Kosten: Können wir uns ERP-Software leisten?

Mit dieser Frage setzen sich die meisten Unternehmen früher oder später auseinander. Antworten finden Sie hier.

Im Zeitalter der Digitalisierung setzen mittlerweile viele Unternehmen auf ERP-Software. Doch vor allem Unternehmen mit begrenzten finanziellen Mitteln zögern gar zu oft mit der Einführung eines solchen Systems. Dabei sind es meist genau jene Unternehmen, die besonders von einer ERP-Software profitieren könnten. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit den möglichen Kosten einer ERP-Software auseinandersetzen und aufzeigen, warum der Kostenfaktor nicht zwischen Unternehmen und einer ERP-Software stehen sollte. Zunächst sollte jedoch definiert werden, worum es sich bei einem ERP-System eigentlich genau handelt. 

Inhaltsverzeichnis

• Anschaffungskosten 
  • Der ERP-Markt 
• Plattformen 
  • On-Premises Kosten 
  • Hosted Kosten 
  • Cloud Kosten 
• Kostenlose ERP-Software
  • Open-Source ERP

Anschaffungskosten einer ERP-Software

Die Anschaffungskosten sind jene Kosten, die unmittelbar im Zuge der Einführung eines neuen ERP-Systems entstehen. Oft herrscht die Annahme, die Anschaffungskosten für ein solches System wären in der Regel sehr hoch und daher vor allem für kleinere Unternehmen nicht tragbar. Tatsächlich kann die Anschaffung einer ERP-Software durchaus ins Geld gehen. 

Der ERP-Markt ist groß

Leistungsstarke ERP-Systeme renommierter Anbieter wie SAP oder Salesforce kommen daher oftmals für Unternehmen mit eingeschränkter Liquidität nicht unbedingt in Frage. Doch hierbei handelt es sich lediglich um einen Bruchteil verfügbarer Systeme - denn der ERP-Markt ist vielfältig und bietet für nahezu jedes Unternehmen eine geeignete Lösung. 

ERP-Plattformen: Cloud, On-Premises oder hosted?

Die Anschaffungskosten einer ERP-Software hängen maßgeblich vom jeweiligen Nutzungs- und Lizenzmodell ab. Grundsätzlich ist dabei zwischen:

1. On-Premises oder lokaler
2. Gehosteter
3. Cloud-basierter

ERP-Software zu unterscheiden. Diesen wollen wir uns im Folgenden einmal im Einzelnen näher annehmen. 

1. Die Kosten einer On-Premises-ERP-Software…

Die Anschaffungskosten einer On-Premises ERP-Software sind im vergleich zu allen anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen relativ hoch. Das liegt daran, dass sich sowohl Hard- und Software im Besitz des Unternehmens befinden. Dementsprechend müssen diese zunächst im Rahmen der Einführung erworben werden. 

2. …vs. einer gehosteten… 

Bei einem gehosteten ERP-System muss die Software nach wie vor vom Anbieter erworben werden. Dafür entfallen die Anschaffungskosten der Server. Die Server werden stattdessen von einem externen Dienstleister angemietet. So haben sich einige Unternehmen mittlerweile auf das sogenannte Server-Hosting spezialisiert. Unternehmen zahlen (in der Regel monatlich) Beiträge an den Dienstleister für die Nutzung dessen Server. Im Preis enthalten sind auch sämtliche Kosten, die dem Anbieter durch Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen entstehen. 

3. …vs. einer Cloud-basierten

Die Anschaffungskosten einer Cloud-basierten ERP-Software sind im Vergleich zu den beiden anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen am geringsten, da sich weder Hard- noch Software des Systems im Besitz des Unternehmens befinden. Unternehmen zahlen stattdessen einen regelmäßigen Betrag an den Cloud-Betreiber für die Nutzung der ERP-Software. Sämtliche Kosten für Wartung und Instandhaltung von Hard- und Software entstehen dem Betreiber und werden mit den regelmäßig zu zahlenden Beiträgen abgegolten. So stellt Cloud-basierte ERP-Software für alle jene Unternehmen eine adäquate Alternative dar, die nicht unmittelbar über ausreichende finanzielle Mittel für die Anschaffung eines eigenen ERP-Systems verfügen. 

Kostenlose ERP-Software

Darüber hinaus gibt es zudem auch Systeme, die Unternehmen kostenlos zur Verfügung stehen. Diese Lösungen verfügen zwar häufig über einen eingeschränkteren Funktionsumfang als kostenplfichtige ALternativen, eignen sich jedoch optimal für den Einstieg in Betrieben, die bislang noch gar keine Lösung nutzen. Häufig haben Anbieter kostenpflichtiger Systeme auch kostenlose Alternativen ihrer Lösung mit eingeschränktem Funktionsumfang im Portfolio. Bei Bedarf kann so einfach auf die kostenpflichtige Version umgestiegen werden. 

Open-Source als Alternative

Auch Open-Source-ERP-Software ist eine Alternative. Bei einer Open-Source ERP-Software ist der Quelltext der Software offen und frei zugänglich. Somit lässt er sich auch von Dritten modifizieren und an die individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens anpassen. Besonders für Kleinstunternehmen können diese Systeme eine attraktive Alternative zu kostspieligeren Systemen darstellen. Es sollte jedoch beachtet werden, dass zur Anpassung des Systems entsprechenden IT-Knowhow erforderlich ist. Zudem steht meist kein „formeller“ Support zur Verfügung, wie es bei großen, namhaften Systemen der Fall ist. Stattdessen können sich Unternehmen bei Fragen und Problemen an die Open-Source Community wenden. Auf Online-Foren findet sich oftmals Abhilfe. 

Tipp: Im ERP-Vergleichstool können Sie Ihr Gesamt-Budget wie auch Ihr monatliches Budget im Filter an der linken Seite hinterlegen und sich auf Grundlage dieser Angaben passende Systeme anzeigen lassen. Hier lässt sich auch gezielt nach Open-Source Software filtern. 

Fazit: Warum sich die Anschaffung einer ERP-Software bei jedem Budget lohnt

Es lässt sich also festhalten, dass für nahezu jedes Unternehmen eine geeignete ERP-Software am Markt verfügbar ist. Auch für kleine Unternehmen mit geringem Budget lässt sich so bei näherer Suche eine adäquate ERP-Software finden, welches den Ansprüchen des Unternehmens gerecht wird. Da Unternehmen sogar kostenlose Systeme zur Verfügung stehen, lässt sich die Frage „Können wir uns eine ERP-Software finanziell erlauben?“ grundsätzlich mit „Ja“ beantworten.Wichtig ist jedoch, dass das System auch auf das jeweilige Anforderungsprofil des Unternehmens abgestimmt ist. Aus diesem Grund sollten Unternehmen im Rahmen einer ausführlichen Planungsphase zunächst konkrete Ziele definieren, die sie mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen wollen. Auf Basis dieser Ziele lässt sich dann ERP-Software identifizieren, die in der Lage sind, der Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

ERP-Auswahl: Nicht an der falschen Stelle sparen

Im Hinblick auf die Kosten eines geeigneten Systems sollten Unternehmen jedoch beachten, dass nur ein System mit ausreichendem Leistungsumfang auch langfristig den größtmöglichen Nutzen darstellen wird. Aus diesem Grund sollten Unternehmen bei der Anschaffung eines ERP-Systems nicht an der falschen Stelle sparen. Eine adäquate, auf das Unternehmen abgestimmte ERP-Software rentiert sich durch seine langfristige Nutzung im Tagesgeschäft. Daher sollten sich Unternehmen nicht allein auf Basis der geringen Kosten für ein System entscheiden sondern stattdessen abwägen, ob sich die Investition in ein leistungsstärkeres System nicht auf lange Sicht auszahlen würde.