Was ist Büroautomation?

So tragen Sie die Digitalisierung in Ihren Betrieb, sparen Kosten und optimieren Ihre Geschäftsprozesse langfristig und nachhaltig.

Die digitale Transformation ist branchenübergreifend in vollem Gange. Der technologische Fortschritt macht sich in Betrieben aller Art bemerkbar. Wer als Unternehmen hier nicht Schritt hält, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Gleichsam kann der eigene digitale Fortschritt Unternehmen jedoch auch einen erheblich Wettbewerbsvorteil verschaffen. Dabei spielt unter anderem die sogenannte Büroautomation eine erheblich Rolle. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit dem Begriff auseinandersetzen und aufzeigen, wie und in welchen Bereichen Unternehmen davon profitieren können.

Inhaltsverzeichnis 

Was ist Büroautomation?

Der Begriff „Büroautomation“ bezieht sich auf die Ausstattung eines Büros mit moderner Datenverarbeitung. Dabei geht es vordergründig um die Rationalisierung innerbetrieblicher Abläufe. Gemeint ist damit die Erhöhung der Arbeitsproduktivität sowie die Verringerung der Gesamtkosten zur Gewinnmaximierung. Ziel ist es, die Effizienz eines Unternehmens durch Automatisierung, Technisierung und Änderung der Arbeitsabläufe zu steigern und so Kosten und Aufwände maßgeblich zu senken.

Vorteile der Büroautomation

Büroabläufe können in den unterschiedlichsten Abteilungen durch den Einsatz geeigneter Software optimiert werden. Auf diese Weise werden wertvolle Ressourcen frei, welche dann an anderer Stelle im Betrieb zielführender und gewinnbringender eingesetzt werden können. Ineffizienzen gehören so bald der Vergangenheit an. Im Rahmen eines vollumfänglichen Digitalisierungsprozesses des eigenen Büros werden diese aufgedeckt und systematisch eliminiert. Sie weichen neuen, schlanken und ressourcenschonenden Prozessen. So entstehen Unternehmen zahlreiche Vorteile:

  • Kosteneinsparungen, 
  • Effizienzsteigerung,
  • Transparentere Prozesse,
  • Optimierung der abteilungsübergreifenden Kommunikation,
  • Reduzierung des manuellen Aufwands, 
  • Papierloses Büro,
  • Zufriedenere Mitarbeiter,
  • und vieles mehr.

Auf diese Weise kann Unternehmen durch den Einsatz geeigneter Softwarelösungen langfristig ein erheblicher Wettbewerbsvorteil entstehen.

Mögliche Nachteile

Grundsätzlich überwiegen bei der Büroautomation die Vorteile. Dennoch gibt es einige, potenzielle Nachteile, derer sich Unternehmen bewusst sein sollten. Hierbei handelt es sich jedoch zumeist um Probleme, denen durch eine ausgiebige Planung vorgebeugt werden kann.

Die Kosten 

Mit der Einführung neuer, digitaler Technologien sind immer auch direkte und indirekte Kosten verbunden. Je nach Art und Umfang der Softwarelösung, die implementiert werden soll, kann es sich hierbei um eine nicht unerheblich Investition handeln. Die Kosteneinsparungen, die Unternehmen durch die Implementierung von Softwarelösungen entstehen, stellen sich zumeist erst bei kontinuierlicher Nutzung ein. Dennoch lohnt sich eine Büroautomation auf lange Sicht finanziell.

Mögliche Ablehnung 

Hinzu kommt, dass die Einführung neuer Softwarelösungen immer auch eine betriebliche Veränderung darstellt. Wie bei jeder Veränderung kann hier auf Ablehnung seitens der Belegschaft gestoßen werden. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen bei der geplanten Neueinführung von Softwaresystemen die eigenen Mitarbeiter möglichst zeitnah mit ins Boot holen und die Notwendigkeit der Veränderung sowie alle geplanten Schritte möglichst transparent kommunizieren.

Software für die Büroautomation

Softwarelösungen gibt es heutzutage für die unterschiedlichsten Einsatzbereiche. Im Folgenden wollen wir daher einmal exemplarisch einige Lösungen beleuchten, die bei der Büroautomation eine entscheidende Rolle spielen.

ERP-Software 

ERP ist die Abkürzung für das Enterprise Resource Planning; zu Deutsch die Geschäftsressourcenplanung. Hierbei handelt es sich um die zentrale Aufgabe eines jeden Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen möglichst zielführend einzusetzen. ERP-Software ermöglicht es Betrieben, die eigenen Prozesse vollumfänglich digital abzubilden. Auf diese Weise entsteht eine Art digitales Abbild des eigenen Unternehmens mit all seinen Prozessen. Diese lassen sich dann im System steuern, verwalten und automatisieren.

DMS-Software 

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) dienen der Verwaltung digitaler Dokumente. Wie auch ERP-Systeme sind sie zentral ausgerichtet, sodass alle betriebsrelevanten Dokumente in einem ganzheitlichen System verwaltet werden. Dies gilt auch für Dokumente, die ursprünglich nur in analoger Ausführung vorlagen. Durch den Einsatz von Optical Character Recognition (OCR) lassen diese sich vollumfänglich digitalisieren und durch eine Schnittstelle zur ERP-Software an alle betrieblichen Prozesse anbinden.

CRM-Software 

Software für das Customer Relationship Management (dt. Kundenbeziehungsmanagement) befasst sich mit der strategischen Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse. CRM-Software ermöglicht es Unternehmen, alle Kundenbeziehungsprozesse digital abzubilden. Dabei wird für jeden Kunden eine eigene, digitale Akte angelegt, in welcher von Stammdaten bis hin zur Kontakthistorie sämtliche wichtigen Daten zentral verwaltet werden.

Fazit: Mit Büroautomation Kosten senken

Die Büroautomation handelt es sich um die Automatisierung und somit auch Optimierung betrieblicher Abläufe durch den Einsatz moderner Datenverarbeitungstechnologien. Je nach Einsatzbereich kommen dafür unterschiedliche Systeme zum Einsatz. Unter anderem spielen hier ERP-, DMS- und CRM-Software eine erhebliche Rolle. Durch die Nutzung geeigneter Systeme können Unternehmen ihre Abläufe transparenter und effizienter gestalten und so Kosten einsparen und ihren Gewinn maximieren.

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In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

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Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

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Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
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Dedicated Logistics
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Importieren Sie Artikel?
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Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

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