Wechsel?

Letztlich sollten Unternehmen sollten Unternehmen jedoch eine realistische Sicht auf die die Lebensdauer einer ERP-Software waren. Obwohl entsprechende Maßnahmen maßgeblich zur Verlängerung der Nutzungsdauer einer ERP-Software beitragen können, ist es früher oder später an der Zeit für einen Wechsel zu einer zeitgemäßen Alternative. Zu diesem Zeitpunkt hat sich jedoch bei entsprechender Pflege die Investition in das Legacy-System meist längst ausgezahlt. Früher oder später auf ein neues System zurückzugreifen gehört zum Lauf der Dinge.

Mit der Zeit gehen

Unternehmen sollten nicht an einem veralteten System festhalten, nur, weil es ihnen lange gute Dienste erwiesen hat. Vielmehr geht es bei der Verlängerung der Lebensdauer primär darum, sicherzustellen, dass das System auch so lange fit bleibt, wie es auch einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt. Kommen neue Geschäftsbereiche dazu und können diese vom System nicht mehr abgebildet werden und ist auch die Nutzung entsprechender Add-Ons zu umständlich oder kostspielig, ist es ggf. Zeit für ein neues System.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass man keine pauschal geltende Aussage über die Nutzungsdauer einer ERP-Software machen kann. Diese hängt von vielen individuellen Faktoren ab und kann durch proaktive Maßnahmen maßgeblich verlängert werden. Für die Abschreibung ist eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 5 Jahren anzunehmen.