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ERP-Software für jede Unternehmensgröße

Unternehmen jeder Größe können vom Einsatz einer geeigneten ERP-Software profitieren. Näheres erfahren Sie hier.

ERP-Software hat ihre Ursprünge bereits in den 1970er Jahren. Zu dieser Zeit wurde sie allerdings noch nicht als solche bezeichnet. Stattdessen sprach man von Lösungen zur Unterstützung der Materialbedarfsplanung – kurz MRP. 

Heutige ERP-Software geht weit über das Leistungsspektrum der ursprünglichen MRP-Systeme hinaus und ist zudem weit verbreitet. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dazu, eine solche Software auch im eigenen Betrieb zu nutzen. Laut der Studie „ERP-Systeme in den Praxis“ der Trovarit AG aus dem Jahr 2019 planten ganze 45 Prozent aller befragten Unternehmen, in ERP-Software zu investieren. Bei 11 Prozent dieser Unternehmen handelte es sich um Erstinvestoren, welche bis dato noch keine ERP-Software nutzten. 

Doch warum ist ERP-Software so beliebt? Um dies zu verstehen, wollen wir uns im Folgenden zunächst einmal mit der Funktionsweise sowie den Vorteilen moderner ERP-Systeme auseinandersetzen. Im Anschluss folgt eine Differenzierung zwischen den Anforderungen an ERP-Software für 

  • Freelancer / Selbstständige 
  • Kleine Unternehmen 
  • KMU 
  • Konzerne

Inhaltsverzeichnis

ERP-Software: Ein Überblick

Die Abkürzung „ERP“ bezeichnet das Enterprise-Ressource-Planning. Im deutschen Sprachgebrauch ist alternativ oftmals auch von der Geschäftsressourcenplanung die Rede. Hierbei handelt es sich um die fundamentale unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen in benötigter Quantität und Qualität zur richtigen Zeit an benötigter Stelle im Unternehmen mit den richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen. 
Diese Ressourcen umfassen Faktoren wie 

  • Kapital 
  • Mitarbeiter
  • Energie
  • Betriebsmittel 
  • Boden 
  • Rohstoffe

Es handelt sich also letztlich um alles, was entweder mittelbar oder unmittelbar an Geschäftsprozessen aller Art beteiligt ist. 

Die Rolle der ERP-Software im Unternehmen

Um diese Ressourcen gezielt einzusetzen, kommt heutzutage ERP-Software zu Einsatz. Als digitales Rückgrat der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur lassen sich sämtliche Geschäftsprozesse innerhalb des Systems nicht nur verwalten und steuern, sondern auch optimieren, verschlanken und automatisieren.

Auf diese Weise sind Unternehmen in der Lage, wertvolle Ressourcen einzusparen. Diese können dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden. 

ERP-Software zur Effizienzsteigerung

Es geht also letztlich auch um eine Steigerung der Effizienz innerhalb des Betriebes durch die Optimierung von Prozessen. Es sind die Grundlagen des ökonomischen Prinzips: Maximaler Output bei gegebenen Ressourcen oder das Erreichen einen bestimmten Outputs mit möglichst wenig Input. Wer Ressourcen zielführender einsetzt als seine Konkurrenz, verschafft sich somit langfristig einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern. 

Damit sich jedoch dieser Wettbewerbsvorteil einstellt und Unternehmen zu einem möglichst hohen Ausmaß vom Einsatz einer ERP-Software profitieren können, muss dieses auf ihre jeweiligen Anforderungen und Bedürfnisse angepasst sein. Ein wesentlicher Faktor ist dabei die Größe des Unternehmens. 

ERP-Software für Freelancer und Selbstständige

Beginnen wir bei den kleinsten Unternehmen: Freelancern bzw. Selbstständig-Tätigen. Selbstständige Unternehmer leisten im Grunde genommen alles, was auch ein Unternehmen zu leisten hat. Aufgaben aus den Bereichen 

  • Buchhaltung 
  • Controlling 
  • Personalmanagement/ HR
  • Produktion 
  • Verwaltung
  • Marketing 
  • Einkauf 
  • Vertrieb 
  • Recht
  • IT
  • Qualitätssicherung (QS)
  • Kundenbetreuung 

Sowie der eigentlichen Leitung des Geschäftes obliegen der Verantwortung einer einzelnen Person. Dass es ohne entsprechendes Planungssystem in der Praxis schier unmöglich ist, sämtlicher Prozesse aller Bereiche so effizient wie möglich zu gestalten, liegt auf der Hand. 

Freelancer und Selbstständige – zu klein für ERP-Software?

Noch immer hält sich das Vorurteil, Selbstständig-Tätige und Freelancer seien schlichtweg zu klein für den Einsatz einer ERP-Software. Dabei kann die Nutzung eines geeigneten ERP-Systems letztlich den wesentlichen Unterschied machen. Auch lässt sich ERP-Software in keiner Weiser pauschalisieren. Zwar erfüllt sie letztlich in jedem Fall die selbe Kernfunktion. Doch je nach Unternehmen können beispielsweise Funktionsumfang oder Nutzungs- und Lizenzmodell variieren. So gibt es auch ERP-Software, die sich optimal für Selbstständige eignet.  

Als Argument gegen die Anschaffung werden oftmals die Kosten genannt, die für Freelancer kaum tragbar sind. Doch der ERP-Markt ist mittlerweile so vielfältig, dass auch diverse kostenlose bzw. kostengünstige Systeme den Anforderungen mancher Selbstständigen entsprechen können. 

ERP-Software für Start-Ups und kleine Unternehmen

Gleiches gilt für kleine Unternehmen bzw. Kleinstunternehmen. Diese werden nach Beschluss der EU-Kommission als Unternehmen mit bis zu neun Mitarbeitern und einem jährlichen Umsatz bzw. einer jährlichen Bilanzsumme von höchstens zwei Millionen Euro definiert. Im Gegensatz zu Selbstständigen und Freelancern gibt es hier also mehrere Mitarbeiter, welche unterschiedlichen Aufgaben nachgehen.  

Modulare ERP-Software für Kleinunternehmen

Start-Ups und Kleinunternehmen haben oftmals die Ambition zu wachsen. In diesem Fall erhöhen sich oftmals auch die Anforderungen an ein ERP-System, da weitere Bereiche abgedeckt werden müssen. Daher kann modular-aufgebaute ERP-Software eine geeignete Alternative für Unternehmen darstellen, die sich im Wachstum befinden.

Bei Bedarf lassen sich einzelne Module oder Teilmodule mit entsprechenden Funktionen dazubuchen oder wieder abbestellen. Auf diese Weise unterstützt solche ERP-Software Kleinunternehmen optimal bei ihrer Entwicklung. 

ERP-Software für KMU

Die sogenannten kleinen und mittleren Unternehmen – kurz KMU – befinden sich eine Größenordnung über den Kleinstunternehmen. Die EU-Kommission setzt die Schwellenwerte für ein KMU wie folgt: Eine Mitarbeiterzahl zwischen 10 und 249 und einem Jahresumsatz bis 50 Millionen Euro bzw. einer jährlichen Bilanzsumme bis 43 Millionen Euro. 

Kleine vs. mittlere Unternehmen

Streng genommen ist laut Beschluss der EU-Kommission innerhalb der KMU-Kategorie noch zwischen kleinen und mittleren Unternehmen zu differenzieren. Kleine Unternehmen beschäftigen demnach bis zu 49 Mitarbeiter und haben einen jährlichen Umsatz bzw. eine jährliche Bilanzsumme von bis zu 10 Millionen Euro. Oberhalb dieser Schwellenwerte ist dann von mittleren Unternehmen die Rede. 

KMU als Rückgrat der europäischen Wirtschaft

KMU sind auf europäischer Ebene von nicht zu unterschätzendem Wert für die Wirtschaft. Allein in Deutschland fallen über 99 Prozent aller umsatzsteuerpflichten Unternehmen unter die KMU. Dies reflektiert weitestgehend auch den Anteil der KMU an allen Unternehmen in Europa. Aufgrund ihres hohen Stellenwertes für die Gesamtwirtschaft werden regelmäßig neue Förderprogramme für diese spezielle Gruppe verabschiedet.

Doch welche Anforderungen haben diese Unternehmen an eine geeignete ERP-Software, die ihren Bedürfnissen entspricht und sie im Geschäftsalltag optimal unterstützt? 

Skalierbare ERP-Software für KMU

KMU befinden sich auf einer Ebene zwischen Freelancern und Kleinstunternehmen und großen, international-agierenden Konzernen. Auch diese Ebene wird oftmals von Wachstumsambitionen und sich wandelnden Anforderungen dominiert. Aus diesem Grund ist der Mehrwert einer skalierbaren ERP-Software in diesem Bereich besonders hoch.

Die Skalierbarkeit eines Systems bezeichnet ihre Fähigkeit, sich den sich wandelnden Anforderungen eines Unternehmens in Bezug auf die Leistung der Software anzupassen. Hierbei handelt es sich also um die verfügbare Speicherkapazität sowie die mögliche Anzahl simultaner Nutzer. 

ERP-Software für Konzerne

Walmart, BP, ExxonMobil, Apple oder Amazon haben eins gemeinsam: Sie sind große, auf internationaler Ebene agierende Konzerne. Auch einige europäische Unternehmen finden sich unter den Fortune Global 500 – den größten Unternehmen nach Umsatz.

Hier wird die Liste von Konzernen wie Royal Dutch Shell mit Sitz in Den Haag bzw. London angeführt. Der größte deutsche Konzern in Bezug auf den Jahresumsatz ist der Wolfsburger VW-Konzern; der größte Automobilhersteller der Welt. 

Internationale Kommunikation

Konzerne haben in der Regel Standorte in mehreren Nationen. Je nach Unternehmen können sich diese auch außerhalb der Europäischen Union befinden. Daraus resultieren einige Anforderungen an eine geeignete ERP-Software, dies sich insbesondere – jedoch nicht ausschließlich – bei Konzernen finden lassen. Dazu zählen beispielsweise eine globale Geschäftsführung mit: 

  • Mehrfachwährung 
  • ISO-Konformität 
  • Steuerkonformität in mehreren Nationen 
  • Multi-Plant Management 

Hinzu kommen eine gegebenenfalls benötigte lokale Unterstützung in mehreren Ländern und mehrere Sprachschnittstellen. 

Fazit: So finden Sie die richtige ERP-Software für Ihr Unternehmen

Es wird also deutlich, dass die Größen eines Unternehmens einen großen Einfluss auf dessen Anforderungsprofil an eine geeignete ERP-Software hat. Während bei Freelancern und Selbstständigen in der Regel insbesondere der Kostenfaktor eine Rolle spielt, rückt dieser bei Konzernen vergleichsweise etwas in den Hintergrund. Wichtiger sind hier Funktionen wie ein Multi-Plant-management und die Steuerkonformität in Ländern, in denen der Konzern vertreten ist. 

Individuelle Anforderungsprofile

Letztlich ist die Größe des Unternehmens jedoch auch nur einer von vielen Faktoren, die direkten Einfluss auf das Anforderungsprofil an eine adäquate ERP-Software nehmen. Auch sind beispielsweise Branchenzugehörigkeit oder Unternehmensstruktur nicht zu vernachlässigende Faktoren. Wichtig ist, dass sich Unternehmen von der Annahme distanzieren, dass sich die Nutzung einer ERP-Software erst ab einer gewissen Unternehmensgröße eignet bzw. rentiert.

Der ERP-Markt ist mittlerweile überaus vielfältig und wächst stetig weiter. Somit lässt sich für jedes Unternehmen auf Grundlage des individuellen Anforderungsprofils ein geeignetes System finden. Die Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches ERP-Projekt sind also gegeben.  

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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