4 unverzichtbare Funktionen in der Rechnungsstellung

Bei der Rechnungsstellung lassen sich mit einem ERP-System viele Prozesse automatisieren. Wir zeigen Ihnen welche das sind und wie Sie davon profitieren können.

So gut wie jedes Unternehmen muss Rechnungen schreiben und Abrechnungen anfertigen. Gerade in der Buchhaltung lassen sich viele triviale und zeitraubende Arbeiten leicht automatisieren. Eine lückenlose Abrechnung und damit verbunden auch eine transparente Rechnungsstellung verschafft Unternehmen die Sicherheit, frei und flexibel arbeiten zu können. 

ERP-Systeme tragen eine Vielzahl verschiedener Möglichkeiten in sich, solche Automatisierungen umzusetzen. Gerade im Bereich der Rechnungsstellung und der Abrechnung können viele Routineaufgaben automatisiert werden, was nicht zu Letzt auch Fehlerquoten deutlich reduzieren kann. 

Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel vier der wichtigsten Funktionen von ERP-Systemen im Bereich der Rechnungsstellung und klären, wie gerade Bauunternehmen ihren Nutzen daraus ziehen können. Doch zunächst rufen wir uns noch einmal die wesentlichen Begrifflichkeiten vors Auge. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein ERP-System? – Eine Definition
• Was ist Fakturierung? – Eine Definition
• Fakturierung mit dem ERP-System
• 1. Zeit in Rechnung stellen
• 2. Automatische Rechnungsführung
• 3. Designvorlagen und personalisierte Rechnungen
• 4. Sichere Aufbewahrung von Rechnungen
• Fazit – Mehr als nur Rechnungen erstellen

Was ist ein ERP-System? – Eine Definition

Ein so genanntes Enterprise-Ressource-Planning-System (ERP-System) ist eine Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglich die zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal und bestmöglich einzusetzen. Derartige Ressourcen können sein:

• Material/Rohstoffe
• Fahrzeuge/Maschinen
• Werkzeuge
• Immobilien
• Finanzielle Mittel
• Personal

Es gilt also alle Posten, für den zu Grunde liegenden Geschäftsprozess so einzusetzen und zu koordinieren, damit diese möglichst effizient und zielgerichtet zum Erfolg beitragen. ERP-Systeme bilden dazu sämtliche Geschäftsprozesse auf einer zentralen Datenbank ab und führen diese zusammen. 

Auf diese Weise lassen sich diversen Prozesse bündeln und an einigen Stellen automatisieren. Durch die Speicherung aller Daten an nur einem Ort, werden Abteilungs- und Unternehmensgrenzen gesprengt und Datensilos aufgelöst. Dies ermöglicht neue schlankere und vor allem transparentere Prozesse auf allen Ebenen. 

So auch im Rechnungswesen. Hier fallen täglich lästige und zeitraubende Arbeiten, wie beispielweise die Rechnungsstellung an. Wie diese durch ERP-Systeme automatisiert und optimiert werden können, soll uns im Folgenden weiter beschäftigen. Doch zuvor auch hier nochmal eine begriffliche Einordnung vorweg. 

Was ist Fakturierung? Eine Definition

Mit dem Begriff Fakturierung wird der Vorgang beschrieben, bei dem einem Kunden eine bestimmte Dienstleistung oder eine Ware in Rechnung gestellt wird. Zu diesem Zwecke wird eine Rechnung mit den einzelnen Posten und einem Gesamtbetrag erstellt. Auf dieser finden sich zudem: 

• Name und Anschrift des Unternehmens und des Leistungsempfängers 
• Steuernummer des Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer
• Leistungsumfang
• Zeitpunkt der Lieferung
• Umsatzsteuer
• Ggf. Hinweis auf Aufbewahrungsfrist/Gutschrift

Bei der Rechnungsstellung oder der Fakturierung unterscheidet man im Wesentlichen zwischen der Vor- und der Nachfakturierung

Vorfakturierung

Gerade bei standardmäßigen Warenlieferungen, wie beispielweise bei Elektroartikeln, Lebensmitteln oder Textilwaren, greifen Unternehmen gern auf die Vorfakturierung zurück. Die Rechnung wird dabei direkt erstellt und dient der Kommissionierung als Checkliste. Ein Vorteil der Vorfakturierung ist der direkte und gemeinsamen Versand der Rechnung zusammen mit der Lieferung. 

Nachfakturierung

Bei größeren und umfangreicheren Aufträgen, wie beispielweise im Bausektor, bedarf es einer Nachfakturierung. Hier ist oftmals die Erstellung vor oder während der Auftragsbearbeitung nicht ohne weiteres möglich.

Bei Bauprojekten lässt sich im Vorfeld nicht klar festlegen, welche Materialien und wie viele Arbeitsstunden genau in einen bestimmten Auftrag fließen. Die nachträgliche Fakturierung stellt sicher, dass alle Posten in die Rechnung überführt werden. 

Fakturierung mit dem ERP-System

Wie eingangs schon erwähnt bieten ERP-Systeme diverse Möglichkeiten die Rechnungsstellung deutlich zu vereinfachen. Grundlegend dafür sind jedoch die Anbindung an das Warenwirtschaftssystem und jene an ein Kundenbeziehungsmanagementsystems. Beide sind zu Weile Teil eines umfassenden ERP-Systems und das nicht ohne Grund. 

Wir wollen nun einen Blick auf vier unverzichtbare und unglaublich praktische Tools für die Rechnungsstellung innerhalb eines ERP-Systems werfen. Fertigen Sie heute Ihre Rechnungen noch manuell, werden Sie mit Sicherheit von den Vorteilen, die eine elektronische Lösung bereithält, begeistert sein. Denn in aller erster Linie hat ein ERP das Potential Kosten und Zeit einzusparen und Fehlerquoten massiv zu senken. 

1. Zeit in Rechnung stellen

Ein Kernposten in Projekten im Bauwesen ist die Arbeitszeit. Es muss genau nachgehalten werden wieviel Zeit in ein Bauvorhaben geflossen ist. Dabei ist Transparenz das A und O. Mit einer mobilen Zeiterfassung können Mitarbeiter ganz einfach via App ihre Arbeitszeiten eintragen und einem bestimmten Projekt zuordnen. 

Somit weiß das Bauunternehmen wie viel Arbeitszeit dem Kunden genau in Rechnung zu stellen ist. Da Arbeitsstunde jedoch nicht gleich Arbeitsstunde ist und nicht jeder Mitarbeiter den gleichen Satz hat, greift das ERP-System einfach auf die Daten aus der Personalakte zurück und kann dann die Menge an Stunden genau errechnen. 

2. Automatische Rechnungsführung

Werden Materialien oder Arbeitsstunden einem bestimmten Projekt zugeordnet, können die jeweiligen Posten direkt in eine entsprechende Rechnung überführt werden. Auf diese Weise behalten Kunden wie auch Bauunternehmen die Kosten immer im Blick und es kann rechtzeitig reagiert werden, wenn das Budget an einer Stelle erreicht wird. 

Auch Zwischenrechnungen lassen sich ganz einfach auf diese Weise erstellen. Material lässt sich in Teilbeiträge splitten und Arbeitszeit ebenfalls auf Bauabschnitte anrechnen. Am Ende kann dann mit einem einfachen Knopfdruck eine Gesamtrechnung erstellt werden, die eine detaillierte Auflistung aller Posten beinhaltet. 

3. Designvorlagen und personalisierte Rechnungen

Bei aller Automatisierung, lassen sich Rechnungen jedoch auch einfach personalisieren. Man kann einfach entsprechende Designvorlagen im System hinterlegen und fortan für jede Rechnung nutzen. Nun kann es jedoch auch sein, dass im Rahmen der Auftragsvergabe noch spezielle Konditionen vereinbart worden sind. 

Skonti und andere Rabattierungen 

Auch diese müssen in der Rechnungsstellung berücksichtigt werden. So kann es beispielweise auf bestimmte Materialien Rabatte geben, oder auch Rabatte für Vorabzahlungen bzw. zeitnahe Zahlung (Skonti) etc. sind denkbar. Auch diese lassen sich einfach hinzufügen. Das System passt die Rechnung dann entsprechend den Vereinbarungen an. 

4. Sichere Aufbewahrung von Rechnungen

Neben dem rechtssicheren Erstellen von Rechnungen helfen ERP-Systeme auch bei der revisionssicheren Ablage der Rechnungen. Um den gesetzlichen Vorgaben gegenüber dem Finanzamt zu entsprechen, müssen Rechnungen eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt werden. 

Dokumentenmanagement-Module innerhalb von ERP-Systemen speichern diese nicht nur sicher und schreibgeschützt ab, sondern schützen diese auch vor versehentlichem Löschen. Zudem kann das System vor Ablauf der Frist nochmals an die Dokumente erinnern und ggf. die Löschung vornehmen. 

Fazit – Mehr als nur Rechnungen erstellen

Mit einem ERP-System kann die Buchhaltung eines jeden Unternehmens massiv entlastet werden. Gerade hier machen lästige standardisierte Aufgaben den Alltag zum Greul. Diese lassen sich jedoch einfach automatisieren, was zum einen die Mitarbeiter entlastet und zudem Fehlerquoten zu senken vermag. 

Neben den hier aufgelisteten Vorteilen, bieten ERP-Systeme jedoch noch weit mehr Vorteile in der Rechnungsstellung. So lassen sich die verschiedensten Rechnungsarten wie Sammelrechnungen, Abschlagsrechnungen oder DFÜ-Rechnungen erstellen. Auch lassen sich die Daten einfach an die Finanzbuchhaltung und zur Nachkalkulation übermitteln. 

Bauunternehmen, die ihre Rechnungen noch immer manuell anfertigen verschwenden unglaublich viel Zeit und Energie an der falschen Stelle. ERP-Systeme machen gerade die Rechnungsstellung unglaublich einfach und transparent.