Woran Sie erkennen, dass Ihr ERP-Projekt erfolgreich war

Die Implementierung Ihres ERP-Systems liegt hinter Ihnen, doch wie messen Sie den Erfolg. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr ERP-Projekt evaluieren können.

Mit der Einführung einer neuen ERP-Software gehen viele Erwartungen einher. Prozesse sollen verbessert, Geschäftsabläufe optimiert und Ressourcen eingespart werden. Doch ist ein ERP-System erst einmal vollständig implementiert, sieht man sich mit einem oftmals großen Berg an Kosten für eben jenes Projekt konfrontiert. 

Wie jedoch lässt sich letztlich erkennen, ob das ERP-Projekt ein Erfolg war? Genau dieser Fragen wollen wir im folgenden Artikel einmal etwas genauer auf den Grund gehen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr ERP-Projekt evaluieren und messbar machen können. 

Im Vorfeld jedoch rufen wir uns noch einmal die allgemeinen Funktionsweisen derartigen Lösungen vor Augen, auch um besser verstehen zu können, warum die Überprüfung der Implementierung ein so wichtiges Thema darstellen kann.

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Was ist ERP-Software?
• Funktioniert Ihre ERP-Software so, wie sie es sollte? 
• 1. IST-Analyse vor dem ERP-Projektstart 
• 2. IST-Analyse unmittelbar nach Implementierung 
• 3. Analyse der ERP-Software nach einiger Betriebszeit 
• Fazit: Mehrfache Analysen unumgänglich

Definition: Was ist ERP-Software?

ERP steht im ersten Moment für den englischen Ausdruck Enterprise-Resource-Planning. Dies meint nichts anderes als die unternehmerische Aufgabe, alle dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur möglich einzuplanen. 

Unter Ressourcen werden dabei neben den eigentlichen Arbeitsmaterialien wie Maschinen, Werkzeuge und Rohstoffen auch das Personal, Immobilien oder finanzielle Mittel gefasst.

Letztlich eben sämtliche Ressourcen, über die ein Unternehmen zur Erfüllung Ihrer Geschäftsprozesse verfügen kann. 
Im Prinzip geht es um die Planung, Steuerung und Überwachung sämtlicher Prozesse im Unternehmen sowie um die optimale Bereitstellung aller dafür notwendiger Ressourcen in korrekter Beschaffenheit und Menge zur richtigen Zeit. 

ERP-Systeme helfen bei der Umsetzung

Da kaum ein Unternehmen seine eigenen Prozesse ohne Hilfe zentral steuern und überwachen kann, wird auf entsprechende Softwarelösungen zurückgegriffen. ERP-Systeme sich genau zu diesem Zweck konzipiert worden. 

Moderne ERP-Systeme bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führen diese auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Datenbank haben dann sämtliche Akteure eines Unternehmens Zugriff und alle Stellen arbeiten fortan mit denselben validen Daten. 

Schnellere Prozesse dank zentraler Daten

So können viele Prozesse per se verschlankt, zusammengeführt oder gar automatisiert werden. Durch das Aufbrechen der Abteilungsgrenzen laufen Informationen schneller umher und Prozesse können effizienter gestaltet werden. 

Aufgebaut sind ERP-Systemen zu Weilen aus verschiedenen Modulen, die verschiedene Aufgaben im Unternehmen abdecken. In Standard-ERP-Lösungen sind diese Module folgende: 

• CRM (Customer-Relationship-Management)
• Produktion
• Lagerverwaltung
• BI (Business Intelligence)
• E-Commerce
• Rechnungswesen
• DMS (Dokumentenmanagement)

Neben den hier genannten Modulen finden sich jedoch je nach Bedarf und Beschaffenheit des Unternehmens diverse weitere Module und Funktionen an. Damit ein ERP-System richtig funktionieren und seine volle Macht entfalten kann, sollten sämtliche Prozesse eines Unternehmens abgedeckt werden können. 

Branchenspezifische ERP-Lösungen 

Da Unternehmen hinsichtlich ihrer Branchenzugehörigkeit viele Unterschiede in der Beschaffenheit ihrer Geschäftsprozesse aufweisen, hat sich auch das ERP-Angebot in den letzten Jahren immer weiter ausdifferenziert.

So finden sich heute unzählige verschiedene ERP-Lösungen am Markt, die es letztlich zu einem echten Unterfangen werden lassen, das richtige System für seine Zwecke zu finden. 

Cloud oder lieber On-Premises?

Auch hinsichtlich der Datenbank und speziell deren Speicherort haben sich in den letzten Jahren vor allem zwei verschiedene Modelle herauskristallisiert. Während einige ERP-Systeme und der deren Datenbanken speziell für den lokalen Einsatz konzipiert wurden, trat in letzter Zeit das Cloud-Computing immer weiter in den Vordergrund. 

Nicht jedes Unternehmen will jedoch seine Daten in einer Cloud eines Dritt-Anbieters speichern und greift daher lieber auf lokale ERP-Lösungen zurück. Auch diese Entscheidung hängt letztlich von der Beschaffenheit des Unternehmens selbst ab und will wohl überlegt sein. 

Suche wiegt schwer

Generell hat die Ausdifferenzierung des ERP-Marktes viele Vorteile mit sich gebracht. Gleichsam hat diese jedoch auch dazu geführt, dass es heute deutlich schwieriger geworden ist, die passende Lösung für sein Unternehmen im ERP-Dschungel zu finden. 

Funktioniert Ihre ERP-Software so, wie sie es sollte?

Hat man dann nach langer Suche endlich eine passende Lösung gefunden und diese entsprechend implementiert, muss sichergestellt werden, dass diese auch wirklich die gewünschten Effekte erzielt. In der Vergangenheit kam es immer wieder, teils auch zu sehr prominenten Fällen, in denen das ERP-System einfach nicht richtig funktioniert hat. 

Kleine Fehler, große Wirkung

Nun wird man schnell zur Annahme kommen, dass sich diese Fehler schnell beheben lassen, doch liegt man hier oftmals daneben. Schon kleinere Fehler können Schäden in Millionenhöhe verursachen. Um dies zu vermeiden, gilt es das Projekt optimal vorzubereiten, zu überwachen und vor allem auch nachzubereiten.

Schwachstellen oftmals erst im Nachhinein sichtbar

Um herausfinden zu können, ob Ihr ERP-System richtig funktioniert, ist es wichtig sich auch nach der Inbetriebnahme dieser Frage zu widmen. Wie jedoch geht man dieser Frage gebührend nach? Einige Vorteile werden sich zu Weilen sehr schnell einstellen, während andere erst nach längerer Zeit sichtbar werden. 

Kennzahlen unabdingbar für Evaluation

Damit jedoch detailliert abgebildet werden kann, ob ein System funktioniert oder ob es an einigen Stellen noch hakt, bedarf es valider und aussagekräftiger Kennzahlen. Doch diese allein können noch keine Aussage über das Funktionieren eines ERP-Systems anzeigen. Vielmehr bedarf es Daten zum Vergleich. Deshalb fängt die Evaluation Ihres ERP-Projektes auch ganz am Anfang an. 

1. IST-Analyse vor dem ERP-Projektstart

Der erste wichtige Schritt in jedem ERP-Projekt ist die Durchführung einer umfangreichen Analyse der IST-Situation des Unternehmens. Bei dieser Analyse werden verschiedenste Kennzahlen evaluiert und sämtlich Prozesse bezüglich ihrer Beschaffenheit analysiert.

Wissen was optimiert werden muss

Das zentrale Ziel dieser IST-Analyse ist es herauszufinden, an welchen Stellen das Unternehmen einen besonderen Optimierungsbedarf aufweist. Anhand der IST-Analyse werden auch die konkreten Ziele formuliert, die mit dem ERP-System erreicht werden sollen. 

Ziele und Kennzahlen später wichtig

So sind eben jene Ziele ein ersterer wichtiger Indikator für die spätere Bewertung des Erfolges. Neben diesen sind vor allem jedoch die ermittelten Kennzahlen für eine detaillierte spätere Auswertung wichtig. Je mehr Kennzahlen hier festgehalten und ermittelt werden, desto genauer kann das Projekt am Ende bewertet werden. 

2. IST-Analyse unmittelbar nach Implementierung

Um feststellen zu können, ob das neue ERP mit all seinen Funktionen so funktioniert wie es sollte, bedarf es einer umfassenden Prüfung aller Aspekte. Es ist nahezu normal, dass es nach der eigentlichen Implementierung an der einen oder anderen Stelle noch nachgearbeitet werden muss. 

Fehler und Anpassungen an der Tagesordnung

Je nach Umfang und Komplexität des implementierten Systems treten solche Fehler und notwendigen Anpassungen mal weniger häufig und mal häufiger auf. Eine umfangreiche Analyse der IST-Situation kann dabei helfen, diese zu identifizieren und zu beheben. 

Abschlussanalyse wichtig

Im Normalfall wird Ihr Implementierungspartner eine derartige Analyse von sich aus anstreben, um späteren Anpassungen zu vermeiden. In jedem Fall jedoch sollten Sie darauf achten, dass Ihr neues ERP-System ausreichend getestet wird, ehe das Projekt abgeschlossen wird. 

3. Analyse der ERP-Software nach einiger Betriebszeit

Damit Sie sicherstellen können, dass Ihr ERP-System am Ende genau das leistet, was Sie sich im Vorfeld von diesem versprochen haben, sollten Sie das gesamte System nach einiger Zeit in Betrieb nochmals einer umfassenden IST-Analyse unterziehen. 

Vergleich aller Kennzahlen

Die zuvor evaluierten Kennzahlen werden nun mit den aktuellen verglichen und auch die gesteckten Ziele werden hinsichtlich Ihrer Erfüllung überprüft. Wurden Ziele nicht erreicht, gilt es auf Ursachenforschung zu gehen. Haben sich Kennzahlen verschlechtert, gilt das gleiche. 

Rationale Ursachenforschung und keine Panik

Grundsätzlich sollten Sie jedoch nicht gleich in Panik verfallen, nur weil sich einzelne Kennzahlen wohlmöglich nicht so wie gewünscht verändert haben. Oftmals müssen sich Ihre Mitarbeiter erst einmal an die neue Arbeitsweise gewöhnen oder aber das Problem lässt sich mit kleinen Anpassungen schnell beheben. 

Maximum aus ERP-System rausholen

Gleichsam ist es wichtig eben diese Schwachstellen aufzuspüren und zu beseitigen, um sicher stellen zu können, dass Sie auch wirklich das Maximum aus Ihrer ERP-Lösung holen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Analyse der IST-Situation in regelmäßigen Abständen zu wiederholen. So erhalten Sie am Ende eine valide Aussage darüber, ob Ihr ERP-Projekt erfolgreich gewesen ist. 

Fazit: Mehrfache Analysen unumgänglich

Um feststellen zu können, ob Ihr ERP-Projekt erfolgreich gewesen ist, gilt es dieses vor, während und nach Ende mehrfach zu analysieren. Nur so erhalten einen detaillierten Überblick darüber, wie erfolgreich das ERP-System arbeitet. 

Dazu ist es besonders zu Beginn des Projektes wichtig viele Kennzahlen zu ermitteln, damit Sie am Ende einen Vergleichswert haben und valide Aussagen über Erfolg und Misserfolg treffen können. 

Zudem sollten Sie derartige Analysen in bestimmten Abständen auch nach Abschluss des Projektes durchführen. Eventuelle Schwachstellen oder kleinere Fehler, können sich über die Zeit zu einem echten Problem ausweiten. Daher gilt es diese rechtzeitig zu erkennen.