Wenn der ERP-Wechsel schief geht

Entscheidet man sich für eine modernere ERP-Software muss beim Umstieg viele beachtet werden. Worauf es dabei wirklich ankommt, lesen Sie hier.

Viele Unternehmen haben Ihre ERP-Software bereits seit Jahrzehnten im Einsatz, ohne dass jemals bemerkenswerte Upgrades gefahren wurden. Frei nach dem Motto „Never change a running system“ haben jedoch viele nach und nach den Anschluss verloren und müssen derzeit mühselig auf eine neue Software umsteigen. 

ERP-Umstieg ist kein ein Selbstläufer

Doch mit der Auswahl einer neuen ERP-Software ist es dann meist nicht getan. Vielen Unternehmen ist der Umstieg auf ein neues System sauer aufgestoßen. Die Gründe dafür sind vielfältig, wie auch Gerrit de Veer von Signavio in einem Artikel vom 23.01.21 auf netzpalaver.de weiß. 

Vor allem die Prozessperspektive komme seiner Meinung nach beim Umstieg oft zu kurz. Man solle die ERP-Transformationen weniger aus einem technischen Blickwinkel betrachten, als vielmehr aus der Prozessebene heraus. Auch die fachliche Einbeziehung der einzelnen Fachabteilungen sei beim Wechsel auf eine neue Software entscheidend. (vgl. ebd.) 

Viele Projekte wieder gestoppt

In letzter Zeit hätten sich viele Unternehmen an einer ERP-Transformation versucht, einige Projekte mussten jedoch nach kurzer Zeit schon wieder auf Eis gelegt werden. In dem Artikel werden fünf verschiedene Gründe genannt, die hauptsächlich für ein Scheitern eines ERP-Wechsels ursächlich sind. 

Gründe für das Scheitern

So verzichten viele Unternehmen gänzlich auf ein Change-Management und übersehen somit oft die weitreichenden Auswirkungen auf Prozesse, Mitarbeiter oder auch Kunden, die ein solcher Wechsel mit sich bringen kann. Ebenso fehle es oftmals an klar formulierten Rahmenbedingungen und Spezifikationen des Projektumfangs. Oftmals werde zu wenig Zeit eingeplant oder die Kosten laufen aus dem Ruder, weil zu eng kalkuliert wurde. 

Zu schnelle Implementierung

Auf der anderen Seite würden Projekte vor Allem an einer zu schnellen Implementierung und unzureichenden Tests im Vorfeld scheitern. Es gilt zum einen die Mitarbeiter ausreichend zu schulen und Diese Schritt für Schritt mit den neuen Arbeitsweisen vertraut zu machen. 

Zum anderen muss sichergestellt werden, dass das System auch wirklich so funktioniert, wie es soll. Viele Unternehmen würden demnach mehrfache Tests überspringen und auch ihre Mitarbeiter nur unzureichend vorbereiten. Daran könne das gesamte Projekt jedoch mittel- bis langfristig scheitern. (vgl. ebd.) 

Lastenheft hilft bei der Suche und bei der Implementierung

Um all dem vorzubeugen, sollten sich Unternehmen unbedingt ausreichend auf die ERP-Transformation vorbereiten. Es gilt ein detailliertes Lastenheft zu erstellen, in dem alle Anforderungen an die neue Software priorisiert dargestellt werden. Ebenso werden hier die konkreten Ziele, die mit der neuen Software verfolgt werden sollen festgehalten. 

Das hilft zum einen bei der Suche nach einer passenden ERP-Software zum anderen, kann der gewählte Anbieter schnell verstehen worum es dem Unternehmen bei der Implementierung geht. Ebenso gilt es die Mitarbeiter frühestmöglich in den Wechsel einzubeziehen. So kann sichergestellt werden, dass diese mitziehen und nicht einfach vor vollendete Tatsachen gestellt werden.