Über welche Funktionen sollte eine ERP-Software verfügen?

Der ERP-Markt ist vielfältig. Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, über die eine ERP-Software verfügen sollte.

Wer sich etwas näher mit ERP-Software auseinandersetzt wird schnell gewahr, dass der Markt eine ganze Vielfalt unterschiedlicher Systeme bereithält. Vielen Unternehmen fällt daher die Wahl eines geeigneten Systems zunehmend schwer. 

Eines der wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines geeigneten Systems ist der Funktionsumfang. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit möglichen Funktionen einer ERP-Software auseinandersetzen. Zunächst sollte jedoch einmal definiert werden, wobei es sich bei einem ERP-System konkret handelt. 

Inhaltsverzeichnis

• ERP Definition: Was ist ERP-Software?
• Geschäftsbereich-spezifische Funktionen einer ERP-Software
• Individuelle Anforderungsprofile
• Automatisierungen
• Analysen 
• Prozessoptimierungen
• Fazit: Von diesen ERP-Funktionen profitiert jedes Unternehmen

ERP Definition: Was ist ERP-Software?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning. Hierbei handelt es sich um eine unternehmerische Aufgabe, die im Deutschen auch als Geschäftsressourcenplanung bezeichnet wird. Sie befasst sich damit, geschäftsrelevante Ressourcen zur richtigen Zeit an richtiger Stelle in benötigter Qualität und Quantität zur Verfügung zu stellen. 

Was leistet ERP-Software?

ERP-Software ermöglicht es Unternehmen, diese Aufgabe softwaregestützt umzusetzen. Innerhalb der ERP-Software können alle unternehmensrelevanten Prozesse zentral abgebildet werden. Es entsteht eine Art digitales Abbild des Unternehmens mit all seinen Prozessen. Diese können dann im System gesteuert, verschlankt, optimiert und automatisiert werden. 

Auf diese Weise können Ressourcen eingespart werden, welche dann wiederum an anderer Stelle im Unternehmen gewinnbringender eingebracht werden können. 

Geschäftsbereich-spezifische Funktionen einer ERP-Software

Es wird deutlich, dass ERP-Software über überaus extensive Funktionsumfänge verfügen kann. Letzten Endes müssen sie in der Lage sein, Prozesse aller Unternehmensbereiche und Abteilungen abzubilden. Viele dieser Prozesse sind zudem hoch komplex und involvieren weitaus mehr als einen separaten Geschäftsbereich. 

Module einer ERP-Software

Innerhalb der ERP-Software gibt es meist unterschiedliche Teilbereiche, die sich speziell mit den Aufgaben eines bestimmten Geschäftsbereiches auseinandersetzen. In manchen Fällen werden diese Bereiche auch als Module bezeichnet. 
Auf diese Weise ist ERP-Software bzw. ihre unterschiedlichen Teilbereiche mit Funktionen ausgestattet, die für die Arbeit in der jeweiligen Abteilung relevant sind. Beispiele für die abzudeckenden Teilbereiche sind: 

• Beschaffung 
• Vertrieb 
• Controlling 
• Produktion 
• Finanz- und Rechnungswesen
• Personalwesen / HRM
• Marketing
• Warenwirtschaft 
• Business Intelligence (BI)
• Kundenservice

Doch nicht jedes Unternehmen benötigt Funktionen aus jedem Teilbereich. So profitiert ein reines Handelsunternehmen beispielsweise nicht von einer ERP-Software mit diversen Produktionsfunktionen.

Individuelle Anforderungsprofile

Aus diesem Grund lässt sich kaum pauschalisieren, über welche Geschäftsbereich-spezifischen Funktionen adäquates ERP-Software verfügen sollte. Letztlich sind die Anforderungsprofile von Unternehmen so individuell wie die Unternehmen selbst. 

Funktionsarten

Daher wollen wir an dieser Stelle den Schwerpunkt nicht auf konkrete Funktionen legen, die einem bestimmten Geschäftsbereich zu Gute kommen. Unternehmen, die nicht über diesen Geschäftsbereich verfügen, nutzen entsprechende Funktionen wenig. 
Vielmehr wollen wir uns an dem konkreten Nutzen verschiedener Funktionskategorien orientieren, von dem potenziell diverse Geschäftsbereiche profitieren können. Ein Beispiel dafür sind Funktionen, die Prozesse oder bestimmte Teile von ihnen automatisieren. 

Automatisierungen

Inwiefern Unternehmen von Automatisierungen profitieren, liegt auf der Hand. Läuft ein Vorgang automatisch ab, werden keine personellen Ressourcen für dessen Durchführung benötigt. Mitarbeiter können sich stattdessen anderen, potenziell gewinnbringenderen Aufgaben zuwenden. 

Beispiele aus der Praxis

Ein Beispiel für einen Prozess, der mittels ERP-Software automatisiert werden kann, findet sich im Bereich der Beschaffung. Innerhalb einer vollintegrierten ERP-Software können unter anderem Lagerbestände verwaltet werden. Unternehmen haben oftmals die Möglichkeit, innerhalb des Systems einen Schwellenwert für bestimmte Ware zu definieren. 

Fällt der Bestand unter diesen Schwellenwert, kommt es zu einer automatisierten Nachbestellung bei einem zuvor definierten Lieferanten. Je nach System und Einstellung kann dieser Prozess nahezu in Gänze automatisiert werden oder an mehreren Stellen noch manuelle Eingriffe erfordern. 
Auf diese Weise können auch administrative Routineaufgaben vieler anderen Bereiche automatisiert werden. Von einfachen Autofill-Funktionen bis hin zu vollständig automatisierten Bestellvorgängen sparen Unternehmen so im Tagesgeschäft wertvolle Zeit. 

Analysen

Weitere, wichtige Funktionen stellen im ERP-System Methoden zur Analyse dar. Als Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur liegen im ERP-System sämtliche geschäftsrelevanten Daten. Diese können mit diversen Funktionen analysiert werden, um Unternehmen einen Überblick über die aktuelle Situation zu verschaffen. 

Analysen in der Praxis

Beispielsweise im Controlling sind Analysen von besonderer Bedeutung. Controller treffen strategisch relevante Entscheidungen darüber, welchen Bereichen welche finanziellen Mittel zur Verfügung gestellt werden. Sie können beispielsweise durch die Verwendung von Kennzahlen und OLAP-Analysen fundierte Entscheidungen getroffen werden. 

Analysefunktionen können unternehmensweit vielen Geschäftsbereichen zu Gute kommen. Beispielsweise orientieren sich viele Vertriebler zur Erreichung der Vertriebsziele an Kennzahlen. Doch auch im Marketing sind Analysen von besonderer Relevanz. Sie helfen Unternehmen, Entwicklungen in Kundenpräferenzen sowie im gesamten Markt besser zu erfassen und zu verstehen.

Prozessoptimierungen

Grundlage der Prozessoptimierung ist die Niederlegung des klassischen „Abteilungsdenkens“. Geschäftsbereiche dürfen nicht isoliert sondern als Teil eines Prozessablaufes betrachtet werden. Es geht darum, den gesamten Prozess zu optimieren. 

Prozessoptimierungen in der ERP-Software

Als abteilungsübergreifendes Verbindungsstück eignet sich eine ERP-Software optimal zur Optimierung von Prozessen. Tatsächlich ist eine ganzheitliche Optimierung komplexer Geschäftsprozesse ohne softwareseitige Unterstützung heutzutage nicht mehr denkbar. 

Zunächst muss im Rahmen einer Prozessanalyse der IST-Zustand eines Prozesses erfasst werden. ERP-Software bietet dafür meist diverse Möglichkeiten zur Prozessmodellierung. Um nun den IST-Zustand zu quantifizieren, kommen wieder Kennzahlen (KPIs) zum Einsatz. Anhand dieser KPIs wird die Leistungsfähigkeit bzw. Qualität bestehender Prozesse bewertet. 

Anhand dieser Prozessbeschreibung lässt sich dann innerhalb der Software ein sogenanntes Prozessogramm – auch Prozesslandkarte genannt – erstellen. Diese Landkarte dient nun als Bezugsbasis für die Durchführung von Optimierungen. 

Prozessoptimierung in der Praxis

Auf diese Weise können gezielt ineffiziente Prozesse identifiziert und optimiert werden. Dies betrifft sowohl abteilungsinterne als auch abteilungsübergreifende Prozesse.

Durch die fortlaufende Pozessoptimierung bestehender Workflows in der ERP-Software können Unternehmen so wertvolle Ressourcen in den unterschiedlichsten Bereichen einsparen. Diese können dann wiederum an anderer Stelle zielführend eingesetzt werden. 

Fazit: Von diesen ERP-Funktionen profitiert jedes Unternehmen

Es lässt sich festhalten, dass unterschiedliche Unternehmen von jeweils anderer ERP-Funktionen profitieren. 

Anforderungen variieren

So ziehen manche Unternehmen einen besonders großen Nutzen aus ERP-Software mit einem extensiven Funktionsumfang im Bereich der Beschaffung. 
Für andere Unternehmen hat die Beschaffung aus strategischer Sicht einen vergleichsweise geringen Stellenwert. Aus diesem Grund lässt sich nicht pauschalisieren, über welche konkreten Funktionen bzw. Module eine ERP-Software in jedem Fall verfügen sollte. 

Wichtige Funktionskategorien

Funktionen lassen sich jedoch in grundlegende Funktionskategorien gliedern, von denen nahezu alle Geschäftsbereiche und somit auch eine Vielzahl unterschiedlicher Unternehmen profitieren. Hierbei handelt es sich unter anderem um:

• Automatisierungen 
• Analysen 
• Prozessoptimierungen

Inwieweit Funktionen einer einzelnen Kategorie im ERP-System verfügbar sind, kann je nach System stark variieren. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen zunächst bewusst machen, was im Detail durch die Einführung einer neuen ERP-Software erreicht werden soll. Auf Basis dieser definierten Ziele kann dann eine Vorauswahl getroffen werden. 

Letztlich sollten sich Unternehmen vor einer endgültigen Entscheidung immer mit dem jeweiligen Anbieter beraten und diesem mit dem eigenen Anforderungsprofil vertraut machen. Auf diese Weise stellen Unternehmen sicher, ein für sie geeignetes System mit entsprechend benötigten Funktionen auszuwählen.