ERP-Software speziell für Bildungseinrichtungen

Bildungseinrichtungen haben spezielle Anforderungen an eine ERP-Softwarelösung. Wir zeigen Ihnen welche das sind und worauf es bei der Auswahl ankommt. Bildungseinrichtungen oder Bildungsinstitute unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht von anderen Unternehmen und Organisationen. Sie bieten im weitesten Sinne Dienstleistungen an, sind jedoch in Bezug auf die Verwaltung zu Weilen gänzlich anders strukturiert. Ob staatlich, kommunal oder auch privat, ihre Kernaufgabe besteht in der Wissensvermittlung. Eine gewöhnliche ERP-Software scheint für eine derartige Organisation eher unzureichend. Daher gibt es am Markt diverse Softwarelösungen, die sich auf solche Einrichtungen spezialisiert haben. Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf ERP-Softwarelösungen speziell für Bildungseinrichtungen werfen. Doch zunächst klären wir einmal die allgemeinen Begrifflichkeiten und Funktionsweise eines ERP-Systems, um deutlich zu machen, wo genau die Abweichungen von Bildungseinrichtungen hinsichtlich der Anforderungen an ein ERP liegen.

Definition: Was ist ERP-Software eigentlich?

ERP steht für Enterprise-Ressource-Planning und beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich für die Geschäftsprozesse einzusetzen.

Aus der Sicht von Bildungseinrichtungen geht es dabei weniger darum Gewinne zu erzielen, vor allem dann, wenn diese in öffentlicher Hand liegen, sondern die Qualität der Wissensvermittlung stetig zu steigern.

Dennoch müssen auch sie darauf achten, die zur Verfügung stehenden Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Damit wird schon klar, dass Ressourcen mehr sind also nur Rohstoffe die zur Produktion von Waren benötigt werden.

Ressourcen optimal planen

Vielmehr werden darunter personelle Ressourcen, Wissen, finanzielle Mittel, Immobilen, usw. verstanden. Eben sämtliche Mittel, die eine Organisation zur Erfüllung seiner Zwecke zur Verfügung stehen.

ERP-Systemen bilden sämtliche Geschäftsprozesse auf einer zentralen Datenbank ab und führen sie dort zusammen. Auf diese Weise lassen sich diverse Prozesse maßgeblich beschleunigen und an vielen Stellen sogar automatisieren.

Ebenso werden sämtliche Daten und Informationen zentral gespeichert, was zu einem besseren und schnelleren Informationstransfer innerhalb des Unternehmens führt. Alle Stellen wissen arbeiten so mit den gleichen validen Daten und Fehler werden dadurch vermieden.

Technische Ebene von ERP-Software

Aufgebaut sind ERP-Systeme zu Weilen aus verschiedenen Modulen die jeweils einen bestimmten Bereich des Unternehmens abdecken. Dazu stellen sie in sich spezielle Funktionen zur Bewältigung der jeweiligen Aufgaben bereit, können jedoch auch inhaltlich untereinander kommunizieren.

So werden Abteilungs- und sogar Unternehmensgrenzen überwunden und neue Geschäftsprozesse entstehen. In einem gewöhnlichen ERP-System finden sich zu Weilen folgende Module:

  • CRM (Customer-Relationship-Management)
  • Produktion
  • Lagerverwaltung
  • BI (Business Intelligence)
  • E-Commerce
  • Rechnungswesen
  • DMS (Dokumentenmanagement)

Doch darüber hinaus finden sich noch diverse weitere Module an, die spezielle Bereiche eines Unternehmens wie beispielweise den Ein- und Verkauf oder auch das Marketing etc. abdecken. Je nach Branchenzugehörigkeit des Unternehmens, kommen spezifische Module und Funktionen hinzu.

Gleiches gilt eben auch für Bildungseinrichtungen. Werfen wir also einen Blick auf jene speziellen Funktionen, die es Bildungseinrichtungen ermöglichen, ihre Prozesse zu optimieren und die vorhandenen Ressourcen bestmöglich einzusetzen.

Effizienter organisieren mit dem ERP

In Bildungseinrichtungen, ganz gleich welcher Art, steht die Lehre und Ausbildung von Teilnehmenden im Zentrum des Schaffens. Zu dieser bedarf es einer umfassenden Teilnehmerverwaltung. In dieser lassen sich neben den allgemeinen Stammdaten auch weitere Parameter erfassen.

Sensible Daten schützen

Gerade besonders sensible Daten sind an dieser Stelle besonders schützenswert, wie beispielweise Gesundheitsdaten der Teilnehmer. Diese bedürfen eines besonderen Umganges, der mit einer entsprechenden Funktion in der Teilnehmerverwaltung abgedeckt wird.

Personal optimal einsetzen

Ein besonderes Augenmerk in Bildungseinrichtungen ist auch auf das Personal zu richten. Hier kommt es neben der Einsatzplanung auch auf vorhandene Skills der Angestellten an. Zur Kursplanung beispielsweise, die einen weiteren wichtigen Bereich darstellt, gehört auch die Planung des jeweils passenden Personals an der richtigen Stelle.

Kursplanung leicht gemacht

Auch die Verwaltung von Aufträgen und Maßnahmen muss abgedeckt werden. Hier gilt es Zuständigkeiten zu organisieren und sichtbar zu machen. Letztlich können Bildungseinrichtungen mit einem passenden Modul zur Organisation besser und effizienter planen.

Zum einen Seitens der angebotenen Bildungseinheiten, zum anderen jedoch auch Seitens aller anderer, dafür nötig werdender Parameter. Da alle Stellen mit denselben validen Daten arbeiten, wird die Kommunikation deutlich verbessert und Fehler können weitestgehend vermieden werden.

Effiziente und strukturierte Dokumentation

In Bildungseinrichtungen kommt es massiv auf eine gut strukturierte und organisierte Dokumentation aller Vorgänge an. Mit einer entsprechenden Dokumentenmanagementlösung lassen sich nicht nur die allgemeinen Dokumente zur Verwaltung einer Organisation besser managen, auch Wissen kann besser verteilt werden.

Wissen einfach und praktisch teilen

Und darauf kommt es in Bildungseinrichtungen an. Unterrichtsmaterialien müssen verteilt, bereitgestellt und von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Das System unterstützt Organisationen genau dabei. Auch lässt sich die Anwesenheits-Dokumentation digital und somit einfacher gestalten.

Automatisch Zertifikate erstellen

Ebenso bedarf es in Bildungseinrichtungen einer Unterstützung bei der Erstellung von Zertifikaten, Teilnahmebescheinigungen oder Zeugnissen. Das System kann genau dabei unterstützen. Vorlagen, die automatisch mit den Daten der Teilnehmenden aufgefüllt werden, können auf diese Weise schnell und einfach erstellt werden.

Berichte und Analysen erstellen

Ebenso lassen sich intelligente Analysen anstellen, die Aussagen über die Effizienz von einzelnen Einheiten treffen können. Durchfallquoten oder auch Erfolgsquoten lassen sich einfach per Knopfdruck erstellen und man bekommt ein besseres Bild über die Performance einzelner Kurse.

Verbesserte Kommunikation intern wie extern

Ein wichtiger Punkt in Bildungseinrichtungen ist die Kommunikation. Hier ist zu unterscheiden zwischen der internen und der externen Kommunikation. Intern geht es vor allem darum, allen Stellen die gleichen validen Informationen schnellstmöglich zur Verfügung zu stellen, damit alle zu jedem Zeitpunkt genau wissen, was sie zu tun haben.

Schnelle Workflows sparen Zeit

Dazu können im ERP-System sogenannte Workflows erstellt werden. Diese lassen sich dann einfach und übersichtlich nachverfolgen, was zu mehr Transparenz und einer gesteigerten Produktivität führt.

Doch auch extern müssen Bildungseinrichtungen kommunizieren. Vor allem die Kommunikation zu Behörden und Trägern spielt hier eine wesentliche Rolle. So verfügen moderne ERP-Systeme zu Weilen über entsprechende Schnittstellen zu den wichtigsten Stellen.

Schnittstellen zu Behörden und anderen Stellen

So finden sich beispielsweise Schnittstellen zu den Landesregierungen und deren Programme, sowie zum Bundesamt für Migration und Flüchtlinge und dessen Webdienste. Gerade in Bezug auf die Verteilung von Geldern und der Nachweiserbringung sparen Bildungseinrichtungen hier unglaublich viel Zeit ein.

Fazit: Bildungseinrichtungen haben spezielle Anforderungen

Die hier beschriebenen Anforderungen an ein ERP-System von Bildungseinrichtungen sind nur ein kleiner bescheidener Teil. Doch wird durch diesen bereits ersichtlich, wo genau die Herausforderungen in diesem Bereich liegen. Denn ein klassisches ERP-System reicht für die meisten Bildungseinrichtungen einfach nicht aus.

Zeit sparen und Qualität erhöhen

Der Fokus liegt in Bildungseinrichtungen vielmehr auf der Organisation, der Dokumentation und vor allem auf der Kommunikation. Hier kommen spezielle Tools zum Tragen, die es Organisationen im Bildungssektor ermöglichen, Zeit einzusparen und gleichzeitig die Qualität der Einheiten maßgeblich zu verbessern.

Das passende ERP-System finden

Bildungseinrichtungen sollten bei der Auswahl einer passenden ERP-Software daher unbedingt auf eine branchenspezifische Lösung setzen, da diese die speziellen Herausforderungen auch ind er Zukunft abzudecken vermag.