KPIs & ROI des ERP: So messen Sie den ERP-Projekterfolg

Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Projekterfolg u.a. mithilfe der Kapitalrendite messen, und welche Faktoren sonst noch eine Rolle spielen.

Mit der Einführung einer neuen ERP-Software gehen viele Erwartungen einher. Prozesse sollen verbessert, Geschäftsabläufe optimiert und Ressourcen eingespart werden. Schließlich gehen mit der Einführung einer (neuen) ERP-Software erstmal viele potenzielle Vorteile einher. Weiterführende Informationen zu diesen finden Sie im Artikel "6 wichtige Vorteile eines ERP-Systems".

Gleichsam stellt die Einführung einer (neuen) ERP-Software immer auch eine Investition dar: Lösung und Projekt kosten sowohl Zeit als auch Geld und binden Personalressourcen ein. Wie können Unternehmen sichergehen, dass sie die aufgewendeten Mittel auch zielführend investiert haben und sich die Implementierung der neuen Software gelohnt hat? Ein Weg, diese Frage zu beantworten, ist die Berechnung des ROI.

Inhaltsverzeichnis

• ROI
• KPIs
• Mitarbeiterzufriedenheit

Was ist der ROI?

Der sogenannte Return on Investment (ROI) bezeichnet die Kapitalrendite. Hierbei handelt es sich um die Rendite, die ein Unternehmen im Verhältnis zu den aufgewendeten (finanziellen) Mitteln erzielen konnte. Der ROI lässt sich grundsätzlich auf jegliche Art der Investition übertragen und dafür berechnen; und somit auch für ERP-Projekte, die gleichsam eine Investition in die Zukunft des eigenen Betriebes darstellen.

Nutzungsdauer der ERP-Software

Im Zuge des ROI ist auch die Frage von Bedeutung, ab wann, sprich bei welcher Nutzungsdauer sich die Investition in das neue System finanziell gesprochen gelohnt hat. In diesem Zusammenhang ist von der Amortisationszeit die Rede. Die Nutzungsdauer ist jedoch einerseits sehr individuell, und andererseits im Zuge der zunehmenden Geschwindigkeit des digitalen Fortschritts in einer schnelllebigen Zeit auch Veränderungen ausgesetzt.

Aus bilanzsteuerlicher Betrachtungsweise ist eine Nutzungsdauer von 5 Jahren einzunehmen. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie im Artikel "Die Nutzungsdauer einer ERP-Software". Die tatsächliche Nutzungsdauer kann jedoch sowohl weitaus länger, als auch kürzer ausfallen. Gemäß der Haufe Group, dem Anbieter der ERP-Lösung Haufe X360, ist eine Amortisationszeit von 5-7 Jahren realistisch.

Berechnung des ROI

Zur Berechnung des ROI sind dann die finanziellen Gesamtkosten und der finanzielle Gesamtnutzen über den Zeitraum der Nutzungsdauer zu berücksichtigen. Hier gilt es, alle relevanten Faktoren und Posten zu berücksichtigen: Lizenzgebühren sind ebenso zu beachten wie spätere Wartungskosten. Auch bei der Wertschöpfung gilt es, von Umsatzsteigerungen bis Kosteneinsparungen und Automatisierungen alles zu berücksichtigen.

Der tatsächliche ROI berechnet sich dann, indem der Gewinn durch das aufgewendete Gesamtkapital geteilt wird. Das Ergebnis wird dann mit 100 multipliziert und entspricht dem Return on Investment; also der Kapitalrendite des Projektes.

Auswertung des ERP-Projektes anhand von KPIs

Neben der Kapitalrendite, welche den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes auf einen einzigen Prozentsatz reduziert, stehen Unternehmen jedoch noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung, den Projekterfolg zu beurteilen. An dieser Stelle ist der Einsatz konkreter Kennzahlen, auch Key Performance Indictor (KPI) genannt, zu erwähnen.

Die Grenzen zwischen KPIs und ROI sind nicht in allen Bereichen scharf, da beispielsweise der Umsatz einen wichtigen KPI darstellen kann, welcher sich natürlich auch auf den ROI auswirkt. Insgesamt ermöglicht die Betrachtung einzelner KPIs jedoch ein detaillierteres Bild als der bloße ROI und hilft Unternehmen zudem, Bereiche mit Optimierungspotenzialen zu erkennen.

1. IST-Analyse vor dem ERP-Projektstart

Der erste wichtige Schritt im ERP-Projekt ist die Durchführung einer umfangreichen Analyse der IST-Situation des Unternehmens. Bei dieser Analyse werden verschiedenste Kennzahlen evaluiert und sämtlich Prozesse bezüglich ihrer Beschaffenheit analysiert. Das zentrale Ziel dieser IST-Analyse ist es herauszufinden, an welchen Stellen das Unternehmen einen besonderen Optimierungsbedarf aufweist. Anhand der IST-Analyse werden auch die konkreten Ziele formuliert, die mit dem ERP-System erreicht werden sollen. 

So sind eben jene Ziele ein ersterer wichtiger Indikator für die spätere Bewertung des Erfolges. Neben diesen sind vor allem jedoch die ermittelten Kennzahlen für eine detaillierte spätere Auswertung wichtig. Je mehr Kennzahlen hier festgehalten und ermittelt werden, desto genauer kann das Projekt am Ende bewertet werden. 

2. IST-Analyse unmittelbar nach Implementierung

Um feststellen zu können, ob das neue ERP mit all seinen Funktionen so funktioniert wie es sollte, bedarf es einer umfassenden Prüfung aller Aspekte. Es ist durchaus möglich, dass es nach der eigentlichen Implementierung an der einen oder anderen Stelle noch nachgearbeitet werden muss. Je nach Umfang und Komplexität des implementierten Systems treten solche Fehler und notwendigen Anpassungen mal weniger häufig und mal häufiger auf. Eine umfangreiche Analyse der IST-Situation kann dabei helfen, diese zu identifizieren und zu beheben. 

3. Analyse der ERP-Software nach einiger Betriebszeit

Damit Sie sicherstellen können, dass Ihr ERP-System am Ende genau das leistet, was Sie sich im Vorfeld von diesem versprochen haben, sollten Sie das gesamte System nach einiger Zeit in Betrieb nochmals einer umfassenden IST-Analyse unterziehen. Die zuvor evaluierten Kennzahlen werden nun mit den aktuellen verglichen und auch die gesteckten Ziele werden hinsichtlich Ihrer Erfüllung überprüft.

Gleichsam ist es wichtig eben diese Schwachstellen aufzuspüren und zu beseitigen, um sicher stellen zu können, dass Sie auch wirklich das Maximum aus Ihrer ERP-Lösung holen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Analyse der IST-Situation in regelmäßigen Abständen zu wiederholen. So erhalten Sie am Ende eine valide Aussage darüber, ob Ihr ERP-Projekt erfolgreich gewesen ist. 

Mitarbeiterzufriedenheit und User Experience

Neben "harten Fakten" wie dem erzielten ROI des Projektes oder der Entwicklung wichtiger KPIs in unterschiedlichen Bereichen lohnt sich jedoch auch ein Blick auf die User Experience. Wie zufrieden sind die Mitarbeiter eigentlich mit dem neuen System? Hat das neue System Probleme behoben, die Mitarbeitern zuvor den Arbeitsalltag erschwert und für Frust gesorgt haben? Diese Fragen lassen sich am besten über eine Befragung der User beantworten.

Mitarbeiterbefragungen durchführen

Derartige Befragungen lassen sich einfach virtuell über Survey-Tools realisieren und bieten zudem eine weitere Möglichkeit, Anregungen für potenzielle Anpassungen an späterer Stelle einzuholen. Wenngleich entsprechende Befragungen grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt durchgeführt werden können, wird erst eine Befragung einige Zeit nach der Einführung wirklichen Aufschluss über die tatsächliche Mitarbeiterzufriedenheit geben. Insbesondere in der Anfangsphase lässt sich der tatsächliche Mehrwert für die Mitarbeiter aufgrund der fehlenden Vertrautheit mit dem System noch nicht gut erfassen.

Auch hier gilt: Die Mitarbeiterzufriedenheit kann ebenfalls als KPI betrachtet werden. Es obliegt dem jeweiligen Unternehmen, eine entsprechende Priorisierung bei den zu erreichenden Zielen vorzunehmen und für sich zu definieren, welche KPIs von Relevanz sind und wie und auf welchen Niveau diese durch die Einführung einer ERP-Software möglichst erreicht werden sollen.