Fallstudie: GEBRA-Suite im Einsatz bei IKT-Unternehmen BPV

Insellösungen adé dank Cloud-ERP. Erfahren Sie mehr über den Einsatz der GEBRA-Suite in der IKT-Branche.

Im Jahr 2013 als Vertriebspartner für Lösungen von Vodafone, Telekom und Telefónica gestartet, hat sich die BPV GmbH innerhalb weniger Jahre zu einem der größten Full-Service-Partner in der IT- und Telekommunikationsbranche (IKT) entwickelt.

Über die BPV GmbH

Die BPV Unternehmensgruppe aus Unna bietet heute Geschäftskunden und Partnern Lösungen und Services für den Aufbau von mobilen Arbeitsplätzen an - national und international. Es spielt für BPV keine Rolle, welche Telekommunikations-Carrier, Betriebssysteme für mobile Endgeräte oder IT-Umgebungen man bei einem Kunden vorfindet, die Mission besteht stets darin, mobile Arbeitsplätze für alle Mitarbeitenden zu ermöglichen.

Europaweit tätiges IKT-Unternehmen

Neben eigenen Lösungen hat sich BPV ein Netzwerkwerk aus Hard- und Softwareherstellern, Netzbetreibern und Finanzierungspartnern aufgebaut und Schnittstellen zu deren Systemen entwickelt. Mittlerweile sind über 160 Mitarbeitende an vier Standorten in Europa für die BPV Unternehmensgruppe tätig.

Rasantes Wachstum

Am Anfang war alles einfach. Das Unternehmen war klein, wuchs langsam. Eine simple ERP-Lösung aus der Cloud reichte aus, um die Prozesse im Unternehmen abzubilden. Mit expandierendem Produktportfolio und daraus resultierend wachsenden Lageranforderungen stieß dieses System aber schnell an die Grenzen.

Heterogene IT-Landschaft ohne Schnittstellen

Neben den eigenen Softwarelösungen wuchs die Zahl der im Unternehmen eingesetzten Drittlösungen rasant, es entstand eine sehr heterogene IT-Systemlandschaft ohne Schnittstellen untereinander:

• CRM-System,
• Ticketsystem,
• Warenwirtschaft,
• Rechnungsstellung,
• Buchhaltung,
• Urlaubsorganisation,
• Workflow,
• Projektmanagement,
• Fuhrparkmanagement sowie
• Mobilfunk- und Asset-Management

bestanden als Insellösungen. Digitale Medienbrüche zwischen den vielen Insellösungen waren die Folge. Sie sorgten für viele manuelle Tätigkeiten, was wiederum zu Fehlern in der Abwicklung führte. Rechnungen und Retouren waren oft fehlerhaft oder wurden gar nicht geschrieben.

Eine neue, ganzheitliche ERP-Software muss her

Der Geschäftsführung wurde klar: Ein neues, ganzheitliches ERP-System musste her, das Prozesse digitalisieren, automatisieren und Schnittstellen bereitstellen kann. Gesucht wurde ein System, das die Unternehmensgruppe produktiv hält, statt sie zu lähmen.

Skalierbares Cloud-ERP gesucht

Es musste ein System sein, dass man nicht über das Unternehmen stülpt, sondern das mit dem Unternehmen von Abteilung zu Abteilung wachsen kann. Zudem sollte es cloudbasiert sein. All diese Anforderungen erfüllte die Cloud-ERP-Lösung von GEBRA-IT. Die basiert auf der hauseigenen Low-Code-Plattform GEBRA-Suite.

Testprojekt überzeugte sofort

Als Testballon konnte GEBRA-IT einen Prozess für die Retouren-Verwaltung innerhalb von einem Tag mit Hilfe der GEBRA-Suite abbilden und aufbauen, bezogen auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Dieser Proof of Concept zeigte den BPV-Entscheidern eindrucksvoll, wie schnell und passgenau ein einmal definierter Prozess umgesetzt werden kann.

Automatisierungen und Schnittstellen

Innerhalb weniger Monate wurden die geforderten Workflows und Prozesse abgebildet und größtenteils automatisiert. Zudem realisierte GEBRA-IT mit der Software die notwendigen Schnittstellen zur DATEV, zu Lieferanten-Systemen, zu Transportdienstleistern wie DHL und zu eingesetzten Drittlösungen.

Insellösungen adé

Die Zeiten der Insellösungen waren endgültig vorbei. Die geforderte betriebssystemübergreifende Konformität (MacOS, iOS und Windows) ergab sich über die Cloudnutzung von selbst. Während des Prozesses entstanden weitere Anpassungswünsche, die teils on-the-fly umgesetzt werden konnten.

Projekterfolg: Flexibilität, kaum Fehler, automatisierte Prozesse

Die BPV-Unternehmensgruppe nutzt heute eine integrierte, hochflexible Cloud-ERP-Lösung, die nahezu täglich ergänzt und optimiert wird. Durch die Aufhebung der Medienbrüche läuft die Fehlerquote gegen null. Die Prozesse laufen größtenteils automatisiert, die Mitarbeitenden finden Zeit für andere Aufgaben und das Management erhält umfangreiche Reportings mit wichtigen Kennzahlen.

Kontinuierliche Weiterentwicklung dank Low-Code

Aufgrund des Low-Code-Ansatzes können auch Personen ohne Programmierkenntnisse die weitere Entwicklung mitgestalten. Das Zusammenspiel zwischen den "eigenen" Citizen Developern und den Beratern der GEBRA-IT sorgt auch weiterhin für schnelle Lösungen aller neuen Anforderungen. Ohne GEBRA-Suite wäre das schnelle Wachstum undenkbar und unmöglich gewesen.

Fazit

„Die GEBRA-Suite ist einzigartig – kein vergleichbares Systemhaus lässt so eine Flexibilität zu. Unser Unternehmen und unsere Prozesse können mit keinem Standardprodukt abgebildet werden. Deshalb sind wir mit dem uneingeschränkt individualisierbaren und fortlaufend anpassbaren System sehr zufrieden. Es sichert unsere Zukunft und sorgt für schnelles Wachstum ohne Verwaltungshemmnisse.“

Maximilian Limburg – Director of Operation, BPV-Unternehmensgruppe

Auf einen Blick

Hier finden Sie die wichtigsten Eckpunkte des Anforderungsprofils sowie der Umsetzung und zu den Vorteilen auf einen Blick.

Aufgaben / Anforderungen

• Beendigung von Medienbrüchen durch Schnittstellen
• Möglichst hoher Automatisierungsgrad der Prozesse
• Moderne, flexible und passgenaue ERP-Software
• System muss sich an Prozesse anpassen, nicht umgekehrt
• Cloudbasiertes ERP-System
• Betriebssystemübergreifende Konformität (MacOS, iOS und Windows)
• Mandantenfähigkeit
• Möglichkeit zur internen Weiterentwicklung

Umsetzung

• ERP-Lösung auf Basis von Low-Code-Development
• Nutzung fertiger Bausteine
• Maßgeschneiderte Anpassungen an Bedürfnisse des Kunden
• Automatisierung vieler Prozesse
• Keine Insellösungen mehr, alle Lösungen verzahnt
• Integration der eigenen Lösung BIRTA

Mehrwert

• Arbeitszeitersparnis, Entlastung der Mitarbeiter
• Kosteneinsparungen durch effiziente Prozesse
• Sonderwünsche und Spezialfälle schnell umsetzbar
• Abbildung aller unternehmensspezifischen Prozesse und Arbeitsweisen
• Schnellere Auswertbarkeit der vorhandenen Daten
• Schnelles Wachstum.