Stammdatenpflege Basis für das ERP-System

Stammdatenpflege Basis für das ERP-System

Wer die Stammdatenpflege vernachlässigt, wird sein ERP-System langfristig unbrauchbar machen. Doch das Problem ist allgegenwärtig.

Als Stammdaten werden all jene Informationen bezeichnet, die sich auf betrieblich relevante Objekte, wie Produkte, Lieferanten, Kunden oder Mitarbeiter beziehen. Diese sind für die laufende Verarbeitung unabdingbar und müssen daher auch nach der Einführung eines ERP-Systems ausreichend gepflegt werden.

Oftmals werden Stammdaten auch als all jene Daten zusammengefasst, die eine geringe Änderungshäufigkeit in sich tragen, wie beispielsweise Bankdaten, Adressdaten oder Geburtstagen und Namen. 

Stammdaten werden vernachlässigt

Zu den Stammdaten in einem Unternehmen gehören also alle langfristig gültigen Informationen, während Bewegungsdaten zeitbezogene, prozessorientierte und auftragsrelevante Informationen sind. Deshalb liegt der Fokus im alltäglichen Betrieb oftmals eher auf den Bewegungsdaten, während Stammdaten häufig vernachlässigt werden. (vgl. blog.oxaion.de/stammdatenpflege) Ein fataler Fehler, wie sich oftmals erst später zeigt. 

Rolle von Stammdaten für das ERP

Auf die Frage hin, welche Rolle all diese Stammdaten in einem Unternehmen spielen, warum diese wichtig für die Funktion eines ERP-Systems sind und warum die Pflege dieser letztlich nicht zu vernachlässigen ist, lohnt ein Blick auf all jene Bereiche, die auf die Stammdaten und deren Austausch in besonderer Weise angewiesen sind.

Zunächst einmal basiert, wie bereits erwähnt, das klassische ERP-System auf einer ganzen Reihe von Stammdaten. Diese bilden die Basis für die Funktionsweise der Systeme. Sind die Daten falsch, mangelhaft oder unzureichend, kann kein valides Ergebnis von ERP-Systemen produziert werden. 

Falsche Daten führen zu falschen Ergebnissen

Gleiches gilt für andere Anwendungen, die oftmals neben oder an ein ERP-System angebunden, laufen, wie Finanzbuchhaltungssysteme oder auch Warenwirtschaftssysteme. Sind an diesen Stellen bereits die Stammdaten falsch, helfen die Systeme wenig und verursachen wohlmöglich Chaos in den entsprechenden Bereichen. Nehmen wir das Beispiel eines Lehrers.

Angenommen dieser erhält die Information eine sechste Klasse in Biologie unterrichten zu müssen. Nach den Ferien kommt er nun gut vorbereitet in die Schule und erfährt, dass die Information falsch war und er ein 12. Klasse in Chemie unterrichten muss. 

Alle Unterrichtseinheiten, alle Informationen die der Lehrer angesammelt hat, sind nun für die Tonne. Zudem ist er unvorbereitet auf den Unterricht in der 12. Klasse. Ganz ähnlich verhält es sich mit Stammdaten in einem Unternehmen. Sind diese falsch, geht das ERP-System in seiner automatisierten Planung von eben solchen falschen Informationen aus und das Ergebnis weicht von der Erwartung gänzlich ab. 

Ganzheitliches Stammdatenmanagement

Ein ganzheitliches Stammdatenmanagement dient letztlich dazu, dass ein ungehinderter Datenaustausch zwischen allen Beteiligten in einem Unternehmen möglich wird. Somit sollte eine Stammdatenorganisation in der Aufbauorganisation eines Unternehmens integriert sein. (vgl. Dr. Harald Dreher aus dreher-consulting.com)

Es sollten beispielsweise Standards für die Eingabe solcher Daten festgelegt werden. Gibt man internationale Telefonnummern an oder Adresszusätze? Welche Informationen zu Kunden werden angelegt, welche nur optional usw. Zielführend ist es, dies schon von Beginn an festzulegen, damit alle Daten einheitlich verwaltet und benutzt werden können. 

Einführungsprozess nur mit validen Daten

Bei der Einführung eines ERP-Systems sollte daher bereits im Vorfeld festgelegt werden, wer, wann, welche Daten an welcher Stelle einzupflegen hat, wer auf diese zugreift und wer diese auch im Nachhinein pflegt. Erfolg stellt sich erst dann ein, wenn ein System über valide Stammdaten verfügt und mit diesen arbeiten kann. Es empfiehlt sich daher, Verantwortlichkeiten so festzulegen, dass das Stammdatenmanagement nachhaltig funktionieren kann. 

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9 September 2019

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
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