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So erleichtert das ERP-System Prozesse des Rechnungswesens

Auch Unternehmen der diskreten Fertigung müssen sich mit Prozessen des Rechnungswesens auseinandersetzen. Wie das ERP-System Abhilfe schafft, lesen Sie hier.

So gut wie jedes Unternehmen muss sich mit den Herausforderungen eins systematischen Rechnungswesens auseinandersetzten. Dabei gilt es zum einen rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden und zum anderen die eigentlichen betrieblichen Geld- und Güterströme zu überwachen und zu optimieren. 

Auch muss an Hand der erhobenen Daten strategisch geplant werden, welche Schritte und Prozesse in einem Unternehmen realisiert werden können und unter welchen Bedingungen. 

So ist das Finanz- und Rechnungswesen mehr als nur lästige Pflicht, vielmehr werden an dieser Stelle die strategischen Ausrichtungen eines Unternehmens auf Grundlage der betriebswirtschaftlichen Grundlagen getroffen. Nur mit einer gesunden finanziellen Basis kann ein Unternehmen wachsen und sich langfristig am Markt etablieren. 

Inhaltsverzeichnis

Was genau ist Finanz- und Rechnungswesen?

Das Rechnungswesen umfasst letztlich alle Zahlungsströme von finanziellen Mitteln und Gütern innerhalb eines Unternehmens und dient der systematischen Erfassung und Überwachung dieser. Man unterscheidet im Allgemeinen zwischen dem externen und dem internen Rechnungswesen. 

Externes Rechnungswesen

Beim externen Rechnungswesen werden, die vom Gesetzgeber verlangten internen Daten aufbereitet. Hierrunter fallen beispielweise Jahresabschlüsse, Gewinn- und Verlustrechnungen oder Bilanzen. Es soll die finanzielle Situation des Unternehmens nach außen abgebildet werden, wobei auch die Buchführung eine zentrale Rolle spielt.

Internes Rechnungswesen

Im Gegensatz zum externen, geht es beim internen Rechnungswesen, oder auch Controlling, um die Planung, Kontrolle und Koordination von Geschäftsprozessen zur Maximierung des allgemeinen unternehmerischen Erfolgs. Die hier produzierten Erkenntnisse sollen dem Management bei operativen Entscheidungen als Grundlage dienen. 

So werden in der Regel eher zukunftsorientierte Analysen angestellt und auch die Komponenten des Gesamterfolges in Bezug auf einzelne Produkte ermittelt. Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung oder auch Selbstkostenrechnung sind einige Felder des internen Rechnungswesens. 

Rechnungswesen in der diskreten Fertigung

Auch für Unternehmen der diskreten Fertigung ist es von elementarer Bedeutung zum einen die externe, wie auch zum anderen das interne Rechnungswesen so effizient wie möglich zu gestalten. 

Dafür setzten die meisten Unternehmen spezielle Softwarelösungen ein, die genau dabei unterstützen und viele Routine-Aufgaben automatisieren und somit den alltäglichen Ablauf deutlich vereinfachen. 

Der Markt ist vielfältig

Am Markt finden sich eine Vielzahl spezieller Finanzbuchhaltungssysteme, die als Stand-Alone-Lösung daherkommen und die zuvor beschriebenen Aufgaben abdecken. Jedoch werden diese durch eine Integration in ERP-System nochmal deutlich effizienter und wirksamer, weshalb einige ERP-Systeme mittlerweile in ihren Standardversionen ein entsprechendes Finanzmodul aufweisen. 

Vollständige Integration

Dabei werden dann ganzheitlich alles Aufgaben des Finanzwesens automatisch übernommen, ohne dass es Schnittstellen zu Drittanbietern bedarf. Auf diese Weise haben auch mittelständische Unternehmen die Möglichkeit ihr komplettes Finanzwesen intern abzuwickeln und fast alle Aufgaben darin vollständig zu automatisieren. 

Das System hat das Potential Buchungen vorzunehmen, alle Vorgänge zu prüfen und die anfallenden Geschäftsvorfälle zu visualisieren. Auf diese Weise entsteht ein ganzheitlicher Überblick über alle Finanzbewegungen und den gesamten Wertfluss innerhalb eines Unternehmens. 

Integration vs. Stand-Alone-Lösung

Neben dem ganzheitlichen Ansatz, den integrierte Finanz- und Rechnungswesenssysteme verfolgen, bietet die Einbettung in ein ERP-System, wie oben bereits angesprochen, viele weitere Vorteile. 

ERP-Systeme, mit entsprechendem integrierten Finanzmodul, verbinden alle Prozesse im unternehmerischen Umfeld und können somit auch all jene einbeziehen, die sich im Bereich der Finanzbuchhaltung ergeben.  

Ein Praxisbeispiel

Wird beispielweise ein konkretes Angebot mit einem Kunden seitens des Vertriebs abgewickelt, kann dieses direkt im System angelegt werden. Nach Unterzeichnung des selbigen wird dieses dann direkt als Projekt im ERP-System angelegt und kann an die Fertigung überführt werden. 

Hat diese das jeweilige Projekt abgeschlossen und an die Logistik übergeben, kann auch die Buchhaltung automatisch darüber informiert werden. Daraufhin wird dann ebenfalls voll-automatisch eine entsprechende Rechnung erstellt und muss dann lediglich manuell nochmal geprüft werden, ehe diese an den Kunden gesendet wird. 

Strategisch und effizienter Planen

Finanzmodule innerhalb von ERP-Systemen können an Hand der ihnen zur Verfügung stehenden Daten, eine transparente Kostenrechnung durchführen und aufzeigen, welche Artikel in welchem Maße rentabel sind. 

Prozesse optimieren…

Gleichsam wird aufgezeigt, welche Prozesse eher unwirtschaftlich sind, so dass das Management am Ende besser entscheiden kann, in welche Richtungen sich das Unternehmen entwickeln soll. Doch nicht nur um Entscheidungen hinsichtlich der langfristigen Entwicklung des Unternehmens treffen zu können, sondern auch zur Sicherung der alltäglichen Liquidität können diese Tools herangezogen werden. 

… und automatisieren

So schlagen diese automatisch Alarm, wenn bereits absehbar ist, dass es zu Engpässen kommen könnte. Alle tatsächlichen, wie auch eingeplanten Mittelflüsse werden in der Software abgebildet, sodass ersichtlich wird, welche Spielräume sich letztlich für das Unternehmen ergeben. 

Fazit: Das Rechnungswesen im ERP-System

Das Finanz- und Rechnungswesen ist letztlich der elementarste Bereich innerhalb eines jeden Unternehmens. Sie entscheidet über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens und muss sowohl extern, wie auch intern konstant, valide und lückenlos sein. Fehler an dieser Stelle können zu gravierenden Folgen führen und müssen unter allen Umständen vermieden werden.

Zentrale Rolle des Controllings in der diskreten Fertigung

Speziell in der diskreten Fertigung nimmt das Controlling eine zentrale Rolle ein. Wie lassen sich Projekte realisieren, zu welcher Zeit können welche Modernisierungen umgesetzt werden oder auch welche Artikel sind rentabel, welche schaden gar dem Betriebsergebnis? 

Fragen wie diese veranlassen Unternehmen dazu, sich intensiver mit dem internen Rechnungswesen auseinander zu setzen. Durch die diversen Verbindungen, die ein ERP schafft, werden die Prozesse deutlich effizienter, transparenter und vor allem weniger fehleranfällig gestaltet. 

Qualität der Daten entscheidend

Durch valide und konsistente Daten aus dem ERP-System werden bessere Entscheidungen getroffen und man sichert sich den Wettbewerbsvorteil, der heute so dringend benötigt wird. Auch wird durch derartige Module sichergestellt, dass die Daten für die externe Buchhaltung korrekt und nachvollziehbar sind. 

Viele Routineaufgaben werden vom System übernommen und lassen so Ressourcen frei werden, die an anderen Stellen effizienter eingesetzt werden können. Unternehmen profitieren von der Sicherheit der Automation und halten einer steuerrechtlichen Prüfung seitens staatlicher Stellen einfach Stand. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
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