Eine ERP-Software für Energieversorger

Alles wichtige zu einer ERP-Software für Energieversorger und den spezifischen Herausforderungen der Suche nach einer passenden Anwendung.

Energieversorger weisen oftmals sehr spezifische Prozesse auf. Um diese softwareseitig abbilden zu können, bedarf es einer branchenspezifischen ERP-Software. Am Markt finden sich zahlreiche Lösungen verschiedenster Hersteller. Hier den Überblick zu behalten ist oft nicht leicht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie schnell und sicher passende Systeme herausfiltern und worauf es bei der Suche ankommt. 

Zuvor wollen wir uns mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software auseinandersetzen, um besser verstehen zu können, warum Energieversorger mit einem System von der Stange oft nicht weit kommen und warum es einer branchenspezifischen Lösung bedarf. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 
• Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Energieversorger? 
• Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in der Energieversorgung?
• Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Energieversorger? 
• Welche Funktionen benötigen Energieversorger in einer ERP-Software? 
• Fazit: ERP-Software passend für das eigene Energieversorgungsunternehmen wählen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Mit der Abkürzung ERP wird die unternehmerische Aufgabe des „Enterprise-Resource-Planning“ beschrieben. Im Kern geht es dabei um die effiziente Nutzung aller zur Verfügung stehender Ressourcen. Dazu bedarf es einer Optimierung aller Prozesse im Unternehmen und einer Möglichkeit die vorhandenen Ressourcen bestmöglich auf diese zu verteilen. 

Es muss sichergestellt werden, dass jeder Prozess zu jeder Zeit mit der richtigen Menge an Ressourcen ausgestattet ist. Gleichzeitig sollen Verschwendungen von Ressourcen aufgedeckt und vermieden werden.

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zur Verfügung stehende, Betriebsmittel, wie beispielsweise: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen zentral auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden. Dabei darf die Versorgung der Prozesse zu keinem Zeitpunkt gestört werden. Kein leichtes Unterfangen angesichts der Vielzahl von Prozessen, die in einem Unternehmen teilweise auch parallel zueinander ablaufen. 

Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. So lassen sich Informationen schneller im gesamten Unternehmen teilen und Datensilos einzelner Abteilungen werden aufgebrochen. 

Auch die Prozesse lassen sich so nochmals deutlich verschlanken und abteilungsübergreifend aufsetzen. Letztlich sorgt der Einsatz einer ERP-Software für eine verbesserte Kommunikation, eine höhere Transparenz und effizienter und ressourcensparende Prozesse. 

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Aufgebaut ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen. Jedes Modul deckt dabei einen bestimmen Aufgabenbereich im Unternehmen ab. Dazu verfügt jedes Modul über zahlreiche Funktionen, die bei den alltäglich anfallenden Abläufen unterstützen und diese teilweise sogar automatisieren. Über die zentrale Datenbank sind alle Module miteinander verbunden. 

Das ermöglicht die Kommunikation zwischen allen Abteilungen und sorgt für schnelle und transparente Prozesse. Module, die sich in einer ERP-Software finden sind zum Beispiel: 

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Je nach Bedarf des Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Nicht jedes Unternehmen hat beispielsweise Verwendung für ein Produktions-Modul.

Daher gilt es eine ERP-Software zu finden, die in der Lage ist genau das abzubilden, was wirklich benötigt wird. Schließlich will man auch nicht für unnötige Funktionen mitbezahlen. 

Daher haben sich im Laufe der Zeit viele ERP-Anbieter auf bestimmten Branchen spezialisiert und ihre Lösungen auf die Belange dieser Unternehmen angepasst. So finden sich am Markt heute auch zahlreiche ERP-Lösungen, speziell für Energieversorger. 

Eine branchenspezifische ERP-Software ist meist weit besser in der Lage die Prozesse des jeweiligen Unternehmens abzubilden. Bereits in ihrer Standard-Version enthält diese alle wichtigen Funktionen, die in der jeweiligen Branche benötigt werden. 

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Energieversorger? 

Die Energieversorgung ist ein komplexes Feld. Im Kern geht es hierbei um die Belieferung von Verbrauchern mit Nutzenergie. Diese kann aus verschiedenen Stoffen erzeugt werden, was auch für die Prozesse gravierende Unterschiede bedeutet. 

Zum einen geht es um die Versorgung der Verbraucher mit leitungsgebundenen Energieträgern, wie Strom oder auch flüssige und gasförmige Energieträger. Zum anderen jedoch auch um die Versorgung mit festen Energieträgern, wie Kohle, Koks oder Holz etc. 

Hier unterscheiden sich die einzelnen Unternehmen schon einmal gravierend voneinander. Während es bei der Versorgung mit festen Energieträgern auf primär logistische und produzierende Prozesse ankommt, geht es bei den leitungsgebundenen Energieträgern mehr um die Infrastruktur der Leitungen, sowie um die Wartung und Instandhaltung, sowie um die Installation von Anlagen. 

Hinzu kommen Funktionen für die Kundenverwaltung, das Personalmanagement und auch für die Finanzen. Nicht jede ERP-Software liefert alle Funktionen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse von Nöten wären. Daher empfiehlt sich der Blick auf eine branchenspezifische Lösung. 

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in der Energieversorgung?

Neben der eigentlichen ERP-Software, spielt auch der Anbieter der Lösung eine zentrale Rolle. Dieser sollte möglichst erfahrend in der Implementierung einer ERP-Software bei Energieversorgern sein. Zum einen weiß ein erfahrender Anbieter um die Komplexität der Prozesse und weiß um die spezifischen Herausforderungen, die sich bei der Implementierung ergeben können. 

Zum anderen versteht dieser besser, worauf es Ihnen bei der Implementierung genau ankommt. Er weiß, welche Prozesse sich der Software anpassen können und wo sich die ERP-Software an die Prozesse anfügen muss. 

Auch kann ein erfahrender Anbieter mit vielen wichtigen Tipps aus früheren Implementierungen helfen und Ratschläge zu Funktionen geben, die Sie wohlmöglich noch gar nicht auf dem Schirm hatten. Ebenso weiß er um die spezifischen Compliance-Anforderungen, die sich an den verschiedensten Stellen ergeben und diese berücksichtigen. 

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Energieversorger?

Die richtige ERP-Software und den passenden Anbieter zu finden ist kein leichtes Unterfangen. Um so wichtiger ist es, zu wissen, wonach man eigentlich genau sucht. Was banal klingt, entpuppt sich bei näherer Betrachtung als elementar. All zu oft entscheiden sich Unternehmen zu schnell für eine erst beste ERP-Lösung und stellen dann fest, dass diese nicht die gewünschten Effekte erzielt. 

Eine IST-Analyse zu Beginn des Projektes gibt Aufschluss darüber, wo es derzeit hakt und wo es Verbesserungspotential gibt. Daraus lassen sich dann konkrete Ziele ableiten, die mit der Einführung einer neuen Software erreicht werden sollen. Diese werden dann in einem Lastenheft festgehalten. Darin werden auch alle weiteren Rahmenbedingungen festgelegt, wie: 

• Zeitlicher Rahmen
• Budget
• Nutzeranzahl (Teil- und Volllizenzen)
• Gewünschtes Lizenzmodell
• Hardwarevoraussetzungen 
• Funktionen

Alle Funktionen werden aufgelistet und hinsichtlich ihrer Notwendigkeit priorisiert. Das hilft dabei den Fokus während der Suche nicht zu verlieren. Zudem hilft es einem potentiellen Anbieter dabei zu verstehen, worauf es Ihnen bei der Implementierung im Kern ankommt. Er kann an Hand des Lastenheftes sehen, ob er die Anforderungen des Projektes erfüllen kann oder nicht. 

Mit Hilfe von Vergleichsportalen im Internet kann die eigentliche Suche dann deutlich abgekürzt werden. Hier lassen sich viele Systeme auf einmal miteinander vergleichen und nach eigenen Kriterien filtern. So gelangen Sie schnell zu einer kurzen Liste mit einigen wenigen passenden Lösungen und Anbietern, die dann genauer unter die Lupe genommen werden können. 

Welche Funktionen benötigen Energieversorger in einer ERP-Software? 

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar wesentliche Funktionen einer ERP-Software für Energieversorger und klären deren konkreten Nutzen in der Praxis. Da insbesondere Energieversorgungsunternehmen sich teilweise massiv voneinander unterscheiden, sind die hier angeführten Funktionen nicht zwangsläufig für alle Unternehmen von zentraler Relevanz. 

Am Ende kommt es immer auf die eigenen Begebenheiten und Prozesse im Unternehmen an. Nach diesen richtet sich, welche Funktionen und Module wirklich benötigt werden und welche auszuklammern sind. 

Customer-Relationship-Management (CRM) 

Ein umfangreiches CRM-Modul ist für viele Energieversorger ein zentrales Element der eigenen ERP-Software. Mit diesem lassen sich alle Belange rund um die Kundenbindung zentralisieren. Für jeden Kunden wird eine Kundenakte angelegt. In dieser werden alle relevanten Daten zum jeweiligen Kunden zentral gespeichert.

Auf diese haben dann mehrere Abteilungen Zugriff. Der Kundenservice ist so gegenüber Kundenanfragen immer auskunftsfähig. Das hat positive Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung. Auch der Vertrieb profitiert von der Zentralisierung der Daten. 

Auswertungen dieser helfen dabei die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden besser zu verstehen und Vertriebschancen besser zu erkennen. Von diesen Auswertungen profitiert dann auch das Marketing, dass deutlich individueller auf die einzelnen Kunden zugehen kann. 

Zählerdatenmanagement 

Mit einem Zählerdatenmanagement bietet man Partnern, Kunden und Lieferanten die Möglichkeit eines unkomplizierten Zugangs zu deren Lastgängen und Zählerständen im Netz. Auch lassen sich die verschiedenen Zählerstandorte zentral verwalten und überblicken. 

Prognosen und Berichte 

Durch die gezielte Auswertung aller Daten lassen sich Prognosen erstellen, die Aufschluss über künftige Entwicklungen des Energieverbrauchs von Kunden geben. So kann immer die richtige Menge Energie produziert und bereitgestellt werden und es geht weniger Energie verloren, bzw. muss aufwendig gespeichert oder gelagert werden. 

Stetige Berichte mit den wichtigsten KPIs geben stetig Aufschluss über die Leistungsfähigkeit aller unternehmerischen Bereiche. So lassen sich Entscheidungen besser treffen. Diese basieren fortan auf validen Daten und nicht auf Annahmen einzelner Akteure. 

Abrechnung (Fakturierung) 

Eine ERP-Software biete auch zahlreiche Funktionen für die Rechnungsstellung. Mit vielen Automationen hilft das System dabei Zeit und Ressourcen an dieser Stelle einzusparen. Dazu lassen sich die Daten aus dem Zählerdatenmanagement mit denen aus dem CRM verbinden. 

Automatisch lassen sich dann Rechnungen entsprechend des jeweiligen Verbrauchs erstellen und versenden. Dabei lassen sich auch verschiedene Rechnungswege parallel bespielen. Während einige Kunden den klassischen Postversand bevorzugen, wollen andere die Rechnung in einem Online-Portal einsehen können oder per E-Mail erhalten. 

Workflowmanagement 

Ebenfalls ermöglicht eine ERP-Software die Erstellung einzelner Workflows. Wenn Situation A eintrifft soll Aktion A durchgeführt werden. Ist Aktion A abgeschlossen soll Aktion B erfolgen usw. Das wird beispielsweise beim Rechnungseingang deutlich. Geht eine Rechnung ein, wird diese vom System zunächst überprüft und zugeordnet. 

Dann wird diese an die zu prüfende Stelle weitergeleitet und zur Zahlung freigegeben. Ist diese dann bezahlt wird eine entsprechende Buchung vorgenommen usw. Durch diese festgelegten Workflows werden Prozesse nicht nur schneller, sondern auch deutlich transparenter. So geht nichts mehr unter. 

Fazit: ERP-Software passend für das eigene Energieversorgungsunternehmen wählen

Energieversorger müssen bei der Wahl einer passenden ERP-Software besonders gründlich sein. Das erstbeste System von der Stange wird nicht in der Lage sein, die spezifischen Anforderungen eines solch komplexen Unternehmens in Gänze zu erfüllen. Branchenspezifische ERP-Lösungen sind daher meist die bessere Wahl. 

Diese zu finden ist nicht immer leicht, doch mit ausreichender Vorbereitung und dem Wissen, was genau die Software leisten muss, gestaltet sich die Suche dann deutlich einfacher. Ein erfahrender Anbieter ist zudem ein echter Gewinn gegenüber einem branchenfremden Implementierungspartner.