Eine ERP-Software für Raumausstatter

Raumausstatter haben ganz eigene Anforderungen an eine ERP-Software. Wir zeigen Ihnen welche und wie Sie schnell Ihre passende Software finden.

Die Digitalisierung zwingt Unternehmen zum Handeln. Das gilt besonders auch für Raumausstatter. Kunden erwarten heute deutlich mehr als noch vor ein paar Jahren. Sie wollen auf verschiedenen Kanälen kommunizieren, fordern den Einsatz modernster Technologien und das weiterhin zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis. 

Um all diesem gerecht zu werden, bedarf es einer fundierten digitalen Strategie. Eine ERP-Software bildet das Kernstück einer Solchen. Wir zeigen Ihnen, wie diese Anwendung genau funktioniert und zeigen, warum es wichtig ist, die passende Software für das eigene Unternehmen zu finden. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 
• Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Raumausstatter? 
• Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in der Raumausstattung?
• Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Raumausstatter? 
• Welche Funktionen benötigen Raumausstatter in einer ERP-Software? 
• Fazit: ERP-Software passend für die eigene Raumausstattung wählen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Mit der Abkürzung ERP wird das „Enterprise-Resource-Planning“ beschrieben. Dabei geht es um die Aufgabe eines Unternehmens, alle verfügbaren Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu müssen die Prozesse des Unternehmens optimiert und verschlankt werden. Zudem bedarf es eines Instrumentes zur Planung, Steuerung und Überwachung all dieser Prozesse. 

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel, wie etwa: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Jede Ressource muss bedarfsgerecht auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden. Das bedeutet andersherum, dass jedem Prozess zu jeder Zeit die richtige Menge an Ressourcen zur Verfügung gestellt werden muss. Angesichts unzähliger Prozesse, die täglich in einem Unternehmen ablaufen, kein leichtes Unterfangen. 

Es muss zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden, dass die Prozesse reibungslos ablaufen können. Gleichzeitig sollen Verschwendungen von Ressourcen vermieden werden. Damit dies gelingt, bedarf es einer ERP-Software. 

Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab. Die Daten werden dann auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen Zugriff. So werden der Informationsfluss und die Transparenz deutlich gesteigert. Zudem lassen sich die Prozesse abteilungsübergreifend aufsetzen. Dadurch können weitere Ressourcen eingespart werden. 

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 

Eine ERP-Software ist aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei den alltäglichen Prozessen unterstützen und diese sogar an einigen Stellen automatisieren. So finden sich in einer ERP-Software zum Beispiel folgende Module an: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Je nach Geschäftsbereich und vorliegenden Prozessen setzt sich eine ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse erforderlich sind. Nicht jedes Unternehmen hat beispielsweise Verwendung für ein Produktions-Modul, benötigt jedoch weitreichende Funktionen im Bereich des Projektmanagements. 

Daher haben sich viele Anbieter im Laufe der Zeit auf bestimmten Branchen spezialisiert. Sie haben Ihre Software auf die Belange der jeweiligen Unternehmen aus diesen Sektoren ausgerichtet. In den Standardversionen der ERP-Software finden sich dann viele, für den Bereich wichtige Funktionen. Andernfalls müssten diversen Anpassungen an der Software vorgenommen werden. Diese kosten Zeit und vor Allem viel Geld.

Daher lohnt es sich, auf eine branchenspezifische ERP-Software zu setzen. Diese enthält alle wichtigen Funktionen und wird stetig, mit Blick auf die Entwicklungen in der jeweiligen Branche, weiterentwickelt. 

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Raumausstatter?

Am ERP-Markt findet sich demnach auch ERP-Software speziell für Raumausstatter. Diese ist auf die Belange von Raumausstattern ausgerichtet und enthält viele wichtige Funktionen, die in einer ERP-Software von der Stange oftmals nicht zu finden sind. Dazu gehören beispielsweise Funktionen zur Auftragsbearbeitung oder auch zur Angebotserstellung.

Auch für die Lagerverwaltung, dem Projektmanagement oder für die Chargenverwaltung finden sich diverse Funktionen. Würde man ein allgemeines ERP-System implementieren müssten all diese Funktionen mühselig und kostspielig nachgerüstet werden. 

Zudem würde man für Funktionen bezahlen, die wohlmöglich im eigenen Unternehmen keinerlei Verwendung finden würden. Daher ist eine branchenspezifische ERP-Software meist die richtige und bessere Wahl. Denn nur wenn die ERP-Software alle Prozesse abzudecken vermag, kann das volle Potential dieser Anwendung ausgeschöpft werden. 

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in der Raumausstattung?

Neben der richtigen ERP-Software spielt auch der Anbieter eine wichtige Rolle. Dieser sollte über ausreichend Erfahrung in der jeweiligen Branche verfügen und wissen, worauf es den Unternehmen wirklich ankommt. Ein Anbieter, der die Branche und die speziellen Prozesse innerhalb dieser nicht kennt, wird wohlmöglich nicht in der Lage sein, die Funktionen an die Prozesse anzupassen. 

Das kann zu Verzögerungen im Projektverlauf oder gar zum Scheitern der gesamten Implementierung führen. Um dem zu entgehen, sollten Sie bei der Anbieterwahl darauf achten, dass dieser bereits in der Vergangenheit anderen Raumausstattungsunternehmen erfolgreich geholfen hat eine ERP-Software einzuführen. 

Viele ERP-Projekte scheitern an mangelnder oder fehlerhafter Kommunikation zwischen Anbieter und Unternehmen. Der Anbieter versteht nur unzureichend, worauf es den Kunden ankommt und diese können dem Anbieter nur unzureichend klarmachen, was sie sich eigentlich von einer Implementierung versprechen. Spricht man jedoch „dieselbe Sprache“, so kann dieses Problem schnell aus der Welt geschafft werden. 

Zudem kennt ein erfahrender Anbieter auch die spezifischen Prozesse und weiß um die Fallstrike, die sich während der Einführung einer ERP-Software ergeben können. Auch weiß er, welche Prozesse nicht einfach ausgetauscht oder abgestellt werden können und kann wichtige Tipps aus früheren Projekten geben. 

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Raumausstatter? 

Die richtige ERP-Software zu finden ist nicht immer leicht. Am Markt tummeln sich unzählige Lösungen vieler verschiedener Anbieter. Daher ist es ratsam zu Beginn der Suche erst einmal herauszufinden, wonach man eigentlich genau sucht. Mittels einer IST-Analyse kann evaluiert werden, woran es derzeit hakt und wo genau das Verbesserungspotential liegt. 

Daraus können dann auch konkrete Ziele abgeleitet werden, die mit der Einführung einer ERP-Software erreicht werden sollen. Diese werden dann in einem Lastenheft festgehalten. Darin werden auch sämtliche weitere Rahmenbedingungen für das Projekt formuliert, wie beispielsweise: 

• Zeitlicher Rahmen
• Budget
• Nutzeranzahl (Teil- und Volllizenzen)
• Gewünschtes Lizenzmodell
• Hardwarevoraussetzungen 
• Funktionen

Die Funktionen werden aufgelistet und anschließend priorisiert. So verlieren Sie während der Suche nicht den Fokus auf das Wesentliche. Und auch der Anbieter profitiert von einer solchen Auflistung, da er so besser verstehen kann, worauf es Ihnen ankommt und ob er diesen Anforderungen gerecht werden kann. 

Mit diesem Lastenheft gestaltet sich die Suche nach einer passenden ERP-Software dann deutlich einfacher. Vergleichsportale im Internet bieten die Möglichkeit viele Systeme und Anbieter direkt miteinander zu vergleichen und diese nach Ihren Kriterien zu filtern. So gelangen Sie schnell zu einer kurzen Liste mit potentiellen Systemen, die dann genauer unter die Lupe genommen werden können. 

Welche Funktionen benötigen Raumausstatter in einer ERP-Software? 

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar wichtige Funktionen innerhalb einer ERP-Software für Raumausstatter. Dabei sei nochmals erwähnt, dass es letztlich auf das eigene Unternehmen, die eigenen Prozesse und die Begebenheiten vor Ort ankommt, ob eine Funktion oder ein Modul benötigt wird oder nicht. Die folgenden Module und Funktionen dienen als exemplarisches Beispiel für die Möglichkeiten einer ERP-Software.

Angebotskalkulation und -erstellung 

Mit Funktionen zur Angebotskalkulation und -erstellung lassen sich Angebote deutlich besser, verlässlicher und schneller erstellen. Durch die Zentralisierung der Daten können alle wichtigen Kennzahlen in das Angebot automatisch miteinbezogen werden. Es wird ersichtlich, ob ausreichend Ressourcen und Kapazitäten zur Bearbeitung des Auftrags vorhanden sind.

Auch lassen sich direkt alles Preise kalkulieren. Stundensätze der Mitarbeiter, Materialien, Anfahrtswege etc., all das sind im System vorhandene Daten, die bei der Angebotserstellung berücksichtigt werden. Auf Knopfdruck entsteht dann ein konkretes Angebot, das zum einen verlässlicher ist und zum anderen deutlich schneller unterbreitet werden kann. So sichert man sich den notwendigen Vorsprung vor der Konkurrenz. 

Projektkalkulation und -bearbeitung 

Oftmals arbeiten Raumausstatter projektbasiert. Damit immer alle Akteure wissen was wann und durch wen zu tun ist, lassen sich Projektpläne erstellen. Das Projekt wird in mehrere Teilabschnitte aufgeteilt. Diesen werden dann die notwendigen Ressourcen zugewiesen. Mit einer Fortschrittsüberwachung lässt sich dann genau nachverfolgen, wie weit ein Projekt vorangeschritten ist und was noch zu tun ist. 

Auch lassen sich alle Kosten, die während des Projektes bereits entstanden sind in Echtzeit mitverfolgen. So sind beispielweise Zwischenrechnungen und auch Nachkalkulationen schnell und einfach möglich. Droht das Budget an einer Stelle überschritten zu werden, kann das System proaktiv warnen und nach konkreten Lösungen suchen. 

Warenwirtschaft 

Mit dem Modul der Warenwirtschaft lassen sich alle Warenflüsse im Unternehmen in der Software abbilden. Alle Waren werden beim Wareneingang gescannt. Ihnen wird darauf hin der jeweilige Einsatzort, bzw. der bestmögliche Lagerungsplatz zugeteilt. Werden Waren aus dem Lager entnommen, wird des ebenfalls in der Software festgehalten.

So ist immer ersichtlich, wie viele Waren noch auf Lager sind und wann nachbestellt werden muss. Das entlastet die Lager und setzt zuvor gebundenen Kapital frei. Auch finden sich an dieser Stelle diverse Funktionen für die Beschaffung. So kann das System beispielweise bei Bedarf eigenständig nach knapp werden Artikeln suchen und Angebote einholen. 

Fazit: ERP-Software passend für die eigene Raumausstattung wählen

Wer auf der Suche nach einer passenden ERP-Software ist, wird schnell feststellen, dass es am Markt unzählige verschiedene Lösungen gibt. Daher gilt es zunächst einmal herauszufinden wonach man eigentlich sucht. Schnell wird man feststellen, dass branchenspezifische Lösungen die eigenen Anforderungen meist am besten erfüllen.

Raumausstatter benötigen diverse Funktionen, beispielsweise zur Auftragsbearbeitung, für die Warenwirtschaft oder auch die mobile Arbeitszeiterfassung. In einer branchenspezifischen ERP-Software sind all diese Funktionen enthalten und werden stetig weiterentwickelt. Daher lohnt der Blick auf eben solche Lösungen.