Ein ERP-System für den Installationsbereich

In dieser Serie befassen wir uns mit den Abwägungen bei der Suche nach einem branchenspezifischen ERP-System. Diese Ausgabe befasst sich mit ERP für Installateure.

Installateure können durch die Umstellung auf papierloses Arbeiten einen großen wirtschaftlichen Vorteil erzielen. Wie spart ein Monteur beispielsweise Reisekosten, indem er seine Arbeitsverrichtungen anders aufführt? Wie geben Sie Ihren Kunden einen besseren Einblick in ihre geleistete Arbeit? Wie stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsverrichtungen vollständig abgerechnet werden? Und welches IT-System kann Sie dabei unterstützen? Dieser Artikel versucht, eine Antwort auf diese Fragen zu geben.

Inhaltsverzeichnis

• Verwirrung über die Vielzahl von Anwendungen
• Vermeiden Sie Kostenüberschreitungen und Bußgelder
• Planung, die das Einkaufsmanagement und das Personal berücksichtigt
• Direkte Einsicht für den Kunden ist ein wirtschaftlicher Vorteil
• Die mobile Anwendung muss auch im dunklen Keller funktionieren
• ERP-Parteien mit einer spezifischen Lösung für Installationsunternehmen

Verwirrung über die Vielzahl von Anwendungen

Viele Unternehmen der Installationsbranche benutzen Pakete, die sich ausschließlich auf die Wartung technischer Installationen (CMMS) konzentrieren. Darüber hinaus gebrauchen sie eine Vielzahl anderer Anwendungen zur Preiskalkulation, Kundenverwaltung und Rechnungsstellung.

Es ist in der Branche nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter mit 10 bis 15 verschiedenen Anwendungen innerhalb eines Unternehmens arbeiten.

Das Umschalten zwischen verschiedenen Programmen erfordert viel Zeit. Darüber hinaus verfügt jedes Programm über seine eigene Passwörter, Aktualisierungen und Arbeitsmethoden.

Ineffiziente Behelfslösungen 

Die Verwirrung über die Software führt oft dazu, dass Mitarbeiter ihre eigene Verwaltung auf Papier oder in Excel-Tabellen führen. Davon profitiert das Unternehmen aber nicht.

Manchmal ist die Lösung, die unterschiedliche Software miteinander zu verknüpfen. Dies ist jedoch oft sehr teuer und eine komplizierte Operation. Deshalb ist es sinnvoll, ein vollständig integriertes ERP-Paket in Betracht zu ziehen.

Vermeiden Sie Kostenüberschreitungen und Bußgelder

Ein vollständig integriertes Paket berücksichtigt den kompletten Ablauf von Angebotserstellung bis Rechnungsstellung. Das beginnt bereits bei einem guten Modul zur Preiskalkulation. Dabei werden unterschiedliche Arten von Tarifen berücksichtigt.

Zum Beispiel für Arbeit am Wochenende oder von einem Fachtechniker. Die Berechnung ist auch an bestimmten Artikeln in Artikellisten geknüpft. Beispielsweise weiß die Person, die die Arbeit ausführen muss, genau, was im Angebot angegeben wurde. Dies verringert das Risiko von Kostenüberschreitungen.

Bei periodischen Aufträgen oder Wartungsverträgen kann im Angebotsmodul ein Service Level Agreement (SLA) bereitgestellt werden. Dies besagt beispielsweise, dass eine bestimmte Installation zweimal jährlich gewartet werden muss. Dieser Termin wird an das Planungsmodul weitergeleitet.

Darüber hinaus erhalten die Planungsabteilung und Techniker ganz einfach Einblick in andere Bedingungen aus dem Service Level Agreement. Wenn ein Fehlerbericht über eine wichtige Installation eingeht, kann der Kontrolleur auf einen Blick sehen, wie viele Stunden er vor Ort sein muss und wie viel Zeit er zur Behebung des Fehlers hat. Da die Vereinbarungen aus dem SLA eingehalten werden, verhindert der Installateur Bußgelder oder Aufschläge.

Planung, die das Einkaufsmanagement und das Personal berücksichtigt

Der durchschnittliche Techniker ist aufgrund von Krankheit und Urlaub etwa 40 bis 50 Tage pro Jahr abwesend. Ein gutes Planungsmodul berücksichtigt Abwesenheiten. Dies ist durch eine automatische Verknüpfung mit einem Modul zur Personalverwaltung möglich. Es ist auch sehr wichtig, dass das Planungsmodul an das Einkaufsmanagement gekoppelt ist.

Wurden alle Materialien bestellt? Wann werden sie geliefert und stehen dann den Technikern zur Verfügung? Planungsmitarbeiter müssen leicht erkennen können, ob sie etwas einplanen können und ob die Waren, die sie dafür benötigen, geliefert worden sind.

Direkte Einsicht für den Kunden ist ein wirtschaftlicher Vorteil

Kunden möchten immer genau wissen, welche Arbeitsverrichtungen für einen bestimmten Betrag ausgeführt werden. Checklisten können hierbei helfen. Der Techniker prüft vor Ort, welche Arbeiten er durchgeführt hat und welche Materialien er verwendet hat. In einem Online-Kundenportal erhält der Kunde dann einen Echtzeit-Einblick in diese Daten. Aufgrund dieser Transparenz hat der Installateur einen kommerziellen Vorteil gegenüber anderen Unternehmen, die diese Option nicht anbieten.

Darüber hinaus muss der Kunde nicht auf Statusmeldungen warten, da er über das Kundenportal nachvollziehen kann, welche Fehler gemeldet wurden, welchen Status diese Meldungen haben, welche Arbeitsverrichtungen geplant sind, welche Teile bestellt wurden und was erledigt wurde. Die Besprechungen zwischen dem Kunden und dem Installateur können dann für konstruktive Angelegenheiten genutzt werden, wie zum Beispiel: "Was können wir in Zukunft an den Installationen noch verbessern?"

Die mobile Anwendung muss auch im dunklen Keller funktionieren

Viele Wartungsunternehmen arbeiten immer noch mit Papierbelegen. Die Techniker erhalten ihre Arbeitsaufträge in der Zentrale, nehmen sie dann zum Kunden mit, lassen die Belege dort unterschreiben, schreiben dabei von Hand auf, welche Materialien sie verwendet haben und kommen ein- bis zweimal pro Woche zurück zur Zentrale, um ihre Quittungen einzureichen. Es kommt dabei oft vor, dass eine Handschrift falsch gelesen wird oder eine Quittung irgendwo liegen bleibt.

Effizienzsteigerungen 

Eine mobile Anwendung zur Erfassung von Arbeitsaufträgen bietet große Effizienzsteigerungen. Im Durchschnitt werden pro Woche pro Techniker vier Stunden Zeit eingespart. Außerdem werden die geleisteten Stunden schneller (auf Grund von Echtzeiteinblick) und besser (Quittungen werden nicht mehr verloren) in Rechnung gestellt.

Es ist sehr wichtig, dass das mobile System auch ohne Netzwerkverbindung funktioniert. Ein Techniker arbeitet oft an Standorten ohne (gute) Verbindung. Zum Beispiel in einem dunklen Keller. Trotzdem möchte er seine Verwaltung dort sofort ausführen. Die Anwendung kann diese später mit dem System synchronisieren, wenn wieder eine gute Verbindung besteht. Ohne die Möglichkeit, offline zu arbeiten, besteht die große Gefahr, dass doch noch zusätzlich auf Papier zur Administration zurückgegriffen wird.

ERP-Anbieter mit einer spezifischen Lösung für Installationsunternehmen

Im Internet finden Sie Hunderte von ERP-Anbietern. Wie treffen Sie dabei die richtige Wahl? Das hängt natürlich stark davon ab, welche Funktionalitäten Sie wünschen, wie hoch Ihr Budget ist, wie viel Anpassung Sie benötigen, und ob Sie sich für Cloud oder On-Premises entscheiden.

Entscheiden Sie sich in jedem Fall nicht nur für die Software, sondern auch für einen Partner mit Erfahrung in der Industrie. Ein Partner, der es versteht, Herausforderungen anzunehmen und zu meistern.