Schöpfen Unternehmen das Potential ihrer ERP nicht voll aus?

ERP-Software kommt mittelweile in vielen Unternehmen zum Einsatz. Doch oftmals werden die Potentiale nur unzureichend genutzt – Doch warum?

Mit einer ERP-Software haben Unternehmen die Möglichkeit viele verschiedene Prozesse zu automatisieren, Informationen schneller zu teilen und letztlich Ressourcen auf vielen Ebenen einzusparen. Dazu muss die Software jedoch in der Lage sein, möglichst alle Prozesse des Unternehmens vollständig abbilden zu können. 

Viele Funktionen oftmals nicht genutzt 

Gleichzeitig müssen die Funktionen, die die Software mit sich bringt voll ausgeschöpft werden und genau hierin liegt das Dilemma. Viele Unternehmen nutzen die Funktionen ihrer eigenen ERP-Software nur unzureichend. Dabei gehen wichtige Potentiale verloren und es werden weiter unnötig viele Ressourcen verschwendet. 

Schlampiges Berechtigungsmanagement wird zum Problem 

Insbesondere das Berechtigungsmanagement sei, so Philipp Latini, Geschäftsführer bei der SIVIS GmbH, in den Fokus zu nehmen. Ihm zu Folge schöpfen viele Unternehmen das Potential ihrer ERP-Software auf Grund eines unstrukturierten Berechtigungsmanagement nicht vollständig aus. Dabei liefere eben jene Berechtigungsverwaltung Klarheit und schaffe Sicherheit im Umgang mit anstehenden Aufgaben.

Rollen und Berechtigungen klar definieren 

Einzelne Rollen und Berechtigungen können in einer ERP-Software klar definiert und eingerichtet werden. Zugriffsbefugnisse könnten so beispielweise formal vergeben werden, aber auch fest in die Arbeitsprozesse eines Mitarbeiters implementiert werden. Doch in der Praxis zeige sich oftmals, dass eben jenes Berechtigungsmanagement oft sehr unorganisiert ist. Dies verhindere effizientes Arbeiten und schaffe zudem massive Sicherheitsprobleme. 

Home-Office verstärkt das Problem 

Gerade durch die Pandemie und der damit verbundenen Homeoffice-Arbeit verschärfe sich dieses Problem. 

„Denn bei der Öffnung interner Systeme für Fernzugriffe sollten sämtliche Berechtigungen korrekt und konsistent sein.“ – (vgl. Philipp Latini, Geschäftsführer SIVIS GmbH, 18.05.21 auf it-daily-net)

Nur so ließen sich unberechtigte Zugriffe auf sensible Informationen verhindern und auch Fehler im Umgang mit diesen vermeiden. Auch müsse berücksichtigt werden, dass viele Mitarbeiter auf Grund von Kurzarbeit etc. wegfallen und andere kurzfristig Aufgaben übernehmen müssten. Doch oftmals werden die Berechtigungen dazu nicht nur temporär, sondern langfristig vergeben. 

Rollen und Berechtigungen stetig prüfen und anpassen 

Bestehende Rollen und Berechtigung werden jedoch nur selten überprüft oder angepasst, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dieses Berechtigungschaos führe dann zu Sicherheitsproblemen und vor allem zu erhöhten Kosten. Etwa dann, wenn Lizenzen für Nutzer gezahlt werden, die die entsprechenden Programme gar nicht benötigen oder damit arbeiten. 

Software unterstützt beim Berechtigungsmanagement

Daher sollten sich Unternehmen mit einem umfangreichen Berechtigungskonzept befassen und einmal gründlich aufräumen. Auch hierfür gebe es die entsprechende softwareseitige Unterstützung, die dabei helfen kann, unübersichtliche Berechtigungsstrukturen in der ERP-Software zu reorganisieren.