Ein ERP-System für Business Services

Ein ERP-System für Business Services

In dieser Serie beschäftigen wir uns mit den gängigen Erwägungen bei der Suche nach einem branchenspezifischen ERP-System. Hier: ERP für Business-Services.

Nirgendwo gilt "Zeit ist Geld" so sehr wie bei Unternehmensdienstleistungen. In einem wettbewerbsintensiven Markt möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Berater, Rechtsanwälte oder Steuerberater so effizient wie möglich eingesetzt werden.

Wie behalten Sie den Überblick? Wie können sie sicher wissen, dass keine Doppelarbeit geleistet wird? Wie können Sie Ihre Leistungen so schnell wie möglich in Rechnung stellen? Und welches IT-System kann Sie dabei unterstützen?

Inhaltsverzeichnis 

Halten Sie sich an den Zeitplan

Einer der wichtigsten Punkte, auf den projektbasierte Unternehmen bzw. Dienstanbieter achten müssen, ist der Status ihrer "Projekt-Pipeline". Dies ist die Übersicht aller aktuellen und aufkommenden Projekte. Im Idealfall verfügen Sie über eine gut gefüllte Projektpipeline, in der Sie im Voraus genau wissen, welche Personen involviert sind.

Projektmanagement mit der CRM-Software 

Mit einem Projektmanagement-Modul erhalten Sie Einblick in den aktuellen Fortschritt Ihrer Projekte. Welche Spezialisten werden für was eingesetzt? Und können Sie innerhalb von Zeit und Budget liefern? Gleichzeitig möchten Sie wissen, was darüber hinaus zu tun ist.

Dies gilt sowohl für Projekte, bei denen der Vertrag bereits unterzeichnet wurde, als auch für Projekte, bei denen die Verhandlungen weit fortgeschritten sind.

Als Business Service Provider ist es nützlich, ein ERP-System zu finden, das alle diese Informationen in einem übersichtlichen Dashboard darlegt. 

Ein Unternehmen ist so gut wie die Menschen, die dort arbeiten 

Dieses Klischee ist in nur wenigen Sektoren treffender, als bei den Unternehmensdienstleistungen. Der Erfolg Ihrer Arbeit hängt oft stark von Ihren Mitarbeitern ab.

Die Personalplanung ist daher von entscheidender Bedeutung. Sie müssen nicht nur sicherstellen, dass niemand ohne Arbeit bleibt, sondern auch, dass Sie die richtigen Leute an den richtigen Projekten arbeiten lassen. 

HRM-Integration

Wenn Sie ein ERP-System suchen, sollten Sie eine automatische Verknüpfung mit dem Modul Human Resource Management (HRM) in Betracht ziehen. Mit dem HRM-Modul werden alle Personalangelegenheiten verwaltet und überwacht.

Der Link gibt Ihnen schnelle Antworten auf Fragen wie: Wie viele Stunden stehen verschiedene Spezialisten in der nächsten Zeit zur Verfügung? Wer geht in den Urlaub oder in die arbeitsfreie Zeit? Lohnt es sich, einen Freelancer einzustellen? 
 
Mit Einblick in die oben genannten Themen können Sie Fachleute so effektiv wie möglich in Projekten einsetzen, in denen sie den größten Beitrag leisten können.

Dadurch wird verhindert, dass Berater verschiedenen Projekten nachgehen und immer viel Zeit für den Neustart oder die Wiederaufnahme aufwenden. Ein HRM-Modul ist in den meisten ERP-Systemen üblich. Eine gute Verbindung zum Projektmanagement besteht jedoch nicht. Achten Sie also auf die Möglichkeiten, wenn Sie nach einem geeigneten System suchen. 

Rechnungen so schnell wie möglich aus der Tür 

Viele Organisationen im Bereich Business Services müssen mit High Day Sales Outstanding (DSO) umgehen. Darunter verstehen wir die Anzahl der Tage, die es dauert, um Ihren Umsatz zu erzielen, nachdem der Service erbracht wurde.

Natürlich können Sie Kunden nicht dazu zwingen, noch am selben Tag Ihre Rechnungen zu bezahlen. Es ist daher wichtig, die Rechnungen so schnell wie möglich zu versenden. 

Automatisierungen schaffen Abhilfe 

Ein ERP-System kann eine automatische Verbindung zwischen der Zeiterfassung und der Rechnungsstellung herstellen. Auf diese Weise können Sie weniger Zeit darauf verwenden, Informationen aus manchmal komplizierten Arbeitszeittabellen zu übernehmen. Außerdem können sich Fehler bei der manuellen Eingabe schneller einschleichen. 

Arbeitszeit effizient erfassen 

Trotzdem ist es damit noch nicht getan. Es ist auch wichtig, dass die Zeitregistrierung vollständig auf dem neuesten Stand ist. Manchmal geben Berater nur alle zwei Wochen oder sogar nur einmal im Monat ihre Stunden an.

Mit einem gut organisierten Stundenregistrierungsportal, das auch mit einem Smartphone oder Tablet leicht zugänglich ist, können sie häufiger, zum Beispiel täglich, ihre Stunden durchgeben. 

Aus der Vergangenheit lernen 

Wie stellen Sie sicher, dass alle Teile einer Organisation aus der Vergangenheit lernen können? Zum Beispiel, wenn sich eine Projektgruppe in Belgien mit einem Auftrag beschäftigt, der viele Ähnlichkeiten mit einem anderen Projekt in Deutschland von vor zwei Jahren aufweist. 
 
Viele ERP-Anbieter bieten Dokumentenmanagement- oder Wissensmanagementmodule an. Als Business Services Provider ist es wichtig, dass diese leicht mit Projektplanung- und Verwaltungsmodulen verknüpft werden können.

Vorteile des Projektmanagement-Moduls

Auf diese Weise können Sie die Planung des Projekts in Deutschland anfordern, da es automatisch archiviert wurde. Und dank der Verknüpfung mit dem Projektmanagement-Modul können Sie genau sehen, welcher Fachmann was gemacht hat. 

Rollenspezifischer Zugriff auf die Software 

Cloud-Lösungen für ERP sind bei Geschäftsdienstleistern beliebt. Dadurch kann das System von jedem Ort aus abgerufen werden. Dies ist in diesem Bereich ratsam, da in vielen Unternehmen die Mitarbeiter auswärts arbeiten. 
 
Aber nicht nur Ihre eigenen Mitarbeiter profitieren von Cloud ERP. Ein Spezialist, den Sie vorübergehend als Freiberufler eingestellt haben, kann seine gearbeiteten Stunden direkt durchgeben oder „Best Practices“ nach Abschluss eines Projekts übermitteln.

Vergaberechte

Sie möchten jedoch aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht, dass ein externer Auftragnehmer Zugriff auf alle Ihre internen Geschäftsprozesse hat. Daher ist es wichtig, dass Ihr ERP-System einen umfangreichen, einstellbaren, rollenspezifischen Zugriff bietet. 

Auch Nutzerfreundlichkeit spielt eine Rolle

Dies ist nicht nur aus Sicherheitsgründen wichtig, sondern hat auch Vorteile für die Benutzerfreundlichkeit. Wenn ein Projektmanager beispielsweise nur Informationen sieht, die für ihn oder sie relevant sind, wird er weniger durch unnötige Zahlen oder Berichte abgelenkt und kann somit seine Arbeit effizienter erledigen. 

ERP-Anbieter für Unternehmensdienstleistungen 

Im Internet finden Sie Hunderte von ERP-Anbietern. Wie treffen Sie dabei die richtige Wahl? Das hängt natürlich davon ab, welche Funktionalitäten Sie wünschen, wie hoch Ihr Budget ist, wie viel Anpassung Sie benötigen, und ob Sie sich für Cloud oder On-Premises entscheiden.

Software & Geschäftspartner entscheidend

Entscheiden Sie sich in jedem Fall nicht nur für die Software, sondern auch für einen Partner mit Erfahrung in der Industrie. Ein Partner, der es weiß, Herausforderungen anzunehmen und diese zu meistern.

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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