Fallstudie: Obstbaron setzt auf die GEBRA-Suite

Mit der neuen ERP-Software ist gut Kirschen essen: Obstbaron spart Zeit, reduziert Fehleranfälligkeit und rüstet sich für weiteres Wachstum.

Obst für alle. Die Zeit ist reif für eine neue Arbeitskultur. Das ist für den Obstbaron nicht nur ein Marketingspruch auf der Webseite, es ist die gelebte Vision des Hamburger Unternehmens. Der Obstbaron ist ein deutschlandweiter Lieferant von frischen und individuell zusammengestellten Obst- und Gemüsekörben für kleine, mittlere und große Unternehmen jeglicher Branchen.

Über ein Franchise-System werden heute von 5 Standorten aus 15 Städte direkt versorgt, das gesamte Bundesgebiet per Versand.

Insgesamt werden aktuell über 900 Unternehmen mit einem Abo regelmäßig beliefert. Die Obstbaron-Gruppe beschäftigt ca. 60 Mitarbeiter und generiert einen Jahresumsatz von ca. 2,5 Mio. €.

Heterogene IT-Landschaft hemmt Wachstum

Im Jahr 2010 in München von zwei Brüdern gegründet, hat sich der Obstbaron in den vergangenen Jahren zu einem mittelständischen Unternehmen mit mehreren Franchise-Niederlassungen und großem Wachstumspotenzial entwickelt. Nicht adäquat mitgewachsen sind die betriebswirtschaftlichen Softwarelösungen, die das Unternehmen beim Wachstum unterstützen und ihm den Rücken freihalten sollen.

Eingeschränkter Informationsaustausch 

Anstelle einer ganzheitlichen ERP-Lösung wurden viele Prozesse manuell oder halb automatisch durch einen Mix aus verschiedenen Programmen und Anwendungen wie Excel inklusive Makros oder Collmex unterstützt und durchgeführt, die nicht miteinander kommunizierten und so ein weiteres Wachstum hemmten.

„Wir waren auf der Suche nach einem ganzheitlichen System, welches unser gesamtes operatives Geschäft abdeckt. Durch die Individualität, die unser Geschäftsmodell mit sich bringt, konnten wir auf kein „fertiges“ Produkt zurückgreifen“

, erzählt Justus Stieler, Gründer und Geschäftsführer beim Obstbaron.

In der Tat versuchten sich einige ERP-Anbieter an dem komplexen Geschäftsmodell.

„Leider mussten wir hierfür viel Lehrgeld zahlen. Nach mehreren gescheiterten Versuchen haben wir uns Hilfe von außerhalb geholt. Fortan gab es einen externen IT-Berater, der die Schnittstelle zwischen uns und den potenziellen ERP-Anbietern bildete. Es gab eine Ausschreibung und einen ausführlichen Anbietervergleich. Als Basis diente ein zuvor erstelltes Pflichtenheft“

, fährt Justus Stieler fort.

Umfangreiches Anforderungsprofil

In diesem Pflichtenheft wurden viele Besonderheiten und Wünsche eingetragen, die es für den zukünftigen Anbieter einer ERP-Lösung umzusetzen gab. Ganz oben auf der Liste stand die Anforderung, dass möglichst viele Prozesse rund um Bestellungen, Abos, Auslieferung, Personal- und Fahrzeugdisposition etc. automatisch ablaufen sollten. Es sollten möglichst wenige manuelle Eingriffe nötig sein. Das Auslösen von Arbeitsschritten durch Mitarbeiter sollte auf ein Minimum reduziert werden.

Dazu Justus Stieler:

„Unser Geschäftsmodell beruht auf einem individuellen Abo-Modell, welches aber keinen Vertragslaufzeiten unterliegt. Jeder Kunde stellt sich seinen persönlichen Obst- und/oder Gemüse-Korb zusammen, legt die Zahl der zu beliefernden Adressen und die Lieferfrequenz fest. Dann startet das Abo. Die Rechnungsstellung erfolgt gesammelt in kundenindividuellen Intervallen. Der Kunde kann jedoch in einem laufenden Abo die Bestückung der Körbe verändern. Ebenso kann es je nach Saison vorkommen, dass bestimmte Obst- oder Gemüsesorten nicht verfügbar sind und von unserer Seite Körbe kurzzeitig verändert werden müssen. Ein anderes Problem stellen die Feiertage dar. Wird ein Korb wöchentlich an einem Donnerstag geliefert und ist der Donnerstag ein Feiertag, dann müsste im Grunde mittwochs oder freitags geliefert werden. Oft sind die Tage nach den Freitagen aber Brückentage. Es ist also kaum jemand im Büro. Von diesen Sonderfällen und Szenarien gibt es viele. Sie alle wollten wir über eine Logik abgebildet und automatisiert umgesetzt bekommen.“

Maßgeschneiderte ERP-Lösung

"Über Recherchen und letztendlich eine Empfehlung fanden wir die GEBRA-IT und ihre Plattform GEBRA-Suite. Bei den Jungs aus Aachen haben wir dann unsere perfekte ERP-Lösung bekommen“

, erinnert sich Justus Stieler.

Das Herzstück der neuen Lösung ist ein von GEBRA-IT gebauter Konfigurator für sogenannte Basisstücklisten und damit verknüpfte Kundenstücklisten.

Konfigurator als Herzstück

Verschiedene Basisstücklisten enthalten Standardzusammenstellungen von verschiedenen Artikeln mit Einzelmengen, die entweder prozentual oder stückweise angelegt sind. Aus einer Basisstückliste wird im Falle eines Abos eine Kundenstückliste erstellt, gegebenenfalls an die Kundenwünsche angepasst oder komplett neu zusammengestellt. Für den Kunden und den Obstbaron entstehen hier nahezu grenzenlose Kombinationsmöglichkeiten.

Im Hintergrund bleibt die Basisstückliste mit den daraus erstellten Kundenstücklisten verknüpft, sodass Massendatenveränderungen vollautomatisch durchzuführen sind. Kommt es zu notwendigen Anpassungen beispielsweise aufgrund von saisonalen Einkaufsengpässen oder Qualitätsproblemen beim Obst und Gemüse, müssen die Mitarbeitenden beim Obstbaron lediglich die Basisstücklisten anpassen (z. B. Apfelsorten austauschen).

Zudem wird die Zusammenstellung jedes Kundenkorbs wöchentlich automatisch anhand der Einkaufssituation aktualisiert. Die Applikation übernimmt diese vollautomatischen Änderungen in Tausende Kundenstücklisten, ohne dass jemand manuell Hand anlegen muss. Das erspart den Mitarbeitenden etliche Stunden Arbeit.

Komplexes Regelwerk für Feiertage

Ebenfalls hinterlegte GEBRA-IT ein komplexes Regelwerk mit eigenentwickelter Logik für die Feiertags-Problematik. Grundsätzlich werden anhand der Abonnements wöchentlich automatisch die Kundenaufträge für jeden einzelnen Tag der Folgewoche angelegt.

Softwareseitige Automatisierungen 

Dabei werden Feiertage berücksichtigt – und zwar bundeseinheitliche und im jeweiligen Bundesland. Die Software erkennt automatisch, ob die Lieferung an einem Feiertag erfolgen würde, verschiebt sie oder lässt sie je nach Fall auch ausfallen. Die vielen verschiedenen Szenarien wurden untereinander logisch und hierarchisch gegliedert und verknüpft.

Kommissionierung mit integrierter Tourenplanung

Die Kommissionierung der Obst- oder Gemüse-Körbe erfolgt über Tablets und Etikettendruck. An dieser Stelle wird die Tourenplanungssoftware von AIS alfaplan mit einbezogen, die anhand der übermittelten Aufträge eine Reihenfolge und Verteilung der Körbe und Kisten pro Fahrzeug zurückgibt.

Optimierte Abläufe

Die Kommissionierung berücksichtigt diese Vorgaben und lässt die Kommissionierer dementsprechend die Ware packen, sodass der Auslieferfahrer nur noch die Kisten auf einem Transportwagen in richtiger Reihenfolge für die Auslieferung ins Fahrzeug befördern muss.

Früher kompliziert, heute einfach ist das Handling bei mehreren Lieferadressen eines Kunden. Beispielsweise bestellt ein großer Kunde 25 Körbe für jedes seiner Büros einzeln. Diese Informationen werden dem Auslieferungsfahrer ebenfalls mitgegeben, damit er immer weiß, an welcher Stelle er diese abzugeben hat.

Automatisches Versenden der Rechnungen an die Kunden

Außerdem sei noch der automatische Versand von Rechnungen im kundenindividuellen Abrechnungszyklus erwähnt. Kunden können wöchentliche, zweiwöchige oder monatliche Rechnungstellung wählen. Andere Rhythmen sind ebenfalls möglich. Kunden mit mehreren Standorten können auf Wunsch eine Sammelrechnung über alle Lieferungen und Standorte am Ende des Monats erhalten. Dieser Prozess der individuellen Rechnungsstellung kostete früher viel Zeit, heute wenige Klicks.

Standortübergreifende Nutzung

Seit 2015 ist Obstbaron Franchise-Anbieter mit derzeit fünf quer über die Bundesrepublik verteilten Standorten. Tendenz stark wachsend. An jedem Standort wird mit der neuen ERP-Lösung gearbeitet. Dank der cloudbasierten Lösung kann ein Mitarbeiter problemlos zwischen Standorten wechseln. Das Onboarding von neuen Mitarbeitern ist an jedem Standort kurzfristig möglich.

„Die neue Lösung hat kaum noch etwas mit der vorherigen gemein, da wir alle Kundenwünsche ausnahmslos umsetzen konnten. Wir haben für Obstbaron die vorher nur manuell zu erledigenden Tasks in einzelne Applikationen mit Logiken umgewandelt, um so standardisierte und automatisierte Prozesse und einfache Bedienung zu realisieren“

, resümiert Cem Köse, Projektleiter der GEBRA-IT. 

Projekterfolg: Automatisierte Prozesse führen zu maximaler Zeitersparnis

Besser kann es kaum laufen: Obstbaron spart mit der neuen Lösung immens Zeit in der Verwaltung und den Prozessen drumherum und damit bares Geld. Tagelanges Rechnungsschreiben ist nun in Minuten erledigt. Die aufwendige Auftragsanlage erfolgt nun zeitraumbezogen auf Knopfdruck. Das Verändern von Stücklisten ist jetzt eine Sache von Minuten statt mühsamer tagelanger Arbeit.

Neben der massiven Zeit- und Kostenersparnis wurde durch den Wegfall der meisten manuellen Prozesse die Fehleranfälligkeit stark reduziert.

Zudem stellt die neue ERP-Lösung die Grundlage für ein weiteres Wachstum dar, weil sie in jeder Hinsicht uneingeschränkt skalierbar und flexibel anpassbar ist – sowohl was die Zahl der Standorte und Mitarbeitenden angeht, als auch bezüglich der Zahl der Kunden und Produkte.

„Wir sind ausgesprochen glücklich und zufrieden, mit GEBRA-IT einen Partner gefunden zu haben, der uns so gut erfasst, betreut und Lösungen anbietet. Nach der Einführung läuft das System besser als erwartet und alle Mitarbeiter schätzen diese neue Arbeitsweise und Erleichterung der Prozesse sehr. Wir entwickeln das System im laufenden Betrieb stetig weiter. Die erste Projektphase steht kurz vor dem Abschluss. Für die Zukunft wünschen wir uns, dass es genauso weiter geht“

, zeigt sich Justus Stieler zufrieden.

Auf einen Blick

Aufgaben / Anforderungen

• Eliminierung möglichst vieler manueller Prozesse,
• Möglichst hoher Automatisierungsgrad der Prozesse,
• Berücksichtigung von Feiertagen / Sonderfällen,
• Berücksichtigung von saisonalen Änderungen bei der Ware,
• Standortübergreifende Nutzung (Franchise) und
• Integration der Tourenplanungssoftware.

Umsetzung

• ERP-Lösung auf Basis von Low-Code-Development,
• Maßgeschneiderte Anpassungen an Bedürfnisse des Kunden,
• Größtmögliche Prozessautomatisierung,
• Änderung von Stücklisten in Minuten für Tausende Abos,
• Komplexes Regelwerk für Feiertage,
• Einfache Kommissionierung entsprechend der Tourenplanung und
• Automatisches Versenden der Rechnungen.

Mehrwert

• Massive Zeiteinsparung und Kosteneinsparung,
• Eliminierung von Fehlerquellen,
• Ineinandergreifende Prozesse und Workflows,
• Einfache Einarbeitung von Mitarbeitern,
• Einheitliche Präsenz (Franchise),
• Sicherheit und Kostenkontrolle und
• Basis für weiteres Wachstum.