Die Aspekte von ERP, die manchmal übersehen werden

Oft ist klar, was Sie von einem ERP-System erwarten können. Es gibt jedoch eine Reihe von Aspekten, die etwas schwieriger zu identifizieren sind.

Die wichtigsten Vorteile von Enterprise Resource Planning (ERP) sind allgemein gut bekannt. Die Automatisierung des Routinebetriebs, die Integration wichtiger Funktionen und die Verknüpfung verschiedener Abteilungen sowie die zentrale Erfassung aller Daten sind Dinge, die Sie bei einer erfolgreichen Auswahl eines ERP-Systems erwarten können.

In den meisten Fällen ist klar, was Sie von den heute verfügbaren ERP-Systemen erwarten können. Anders ausgedrückt, die ERP-Systeme sollten gut mit Modulen wie Finanzen / Rechnungswesen, Vertriebsmanagement, Bestandsmanagement, CRM, Berichtsoptionen (BI) usw. ausgestattet sein. Das heißt also, dass für die meisten Funktionen ausreichend Lösungen integriert sind.

Es gibt jedoch eine Reihe von Aspekten, die etwas schwieriger zu identifizieren und zu quantifizieren sind. Dies betrifft die "weichen Faktoren". Diese sind jedoch auch für die Akzeptanz eines neuen ERP-Systems von großer Bedeutung.

1: User Experience (UX), Benutzerfreundlichkeit

Es ist von großer Bedeutung, wie die Mitarbeiter den Einsatz des ERP-Systems erleben, selbst wenn es sich dabei um einen subjektiven Eindruck handelt. Benutzerfreundlichkeit ist letztendlich genauso wichtig wie die Übereinstimmung der Funktionen des Systems mit den Anforderungen, die ein Unternehmen an das System stellt. Dies liegt daran, dass sich selbst das Beste und am besten implementierte System letztendlich als eine schlechte Investition herausstellen kann, wenn Benutzer es für verwirrend halten, es zu lange dauert, das System zu verstehen oder sie es sogar ablehnen, das System zu verwenden.

Aber wie bewerten Sie etwas so Subjektives wie Benutzerfreundlichkeit? Das erreichen Sie, indem Sie ein vernünftig ausgewähltes Projektteam zusammenstellen. Kein Team aus ein oder zwei Personen, sondern es sollten Vertreter der jeweiligen wichtigen Abteilungen enthalten, die das System verwenden werden.

Sie möchten diese Vertreter dann nicht nur bei der Dokumentation der Anforderungen, sondern auch beim Vergleich der Systeme einbeziehen. Ihnen selbst oder vielleicht dem IT-Manager
kann eine bestimmte Benutzererfahrung benutzerfreundlich erscheinen, aber jemand aus der Buchhaltung, dem Vertrieb oder der Logistik kann sie aus einer ganz andere Perspektive betrachten und für verwirrend einstufen.

Die Menschen von heute sind es gewohnt, alle Arten von Apps und Websites zu verwenden, um die Dinge in ihrem Leben einfacher zu machen. Die meisten erwarten dies auch an ihrem Arbeitsplatz. Sie verlieren möglicherweise die Geduld, wenn sie mit einem System arbeiten müssen, das weniger einfach zu erlernen ist. Denken Sie daran, dass die meisten Benutzer nicht wissen müssen, wie sie ein System konfigurieren oder einrichten, sondern nur in der Lage sein möchten, ihre Aufgabe schnell und einfach auszuführen. Wenn sie nicht an der richtigen Stelle im System landen, möchten sie in der Lage sein, mit einem einfachen Streichen oder Klicken das zu finden, wonach sie suchen.

Immer mehr ERP-Softwareanbieter verwenden ihre Entwicklungszeit für die Benutzererfahrung. Wir gehen davon aus, dass sich dieser Trend fortsetzen wird, sodass immer mehr ERP-Systeme die Erwartungen in diesem Bereich erfüllen werden.

2: Skalierbarkeit

Die meisten Unternehmen hoffen zu wachsen und erwarten, dass das ERP-System sie dabei unterstützt. Es ist zu erwarten, dass ein ERP-System eine Lebensdauer von 2-3 Jahren hat, bevor ein größeres Upgrade erforderlich ist. In solch einer Zeit kann viel passieren.

Die meisten modernen ERP-Systeme bieten Skalierbarkeit und können somit eine wachsende Anzahl von Benutzern und Anforderungen bedienen. Aber wie bei den meisten Dingen ist Skalierbarkeit mit zusätzlichen Kosten verbunden. Wenn Sie Ihren Anbieter bitten, 20 zusätzliche Lizenzen anzuschließen, ist davon auszugehen, dass dies mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Während der Kaufverhandlungen ist es ratsam, über die Skalierbarkeit zu sprechen. Fragen Sie, wie damit umgegangen wird und welche Kosten dafür verlangt werden.

Manchmal ist auch zusätzliche Hardware erforderlich. Dies ist weniger wichtig, wenn ein Cloud-System ausgewählt wurde, aber dann wiederum ist die Verfügbarkeit einer ausreichenden Breitbandverbindung wichtig. Das mag für ein kleines Unternehmen nicht so wichtig erscheinen, für ein Unternehmen mit einigen hundert Benutzern oder mehr jedoch schon.

3: Unterstützung durch den Anbieter

Auch wenn es hierbei mehr um die Leute geht, die die Software liefern, als um die Software selbst, ist es zu wichtig, um nicht einen Blick auf dieses Gebiet zu werfen. Dieses Thema liegt etwas zwischen subjektiv (wie Benutzerfreundlichkeit) und messbar (wie Skalierbarkeit). Die durchschnittliche Zeit, die ein Anbieter benötigt, um ein Serviceticket zu lösen, ist beispielsweise messbar und kann daher ein Indikator für die Qualität des Anbieters sein. Allgemein ist es schwierig, eine Zahl für die Qualität und Geschwindigkeit des Supports festzulegen, es ist jedoch wichtig für die Zufriedenheit mit dem System.

Ob ein ERP-Anbieter sein Produkt unterstützt und eine gute Beziehung zu seinem Kunden aufrechterhält, dem sogenannten After-Sale, ist von großer Bedeutung, um festzustellen, ob das System Ihre Erwartungen erfüllt und einen guten Return on Investment (ROI) erzielt.

Man könnte sagen, dass die Qualität des Anbieters heute wichtiger ist als vor 5 oder 10 Jahren. Denn die Cloud-Lösungen sind mittlerweile alltäglich. Damals, als die meisten ERP-Systeme on premise (vor Ort) liefen, wurde der Support in der Regel von internen IT-Mitarbeitern oder von externen Beratern bereitgestellt. Da nun immer mehr Menschen in der Cloud arbeiten, wird der Support zunehmend mithilfe von Online-Chat-Anwendungen und Telefon bereitgestellt.

Aber wie können Sie feststellen, ob die Qualität einer Supportabteilung des Anbieters ausreicht? Hierbei ist es am besten, mit anderen Kunden dieses Anbieters zu sprechen, die bereits Erfahrung haben. Fragen Sie immer nach einer Referenzliste. Im Idealfall sollten auch Unternehmen aus Ihrer Branche und Ihrer Größe einbezogen werden. Gehen Sie auf diese Personen zu und sammeln Sie so viele Informationen wie möglich. Nur ein Kommentar, dass alles in Ordnung ist, reicht nicht aus. Versuchen Sie, detailliertere Informationen zu erhalten.