Eine Buchhaltungssoftware für den Bau

Eine in die ERP-Software integrierte Buchhaltungssoftware speziell für den Bau bietet viele Vorteile. Welche, zeigen wir Ihnen hier.

Eine Buchhaltungssoftware, die in das ERP-System integriert ist, bietet Bauunternehmen diverse Vorteile. Wir wollen auf diese Blicken und aufzeigen, warum gerade die Integration in die ERP-Landschaft einen echten Mehrwert bieten kann. 

Zuvor werden wir uns noch mit der allgemeinen Funktionsweise einer Buchhaltungs- und einer ERP-Software auseinandersetzten, um besser verstehen zu können, wie genau die Symbiose beider Anwendungen Vorteile schafft. 

Inhaltsverzeichnis 

• Definition: Was ist eine Buchhaltungssoftware? 
• Definition: Was ist eine ERP-Software 
• Technischer Aufbau einer ERP-Software 
• Integration oder Schnittstellen-Anbindung? 
• Funktionen einer Buchhaltungssoftware für den Bau 
• Fazit: Schnellere und sicherere Prozesse mit der Buchhaltungssoftware

Definition: Was ist eine Buchhaltungssoftware?

Jedes Unternehmen ist vom Gesetzgeber aus verpflichtet eine Gewinnermittlung durchzuführen. Mit einer Buchhaltungssoftware haben Unternehmen die Möglichkeit die Finanzbuchhaltung digital zu erledigen. Mit einer solchen Anwendung lassen sich die diversen Prozesse digitalisieren und deutlich abkürzen. Die Software übernimmt viele wichtige Aufgaben und hilft dabei alle Informationen und Angaben zu vervollständigen. 

Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren von einer Buchhaltungssoftware. Denn diese unterstützt nicht nur bei der internen Finanzbuchhaltung, sondern berücksichtigt auch alle gesetzlichen Vorgaben, etwa wenn dem Finanzamt gegenüber, die Gewinnermittlung vorgelegt werden muss. 

Komplette Buchführung zentralisieren 

Letztlich ermöglicht es eine Buchhaltungssoftware, die komplette Buchführung in nur einem Programm zu bündeln. Im besten Fall kann die Software noch bei vielen weitern Aufgaben und kaufmännischen Prozessen unterstützen. 

Ein wesentlicher Vorteil dieser Anwendung ist es, dass alle Daten sicher an einem einzigen Ort verwahrt werden. Diese werden auf einem zentralen Server gespeichert, sodass nur dieser besonderen Schutz erfahren muss. Andernfalls müssten viele einzelne Speichermedien geschützt werden.

Definition: Was ist eine ERP-Software

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es um die effiziente Nutzung aller Ressourcen in einem Unternehmen. Dazu müssen die eigenen Prozesse so weit wie möglich optimiert und verschlankt werden. Gleichzeitig sollen Ressourcenverschwendungen aufgedeckt und vermieden werden. 

Ebenso muss jedoch sichergestellt werden, dass jedem Prozess zu jeder Zeit die richtige Menge an Ressourcen zu Teil werden kann, damit der Prozessablauf nicht gestört wird. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zur Verfügung stehende Betriebsmittel, wie etwa: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen auf die diversen Prozesse geplant werden, ohne dabei Verschwendungen zu verursachen. Angesichts der Vielzahl von Prozessen die täglich in einem Unternehmen ablaufen kein leichtes Unterfangen. 

Alle Daten an einem zentralen Ort

Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise arbeiten alle Akteure im Unternehmen mit denselben Informationen. Datensilos einzelner Abteilungen werden aufgebrochen und Daten schneller geteilt. 

Die Prozesse werden insgesamt deutlich transparenter und können nochmals verschlankt werden. Die Zentralisierung der Daten ermöglicht letztlich das Aufsetzen abteilungsübergreifender Prozesse. So lassen sich auf sämtlichen Ebenen eines Unternehmens Ressourcen einsparen und gewinnbringend an anderer Stelle einsetzen. 

Technischer Aufbau einer ERP-Software

Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und ist über die zentrale Datenbank mit den anderen verbunden. In einem Modul finden sich zahlreiche Funktionen, die die alltäglichen Prozesse in diesem Bereich unterstützen. Gängige Module sind beispielsweise:

• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Je nach Bedarf eines Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Nicht jedes Unternehmen hat beispielsweise Verwendung für ein Produktionsmodul oder unterhält eigene Warenlager. Daher haben sich viele Anbieter im Lauf der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert. 

So findet sich am Markt heute auch ERP-Software, die spezielle für den Bau konzipiert wurde. Diese enthält meist Funktionen für die Bauplanung, die Auftragsabwicklung, das Materialmanagement oder auch für die Angebotserstellung und die Personalplanung. Neben all diesen ist jedoch auch ein entsprechenden Finanzmodul enthalten. Auf dieses wollen wir im Folgenden einmal genauer eingehen. 

Integration oder Schnittstellen-Anbindung?

Zuvor stellt sich jedoch noch die Frage, ob eine Buchhaltungssoftware direkt in die ERP-Software integriert sein sollte, oder ob eine Schnittstelle zu einem externen Programm ausreicht. Dazu müssen wir zunächst einmal zwischen beiden Varianten unterscheiden. Bei einer Schnittstellen-Anbindung wir ein externes Buchhaltungsprogramm über eine entsprechende Schnittstelle mit der ERP-Software verbunden. 

Buchhaltung über eine Schnittstelle an die ERP-Software anbinden

Über diese Schnittstellen lassen sich (beidseitig) bestimmte Daten austauschen. So können beispielsweise, die für die Buchhaltung relevanten Daten aus dem ERP in die Buchhaltungssoftware überführt werden. Doch ist eine solche Schnittstellen-Anbindung immer auch auf funktioneller Ebenen beschränkt. 

Buchhaltungssoftware in die ERP-Software integrieren 

Durch die Integration der Buchhaltungssoftware in die ERP-Software ergeben sich auch auf dieser Sphäre ganz neue Möglichkeiten. So bezieht die Buchhaltung nicht mehr einfach nur Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt aus dem ERP-System, sondern kann direkt auf alle relevanten Daten in Echtzeit zugreifen. 

Somit können alle Budgets direkt im Blick behalten werden und ein Unternehmen kann zu jedem Zeitpunkt Auskunft über die eigene Liquidität geben. Dadurch lassen sich unternehmerische Entscheidungen letztlich besser treffen.

Funktionen einer Buchhaltungssoftware für den Bau

Werfen wir an dieser Stelle einen Blick auf die Möglichkeiten einer Buchhaltungssoftware für den Bau. Dabei gehen wir an dieser Stelle auf eine Software ein, die in die ERP-Software integriert ist. Hier ergeben sich in der Regel deutlich mehr Möglichkeiten und es wird nochmals ersichtlich, warum eine vollständige Integration meist die bessere Wahl ist. 

Lohn- und Gehaltsabrechnung 

Mit einem Lohnabrechnungsprogramm innerhalb der Buchhaltungssoftware lassen sich alle Bau-Löhne mit allen Besonderheiten aus Bauhauptgewerbe und Baunebengewerben für beliebig viele Mitarbeiter abrechnen. Über die Arbeitszeiterfassung lassen sich alle Arbeitsstunden bestimmten Projekten zuordnen, oder auch als betriebliche Arbeitsstunden verbuchen. 

Dabei kann die Software durch die Integration in die ERP-Software auch auf alle Daten aus dem Personalbereich zugreifen und hat so direkt Zugriff auf die jeweiligen Stundensätze der einzelnen Mitarbeiter. Auch Gehaltsveränderungen oder wechselnde Steuerklassen der Mitarbeiter können direkt berücksichtigt werden, sobald diese einmalig im System eingetragen wurden. 

Kosten- und Leistungsrechnung

Mit der Kosten- und Leistungsrechnung haben Unternehmen die Möglichkeit bessere Entscheidungen zu treffen. Es lässt sich evaluieren, wo genau Kosten verursacht werden und wie diese im Verhältnis zum jeweiligen Ertrag stehen. Auch lassen sich durch die transparente Übersicht aller Kosten- und Leistungsströme frühzeitig Schwachstellen, aber auch Trends anzeigen. 

Dabei ist die Kostenrechnung in die Buchführung integriert und ergänzt das Rechnungswesen. Auch lassen sich wichtige Kennzahlen ermitteln, Soll-Ist-Vergleiche anstellen oder Nachkalkulationen durchführen, mit denen der wirtschaftliche Erfolg analysiert werden kann. 

Angebote & Rechnungen

Auch lassen sich mit einer Buchhaltungssoftware Angebote erstellen. Dazu kann ein entsprechendes Aufmaß einfach in die ERP-Software importiert werden. Das System gleicht dann alle Bestände im Warenlager und verfügbares Personal mit den eigenen Daten ab und zeigt entsprechende Kapazitäten an. 

So kann einfach und schnell ein entsprechendes Angebot erstellt und unterbreitet werden. Auch Rechnungen lassen sich per Knopfdruck erstellen. Dank der automatischen Rechnungsführung ist immer direkt ersichtlich, wie viele Kapazitäten bereits in einen Auftrag geflossen sind. Das ermöglicht auch die Erstellung von Zwischenrechnungen. 

Fazit: Schnellere und sicherere Prozesse mit der Buchhaltungssoftware

Eine in das ERP-System integrierte Buchhaltungssoftware für den Bau bietet gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen eine gute Möglichkeit die Prozesse in diesem Bereich deutlich abzukürzen und gleichzeitig effizienter zu gestalten. Dazu tragen viele Automationen dazu bei, dass die Abläufe auch gegenüber dem Gesetzgeber sicherer gestaltet sind. 

Ob vorbereitende Buchhaltung oder eigenständig durchgeführte Buchführung, mit einer Buchhaltungssoftware lässt sich die Finanzbuchhaltung einfach erledigen. Darüber hinaus lassen sich alle Geldströme transparent nachvollziehen und auswerten. So erhält man zudem eine stetige Aussage über die eigene Performance.