Eine ERP-Software für Bildungseinrichtungen

Bildungseinrichtungen benötigen zur Abdeckung der eigenen Prozesse weitreichende Funktionen innerhalb ihrer ERP-Software. Das Geschäftsfeld unterscheidet sich stark von anderen Dienstleistungsunternehmen und bedarf vieler Funktionen, die Planung und Durchführung von Bildungsangeboten unterstützen.

Wie Bildungseinrichtungen die passende ERP-Software finden können, welche Rolle dabei auch der Anbieter spielt und worauf bei der Auswahl zu achten ist, lesen Sie hier. Zuvor wollen wir uns noch mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software auseinandersetzen, um besser verstehen zu können, welche Mehrwerte von einem Einsatz dieser ausgehen können.

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Mit der Abkürzung ERP wird das sogenannte Enterprise-Resource-Planning beschrieben. Im Kern geht es dabei um die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu gilt es die eigenen Prozesse im Unternehmen zu optimieren und möglichst so zu gestalten, dass wenig Ressourcen für diese aufgewendet werden müssen.

Es bedarf einer Möglichkeit alle Prozesse zentral zu planen, zu verwalten und zu überwachen und diese gleichzeitig mit den richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt zu versorgen. Gleichzeitig müssen Engpässe in der Versorgung, ebenso wie Verschwendungen von Ressourcen vermieden werden.

Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang, alle Mittel auf die ein Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zugreifen kann. Das können zum Beispiel sein:

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.)
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.)
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Mit einer ERP-Software lassen sich alle Ressourcen optimal auf die vorliegenden Prozesse verteilen und somit enorm viele Kapazitäten einsparen. Dazu bildet die ERP-Software alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weisen können Informationen im Unternehmen schneller und verlässlicher geteilt werden.

Zudem können Fehler durch Dubletten oder falscher Übertragung von Daten durch den gemeinsamen Datenstamm vermieden werden. Auch die Prozesse lassen sich nochmals deutlich schlanker und abteilungsübergreifend initiieren.

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Eine ERP-Software ist aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. Je nach Geschäftsbereich eines Unternehmens werden unterschiedliche Module und Funktionen benötigt. So finden sich beispielweise folgende Module in einer ERP-Software:

• Business Intelligence
• Customer Relationship Management
• Dokumenten-Management
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen
• Installation und Wartung
• Produktion

Viele Anbieter haben sich im Verlauf der Jahre auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und Ihre ERP-Lösungen auf die Belange dieser Unternehmen angepasst. So finden sich am ERP-Markt branchenspezifische ERP-Lösungen, die spezielle Funktionen für den jeweiligen Sektor beinhalten.

Standard-ERP-Versionen gehen oftmals nicht so sehr in die Tiefe und können vor Allem sehr spezifische Prozesse nur unzureichend abdecken. Eine ERP-Software kann jedoch nur dann ihr volles Potential entfalten, wenn wirklich alle Prozesse in ihr abgebildet sind. Daher empfiehlt es sich bei der Suche nach einer passenden ERP-Software auf branchenspezifische Lösungen zu blicken.

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Bildungseinrichtungen?

Viele Bildungseinrichtungen stoßen mit einer Standard-ERP-Version schnell an ihre Grenzen. Es bedarf weitreichender Planungsmöglichkeiten, einer tiefgehenden Kunden- bzw. Mandantenverwaltung und Abrechnungsmöglichkeiten, die auch beispielweise Fördermittel berücksichtigen etc.

All diese Bereiche werden von Unternehmen anderer Branchen oftmals nur tangiert und sind weit weniger ausgeprägt. Daher empfiehlt es sich für Bildungseinrichtungen auf eine spezifische ERP-Software zu setzen, die auch alle notwendigen Schnittstellen zu externen Akteuren beinhaltet.

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis in Bildungseinrichtungen?

Neben dem Funktionsumfang der ERP-Software spielt auch der Anbieter eine wichtige Rolle für die Implementierung. Ein branchenerfahrender Anbieter weiß um die spezifischen Prozesse und kennt alle Herausforderungen, denen sich Bildungseinrichtungen in ihrem täglichen Treiben gegenübersehen.

Zudem kann ein erfahrender Anbieter wichtige Tipps geben und alle seine Erfahrung aus früheren Implementierungen in anderen Bildungseinrichtungen in das Projekt einfließen lassen. Ein unerfahrener Anbieter kennt die Prozesse und Belange meist weit weniger gut und versteht oftmals nicht genau, worauf es Ihnen bei der Implementierung eigentlich ankommt.

Viele ERP-Projekte scheitern an mangelnder oder gestörter Kommunikation zwischen Anbieter und Kunden. Die eine Seite hat Erwartungen, die die andere nur unzureichend versteht und das Projekt droht schon während der Implementierung zu scheitern. Daher sollten Bildungseinrichtungen immer auch einen Blick auf den Anbieter werfen.

Dieser sollte im besten Fall bereits in anderen Bildungseinrichtungen erfolgreich implementiert haben. Das ist dann ein gutes Zeichen, dass dieser „dieselbe Sprache“ wie Sie spricht und Ihre Belange genau versteht.

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Bildungseinrichtungen?

Die passende ERP-Software zu finden ist angesichts der Fülle von verschiedenen ERP-Lösungen kein leichtes Unterfangen. Doch mit ein wenig Vorbereitung lässt sich die Suche deutlich abkürzen. Dazu gilt es zu aller Erst festzustellen, wonach genau Sie eigentlich suchen. Eine IST-Analyse gibt Aufschluss darüber, was aktuell schiefläuft und wo Verbesserungspotential besteht.

Aus dieser werden dann konkrete Ziele abgeleitet, die mit der Implementierung der neuen ERP-Software erreicht werden sollen. Diese werden dann in einem Lastenheft festgehalten. In diesem werden auch alle weiteren Rahmenbedingungen für das Projekt beschrieben, wie beispielweise das Budget, der zeitliche Rahmen, die Nutzeranzahl oder benötigte Schnittstellen usw.

Auch werden alle benötigten Funktionen aufgelistet und priorisiert. Mit diesem Lastenheft in der Hand gestaltet sich die Suche dann deutlich einfacher. Auf Vergleichsportalen im Internet können eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme direkt miteinander verglichen und hinsichtlich verschiedener Kriterien gefiltert werden. Das kürzt die Suche enorm ab und Sie gelangen schnell zur einer Shortlist mit wenigen potentiellen Anbietern.

Welche Funktionen benötigen Bildungseinrichtungen in einer ERP-Software?

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar wichtige Funktionen einer ERP-Software für Bildungseinrichtungen. Es sei jedoch noch erwähnt, dass wir an dieser Stelle lediglich eine Auswahl einiger Funktionen geben. Eine ganzheitliche ERP-Software verfügt über unzählige Funktionen. Jedes Unternehmen muss letztlich für sich selbst entscheiden, welche wichtig sind und welche für den eigenen Betrieb keine Relevanz haben.

Teilnehmerverwaltung

In Bildungseinrichtungen, ganz gleich welcher Art, steht die Lehre und Ausbildung von Teilnehmenden im Zentrum des Schaffens. Zu dieser bedarf es einer umfassenden Teilnehmerverwaltung. In dieser lassen sich neben den allgemeinen Stammdaten auch weitere Parameter erfassen.

Datenschutz

Gerade besonders sensible Daten sind an dieser Stelle besonders schützenswert, wie beispielweise Gesundheitsdaten der Teilnehmer. Diese bedürfen eines besonderen Umganges, der mit einer entsprechenden Funktion in der Teilnehmerverwaltung abgedeckt wird.

Personalplanung

Ein besonderes Augenmerk in Bildungseinrichtungen ist auch auf das Personal zu richten. Hier kommt es neben der Einsatzplanung auch auf vorhandene Skills der Angestellten an. Zur Kursplanung beispielsweise, die einen weiteren wichtigen Bereich darstellt, gehört auch die Planung des jeweils passenden Personals an der richtigen Stelle.

Kursplanung

Auch die Verwaltung von Aufträgen und Maßnahmen muss abgedeckt werden. Hier gilt es Zuständigkeiten zu organisieren und sichtbar zu machen. Letztlich können Bildungseinrichtungen mit einem passenden Modul zur Organisation besser und effizienter planen.

Zum einen Seitens der angebotenen Bildungseinheiten, zum anderen jedoch auch Seitens aller anderer, dafür nötig werdender Parameter. Da alle Stellen mit denselben validen Daten arbeiten, wird die Kommunikation deutlich verbessert und Fehler können weitestgehend vermieden werden.

Dokumentenmanagement

In Bildungseinrichtungen kommt es massiv auf eine gut strukturierte und organisierte Dokumentation aller Vorgänge an. Mit einer entsprechenden Dokumentenmanagementlösung lassen sich nicht nur die allgemeinen Dokumente zur Verwaltung einer Organisation besser managen, auch Wissen kann besser verteilt werden.

Und darauf kommt es in Bildungseinrichtungen an. Unterrichtsmaterialien müssen verteilt, bereitgestellt und von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Das System unterstützt Organisationen genau dabei. Auch lässt sich die Anwesenheits-Dokumentation digital und somit einfacher gestalten.

Automatisch Zertifikate erstellen

Ebenso bedarf es in Bildungseinrichtungen einer Unterstützung bei der Erstellung von Zertifikaten, Teilnahmebescheinigungen oder Zeugnissen. Das System kann genau dabei unterstützen. Vorlagen, die automatisch mit den Daten der Teilnehmenden aufgefüllt werden, können auf diese Weise schnell und einfach erstellt werden.

Berichte und Analysen erstellen

Ebenso lassen sich intelligente Analysen anstellen, die Aussagen über die Effizienz von einzelnen Einheiten treffen können. Durchfallquoten oder auch Erfolgsquoten lassen sich einfach per Knopfdruck erstellen und man bekommt ein besseres Bild über die Performance einzelner Kurse.

Kommunikationsmöglichkeiten

Ein wichtiger Punkt in Bildungseinrichtungen ist die Kommunikation. Hier ist zu unterscheiden zwischen der internen und der externen Kommunikation. Intern geht es vor allem darum, allen Stellen die gleichen validen Informationen schnellstmöglich zur Verfügung zu stellen, damit alle zu jedem Zeitpunkt genau wissen, was sie zu tun haben.

Workflow-Management

Dazu können in der ERP-Software sogenannte Workflows erstellt werden. Diese lassen sich dann einfach und übersichtlich nachverfolgen, was zu mehr Transparenz und einer gesteigerten Produktivität führt.

Doch auch extern müssen Bildungseinrichtungen kommunizieren. Vor allem die Kommunikation zu Behörden und Trägern spielt hier eine wesentliche Rolle. So verfügen moderne ERP-Systeme zu Weilen über entsprechende Schnittstellen zu den wichtigsten Stellen.

Schnittstellen zu Behörden und anderen Stellen

So finden sich beispielsweise Schnittstellen zu den Landesregierungen und deren Programme, sowie zum Bundesamt für Migration und Flüchtlinge und dessen Webdienste. Gerade in Bezug auf die Verteilung von Geldern und der Nachweiserbringung sparen Bildungseinrichtungen hier unglaublich viel Zeit ein.

Fazit: ERP-Software passend für die eigene Bildungseinrichtung wählen

Die passende ERP-Software für Bildungseinrichtungen zu finden ist nicht immer leicht. Hilfreich ist es jedoch zu wissen, wonach genau man eigentlich sucht. Die ERP-Software muss in jedem Fall in der Lage dazu sein, auch spezifische Prozesse optimal abbilden können. Insbesondere die Organisation, die Dokumentation und die Kommunikation stehen im Fokus des Schaffens von Bildungseinrichtungen.

Eine ERP-Software, die speziell für Bildungseinrichtungen konzipiert wurde, berücksichtigt die spezifischen Prozesse und liefert passgenaue Funktionen und alle Schnittstellen, die benötigt werden. Zudem berücksichtigt eine branchenspezifische ERP-Software auch künftige Entwicklungen und kann so zum langjährigen Herzstück der IT in Bildungseinrichtungen werden.