Wie lange können wir die neue ERP-Software nutzen?

Die Antwort auf diese Frage sowie Faktoren, die sich positiv auf die Lebensdauer einer ERP-Software auswirken, finden Sie hier.

In Zeiten von Globalisierung, Digitalisierung und konkurrenzstarken Märkten geprägt von wachsenden Kundenerwartungen hat sich die Nutzung leistungsstarker Unternehmenssoftware zunehmend zu einem Wettbewerbsvorteil entwickelt. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Anschaffung einer ERP-Software, die ihren Anforderungen gerecht wird. Doch wie lange kann eine solche Software genutzt werden? 

Die Investition soll sich auszahlen

Letztlich stellt die Neuanschaffung einer Unternehmenssoftware durch den Ausmaß des Projektes immer eine nicht zu unterschätzende Investition dar, die sich langfristig auszahlen soll. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit der Nutzungsdauer von ERP-Software auseinandersetzen und aufzeigen, wie Unternehmen proaktiv zur Verlängerung ihrer Lebenszeit beitragen können. 

Inhaltsverzeichnis

• ERP Definition 
• Nutzungsdauer einer ERP-Software 
• Faktoren, die eine lange Nutzungsdauer begünstigen 
• Was können Unternehmen tun? 
• Fazit: Unternehmen haben Einfluss auf die Nutzungsdauer 

ERP Definition

Das Akronym ERP bezeichnet das Enterprise-Ressource-Planning bzw. die Geschäftsressourcenplanung. Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen Zeit an benötigter Stelle in korrekter Qualität und Quantität und mit den richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen. 

Was ist ERP-Software?

Zur Realisierung dieser Aufgabe kommt heutzutage meist ERP-Software zum Einsatz. Moderne ERP-Software ermöglicht es, alle relevanten Geschäftsprozesse digital abzubilden. So entsteht eine Art digitales Abbild des gesamten Unternehmens. 

Die Prozesse lassen sich dann innerhalb des Systems 

• Verwalten 
• Steuern 
• Optimieren/ Verschlanken 
• Automatisieren

Auf diese Weise werden wertvolle Ressourcen eingespart, welche dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. Durch eine effizientere Abwicklung der Geschäftsprozesse entsteht so langfristig ein Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern. 

Um sich dem stetig wachsenden Wettbewerb weiterhin stellen zu können und auch in Zukunft profitabel zu operieren, entscheiden sich daher immer mehr Unternehmen für den Einsatz einer ERP-Software. Doch wie lange ist diese Software nutzbar? 

Nutzungsdauer einer ERP-Software

Leider lässt sich diese Frage wie so oft nicht pauschal beantworten. Im Zusammenhang einer Abschreibung für buchhalterische Zwecke wird beispielsweise laut Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller standardisiert meist eine Nutzungsdauer von fünf Jahren angenommen. Doch entspricht dies auch der Realität? 

Wie lange hält ERP-Software wirklich?

Tatsächlich handelt es sich hier nur um einen generellen Richtwert, den es zur Berechnung der linearen Abschreibung pro Jahr bedarf. In anderen

Zusammenhängen kann die Nutzungsdauer wesentlich länger bemessen werden. So nennt it-zoom in einem Bericht zur Halbwertszeit von ERP-Software beispielsweise einen potenzielle Nutzungsdauer von 15- 20 Jahren. Das Stichwort ist hier jedoch „potenziell“ – Denn wie lange eine ERP-Software im Einzelfall hält, hängt von vielen Faktoren ab. Mit diesen wollen wir uns im Folgenden einmal näher auseinandersetzen. 

ERP-Software: Ausgelegt auf eine langfristige Nutzung

Es lässt sich jedoch vorwegnehmen, dass ERP-Software grundsätzlich auf eine langfristige Nutzungsdauer ausgelegt ist. Letztlich gilt sie nicht unbegründet als Rückgrat der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur. 

Lange Nutzungsdauer der ERP-Software ist im Interesse des Unternehmens

Daher ist es auch nur im Interesse des eigenen Unternehmens, die ERP-Software möglichst lange für eine weitere Nutzung im Geschäftsalltag fit zu halten. 
Hinzu kommt, dass die Anschaffung einer neuen ERP-Software immer mit einem (finanziellen) Aufwand verbunden ist. Allein die Suche nach einer geeigneten Software, die den individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens gerecht wird, nimmt in der Regel einige Zeit in Anspruch. 

Faktoren, die eine lange Nutzungsdauer begünstigen

Doch welche Maßnahmen können Unternehmen proaktiv ergreifen, um eine lange Nutzungsdauer zu begünstigen? 

Die ERP-Software muss zeitgemäß sein

Zunächst sollte herausgestellt werden, dass ERP-Software Unternehmen nur von Vorteil ist, wenn sie nach wie vor zeitgemäß ist und weiterhin das Anforderungsprofil des Unternehmens abdeckt. Da sich jedoch Märkte, wirtschaftliche Gegebenheiten und somit auch die Anforderungen von Unternehmen ändern, muss auch die ERP-Software stetig angepasst werden.

Aus diesem Grund veröffentlichen Anbieter regelmäßig Updates und Upgrades. 
Abhängig von den Rahmenbedingungen ist der Zugang zu diesen Releases jedoch nicht automatisch gewährleistet und wird daher formell über Wartungsverträge bzw. Service Level Agreements (SLAs) zwischen Anbieter und Unternehmen bestimmt.

Entsprechend hohe Serviceleistungen sind in der Regel auch mit höheren Kosten verbunden. Vor dem Hintergrund einer langen Nutzungsdauer ist es jedoch empfehlenswert, diese Leistungen nach Möglichkeit in Anspruch zu nehmen. 

Wie oft sollte ERP-Software geupdated werden?

In der ERP-Branche ist es üblich, durchschnittlich einmal im Jahr ein kleineres Release auf den Markt zu bringen. Dies beinhaltet meist kleinere technische Anpassungen oder Bugfixes und wird auch als Minor Release bezeichnet. Größere Updates und neue Versionen, die den sich wandelnden Anforderungen gerecht werden sollen, werden durch Major Releases ca. alle drei – vier Jahre veröffentlicht.

Grundsätzlich gesprochen ist es nicht zwingend notwendig, jedes kleine Update der eigenen ERP-Software in Anspruch zu nehmen, sofern das Systeme nach wie vor das Anforderungsprofil des Unternehmens abdeckt. 

Unternehmen sollte jedoch bedenken, dass der übliche Support einer ERP-Software oftmals nicht über eine Spanne von zwei Major Releases hinausgeht. Somit ist der Einsatz veralteter ERP-Software nicht nur beispielsweise aus datenschutzrechtlicher Sicht ggf. bedenklich. Unternehmen sind in diesem Fall auch früher oder später auf sich allein gestellt. 

Was können Unternehmen tun?

Über Wartungsverträge und SLAs hinaus gibt es jedoch einige Maßnahmen, die Unternehmen intern zur Begünstigung einer langen Lebensdauer ergreifen können. Ist beispielsweise eine lokale ERP-Software im Einsatz, sollte die Hardware regelmäßig gewartet werden. Dazu gehört auch die regelmäßige Wartung aller „Hilfsmittel“, wie beispielsweise der Klimatisierung des Serverraumes. 

Wartung der Hardware bei lokalen ERP-Systemen

Dies ist insbesondere durch den Klimawandel steigende Temperaturen und heißere Sommer von Relevanz. Überhitzt ein Server, kann dieser schlimmstenfalls vollständig ausfallen und muss ersetzt werden. Dies ist nicht nur kostspielig, sondern schränkt auch den Weiterlauf des Geschäfts zunächst gravierend ein. 

Regelmäßige Datenpflege

Des Weiteren sollten Unternehmen wert auf eine regelmäßige und gründliche Datenpflege legen, welche im hektischen Geschäftsalltag oft zu kurz kommt. Zwar gefährdet eine optimierungsbedürftige Datenqualität nicht unmittelbar eine lange ERP-Nutzungsdauer. Doch eine entsprechende Datenqualität ist maßgeblich für die Vorteile, die Unternehmen aus der regelmäßigen Nutzung einer ERP-Software ziehen. 

Nicht ohne Grund werden Daten auch als Öl des 21. Jahrhunderts bezeichnet. ERP-Software wird zunehmend auch als leistungsstarkes Analysetool genutzt, mittels dessen Geschäftsprozesse maßgeblich verbessert werden können. Die Ergebnisse einer Analyse bieten jedoch kaum einen Mehrwert, wenn die Analyse selbst auf verfälschten Daten besteht. 

Nichts ist für die Ewigkeit

Letztlich sollten Unternehmen sollten Unternehmen jedoch eine realistische Sicht auf die die Lebensdauer einer ERP-Software waren. Obwohl entsprechende Maßnahmen maßgeblich zur Verlängerung der Nutzungsdauer einer ERP-Software beitragen können, ist es früher oder später an der Zeit für einen Wechsel zu einer zeitgemäßen Alternative. Zu diesem Zeitpunkt hat sich jedoch bei entsprechender Pflege die Investition in das Legacy-System meist längst ausgezahlt. 

Fazit: Unternehmen haben Einfluss auf die Nutzungsdauer

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass man keine pauschal geltende Aussage über die Nutzungsdauer einer ERP-Software machen kann. Diese hängt von vielen individuellen Faktoren ab und kann durch proaktive Maßnahmen maßgeblich verlängert werden. 

SLAs, Wartungsmaßnehmen und Datenpflege

Welche Maßnahmen es zu ergreifen gilt, lässt sich jedoch ebenso wenig verallgemeinern. So hängt der jeweilige Wartungs- und Instandhaltungsaufwand beispielsweise stark vom jeweiligen Nutzungs- und Lizenzmodell des ERP ab. Während bei einer lokalen ERP-Software Maßnahmen in Eigenregie ergriffen werden müssen, liegt die Verantwortung bei einer ERP-Software aus der Cloud beim Anbieter. 

Unternehmen sollten diese Faktoren bereits bei der Wahl einer geeigneten ERP-Software bedenken und für sie geeignete SLAs abschließen. Unabhängig vom Nutzungs- und Lizenzmodell begünstigt eine regelmäßige Datenpflege und die daraus resultierende erhöhte Datenqualität einen hohen Mehrwert der ERP-Software für das Unternehmen.