Bestandsmanagement mit der ERP-Software

Mithilfe einer ERP-Software lässt sich der Lagerbestand entlang der gesamten Lieferkette verfolgen und optimieren. Wie, erfahren Sie hier.

Das Bestandsmanagement ist ein kritischer Teil der Lieferkette (Supply Chain) und somit auch des Supply Chain Managements (SCM). Es ist zentrale Aufgabe jedes Unternehmens, welches mit Produkten und Gütern zu tun hat. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit dem Bestandsmanagement befassen und dabei insbesondere aufzeigen, wie es sich mithilfe einer ERP-Software optimieren lässt.

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Wie funktioniert Bestandsmanagement? 
• Aufgaben des Bestandsmanagements
  1. Bedarfsplanung
  2. Bestandsplanung
  3. Beschaffungsplanung
• ABC-Analyse
• Bestandsmanagement mit dem ERP
• Digitalisierung des Bestandsmanagements

Definition: Wie funktioniert das Bestandsmanagement?

Beim Bestandsmanagement geht es um den Warenbestand von Unternehmen und wie dieser bestmöglich zu verwalten ist. Es umfasst das Protokollieren von Bestand von Herstellern auf Lager und von diesen Einrichtungen zu einem Verkaufsort (vgl. ibm.com, 21.03.2023).

Ziel des Bestandsmanagements

Neben dem bloßen Bestand und der damit verbundenen Verfügbarkeit von Waren, geht es um ein strukturiertes Warenmanagement, welches zum einen garantiert, dass eine Ware an jedem Ort zu jeder Zeit verfügbar ist (vgl. Ressourcenplanung) bzw. bei Versand unmittelbar geliefert werden kann.

Zum anderen geht es darum, Lagerkosten zu reduzieren. Schließlich bedeutet ein hoher Sicherheitsbestand auch viel gebundenes Kapital. Gerade im Lebensmittelbereich geht es auch darum, das Verderben von Waren in Lagern zu vermeiden. 

Aufgaben des Bestandsmanagements

Generell verläuft das Bestandsmanagement in drei verschiedenen Prozessschritten:

1. Die Bedarfsplanung,
2. die Bestandsplanung und
3. die Beschaffungsplanung.

Im Folgenden wollen wir uns näher mit den einzelnen Schritten befassen und aufzeigen, welche Aufgaben und Prozesse jedem Schritt zuzuordnen sind.

1. Bedarfsplanung

Am Anfang steht die Bedarfsplanung, die sich mit der Ermittlung des zukünftigen Bedarfs auseinandersetzt. Diese erfolgt zumeist programm- oder verbrauchsgebunden.

Programmgebundene vs. verbrauchsgebundene Bedarfsplanung

Die programmgebundene Bedarfsplanung basiert auf konkreten Kundenaufträgen oder einem bestimmten Produktionsprogramm. Die verbrauchsgebundene Bedarfsplanung beruht hingegen auf den Verbrauchinformationen der Vergangenheit. ERP-Software kann dabei zunächst einen bestimmten Bedarfstermin errechnen und dann die benötigte Bedarfsmenge evaluieren/ die optimale Bestellmenge zu errechnen. 

2. Bestandsplanung

Bei der Bestandsplanung werden dann die für ein Unternehmen benötigten und zwingend notwendigen Bestände festgelegt. So stehen die Ermittlung der sogenannten Sicherheitsbestände (safety stock) sowie die Bestellauslöse-Bestände im Fokus.

Die Rolle der Nachfrageprognosen

Diese werden anhand der Nachfrageprognosen erstellt und legen fest, wie hoch der Mindestbestand in einem Lager sein muss und ab welchen Bestand, welche Menge nachbestellt werden muss. ERP-Systeme können diese Prozesse weitestgehend automatisiert abhandeln, sodass zu jeder Zeit ein optimaler Bestand gewährleistet werden kann. 

3. Beschaffungsplanung

Im Anschluss an die Bestandsplanung erfolgt die sogenannte Beschaffungsplanung (procurement planning). Hier wird die Bestellpolitik eines Unternehmens festgelegt und je nach dieser der passende Artikel ausgewählt. Wenn die Nachbestellungen in einem Unternehmen weitestgehend automatisiert ablaufen, muss das System zuvor einen Rahmen bekommen, indem es sich bewegen kann.

Optimierte Beschaffung

Dabei wird durch das System ermittelt, welche Artikel zu welchen Konditionen bei welchem Großhändler bestellt werden sollen. Auch kann ermittelt werden ob das System über gewisse Plattformen nach besseren Konditionen suchen soll/darf. 

Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ein betriebswirtschaftliches Verfahren, welches in vielen Bereichen Anwendung findet. Dazu zählt auch das Bestandsmanagement. Grundsätzlich teilt die ABC-Analyse eine Menge von Objekten nach absteigender Bedeutung (beispielsweise für den Umsatz) in die Klassen A, B und C ein.

ABC-Analyse in der Materialwirtschaft

In der Materialwirtschaft (MRP) lassen sich die Einzelteile (oder einzelnen Baugruppen) unter Berücksichtigung von Herstellungskosten, durchschnittlichem Bestandswert oder jährlichem Einkaufsvolumen klassifizieren. Zahlreiche moderne ERP-Lösungen unterstützen eine ABC-Analyse softwareseitig. So lassen sich beispielsweise Materialien nach Verbrauch und bedarf in die Klassen A, B und C aufteilen. Dies erleichtert die Priorisierung erheblich.

Bestandsmanagement mit dem ERP: Vorteile

Die Vorteile, die sich aus dem Einsatz eines intelligenten und zukunftsweisenden ERP-Systems für das Bestandsmanagement ergeben sind unglaublich vielfältig. Man stelle sich vor, den gesamten Bestand ohne geeignete Softwarelösung managen zu wollen.

Eine unglaubliche Anstrengung bei gleichzeitiger Verschwendung gleich mehrerer Ressourcen. Zum einen kostet dies viel Zeit und den Einsatz von Arbeitskraft, zum anderen können längst nicht die optimierten Ergebnisse erzielt werden, zudem ein ERP-System im Stand ist.

Artikel-Verfügbarkeit

Verfügbarkeiten von Artikeln werden so maximiert, dass die Lieferfähigkeit von nahezu 100% gewährleistet werden kann und das bei gleichzeitiger Senkung der Lagerbestände von bis zu 40%. Ebenso wird, wie eingangs schon erwähnt der Aufwand um ein Vielfaches reduziert. So können durch die zuverlässige Automatisierung vieler Dispositionsprozesse dieser bis zu 50% reduziert.

Reduzierte Beschaffungskosten

Gleichzeitig können so die Beschaffungskosten in der Logistik so gesenkt werden, dass letztlich die Verkaufspreise an die Kunden weitergegeben werden können und man im Wettbewerb bestehen kann. Ebenso schafft das softwarestützte Bestandsmanagement Transparenz und Kontrolle über alle Bestände, selbst bei enorm breiten oder tiefen Sortimenten. 

Digitalisierung des Bestandsmanagements

Den diversen Vorteilen steht jedoch auch organisatorische Anforderungen gegenüber, die beispielsweise die Digitalisierung aller Bestandsmengen und einer Umstellung vieler verschiedener Geschäftsprozesse bedürfen.

Der Aufwand lohnt sich

Doch dies wird sich in jedem Fall lohnen, betrachtet man beispielsweise die Warenflut im modernen Einzel- wie auch im Großhandel. Daher ist ein effektives Bestandsmanagement unabdingbar.

Tools für das Bestandsmanagement

Um den Kunden ein hohes Maß an Lieferservice zu gewährleisten bei gleichzeitiger Kostenersparnis ist eine leistungsstarke Software nicht wegzudenken. Weiterführende Informationen zum Auswahl dieser finden Sie auf der Themenseite ERP-Auswahl.