Wenn der ERP-Wechsel schief geht

Wenn der ERP-Wechsel schief geht

Entscheidet man sich für eine modernere ERP-Software muss beim Umstieg viele beachtet werden. Worauf es dabei wirklich ankommt, lesen Sie hier.

Viele Unternehmen haben Ihre ERP-Software bereits seit Jahrzehnten im Einsatz, ohne dass jemals bemerkenswerte Upgrades gefahren wurden. Frei nach dem Motto „Never change a running system“ haben jedoch viele nach und nach den Anschluss verloren und müssen derzeit mühselig auf eine neue Software umsteigen. 

ERP-Umstieg ist kein ein Selbstläufer

Doch mit der Auswahl einer neuen ERP-Software ist es dann meist nicht getan. Vielen Unternehmen ist der Umstieg auf ein neues System sauer aufgestoßen. Die Gründe dafür sind vielfältig, wie auch Gerrit de Veer von Signavio in einem Artikel vom 23.01.21 auf netzpalaver.de weiß. 

Vor allem die Prozessperspektive komme seiner Meinung nach beim Umstieg oft zu kurz. Man solle die ERP-Transformationen weniger aus einem technischen Blickwinkel betrachten, als vielmehr aus der Prozessebene heraus. Auch die fachliche Einbeziehung der einzelnen Fachabteilungen sei beim Wechsel auf eine neue Software entscheidend. (vgl. ebd.) 

Viele Projekte wieder gestoppt

In letzter Zeit hätten sich viele Unternehmen an einer ERP-Transformation versucht, einige Projekte mussten jedoch nach kurzer Zeit schon wieder auf Eis gelegt werden. In dem Artikel werden fünf verschiedene Gründe genannt, die hauptsächlich für ein Scheitern eines ERP-Wechsels ursächlich sind. 

Gründe für das Scheitern

So verzichten viele Unternehmen gänzlich auf ein Change-Management und übersehen somit oft die weitreichenden Auswirkungen auf Prozesse, Mitarbeiter oder auch Kunden, die ein solcher Wechsel mit sich bringen kann. Ebenso fehle es oftmals an klar formulierten Rahmenbedingungen und Spezifikationen des Projektumfangs. Oftmals werde zu wenig Zeit eingeplant oder die Kosten laufen aus dem Ruder, weil zu eng kalkuliert wurde. 

Zu schnelle Implementierung

Auf der anderen Seite würden Projekte vor Allem an einer zu schnellen Implementierung und unzureichenden Tests im Vorfeld scheitern. Es gilt zum einen die Mitarbeiter ausreichend zu schulen und Diese Schritt für Schritt mit den neuen Arbeitsweisen vertraut zu machen. 

Zum anderen muss sichergestellt werden, dass das System auch wirklich so funktioniert, wie es soll. Viele Unternehmen würden demnach mehrfache Tests überspringen und auch ihre Mitarbeiter nur unzureichend vorbereiten. Daran könne das gesamte Projekt jedoch mittel- bis langfristig scheitern. (vgl. ebd.) 

Lastenheft hilft bei der Suche und bei der Implementierung

Um all dem vorzubeugen, sollten sich Unternehmen unbedingt ausreichend auf die ERP-Transformation vorbereiten. Es gilt ein detailliertes Lastenheft zu erstellen, in dem alle Anforderungen an die neue Software priorisiert dargestellt werden. Ebenso werden hier die konkreten Ziele, die mit der neuen Software verfolgt werden sollen festgehalten. 

Das hilft zum einen bei der Suche nach einer passenden ERP-Software zum anderen, kann der gewählte Anbieter schnell verstehen worum es dem Unternehmen bei der Implementierung geht. Ebenso gilt es die Mitarbeiter frühestmöglich in den Wechsel einzubeziehen. So kann sichergestellt werden, dass diese mitziehen und nicht einfach vor vollendete Tatsachen gestellt werden.

4 März 2021

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Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
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Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
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Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

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Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

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Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
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An welche Art von Kunden liefern Sie?

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Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

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Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
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