Bau

GAEB Formate in der ERP-Software verarbeiten

Für Unternehmen aus dem Bereich Bau spielt der GAEB Datenaustausch eine wichtige Rolle. Dieser muss mit der eigenen ERP-Software realisierbar sein.

Insbesondere Bauunternehmen müssen mit ihrer ERP-Software GAEB-Formate verarbeiten können. Was genau GAEB ist, wie eine ERP-Software diese verarbeitet und welche Vorteile Bauunternehmen aus der Implementierung einer ERP-Software mit GAEB-Funktionen in der Praxis erzielen können, sollt Gegenstand dieses Artikels sein. 

Zuvor beschäftigen wir uns noch mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wo genau GAEB-Formate darin anzusiedeln sind.

Inhaltsverzeichnis

Was ist GAEB? – Definition

Die Abkürzung GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Dieser hat die Aufgabe, mit Hilfe elektronischer Datenverarbeitung die Effizienz im Bauwesen zu fördern. Der Hauptausschuss GAEB betreut dabei zurzeit 82 verschiedene Leistungsbereiche des Standardleistungsbuches, kurz STLB-Bau und 29 weitere Leistungsbereiche des STLBBauZ. 
In mehr als 100 Facharbeitskreisen und Projektgruppen wird dabei die innovative Weiterentwicklung der elektronischen Datenverarbeitung im Bauwesen. 

Erstellung des Standardleistungsbuch Bau

Dafür erstellt und überarbeitet der GAEB das Standardleistungsbuch Bau, welches der rationellen Beschreibung von Bauleistungen und dem Informationsaustausch zwischen beteiligten Akteuren am Bau dient. 

Ebenso werden standardisierte Texte zur Beschreibung von Bauleistungen von Zeitvertragsarbeit angefertigt. Zudem erstellt der GAEB Regelwerke für den elektronischen Datenaustausch und den Aufbau des Leistungsverzeichnisses. 

Was ist ERP? – Definition

ERP steht für das sogenannte Enterprise Resource Planning. Hierbei handelt es sich um die unternehmerische Aufgabe, vorliegende Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Im Kern geht es darum Verschwendungen von Ressourcen aufzudecken und durch schlankere und optimierte Prozesse zu ersetzen. 

Alle Daten an einem zentralen Ort 

Mit einer ERP-Software werden alle Prozesse eines Unternehmens digital abgebildet und auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Auf diese haben dann alle Abteilungen gemeinsamen Zugriff und werden so miteinander verbunden. Das ermöglicht die Aufsetzung deutlich schlankerer und effizienterer Prozesse im gesamten Unternehmen. 

Ressourcen auf allen Ebenen einsparen 

Dadurch werden auf allen Ebenen enorm viele Ressourcen eingespart, die dann an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul verfügt über zahlreiche Funktionen, die die einzelnen Prozesse unterstützen und teilweise sogar automatisieren. 

Branchenspezifische ERP-Software

Damit eine ERP-Software möglichst viele Ressourcen einspart, muss diese möglichst alle Prozesse eines Unternehmens abdecken. So ergeben sich gravierende Unterschiede zwischen den einzelnen Systemen am Markt. Dort finden sich auch zahlreiche ERP-Lösungen, die speziell für Bauunternehmen konzipiert worden sind. 

ERP-Software für Bauunternehmen

Diese enthalten viele wichtige Funktionen für Bauunternehmen bereits in Ihren Standardversionen. Doch nicht nur auf die Funktionen und Module innerhalb der ERP-Software kommt es an, sondern auch auf entsprechende Schnittstellen zu externen Systemen, die den elektronischen Datenaustausch, beispielweise zwischen Unternehmen und Kunden oder anderen beteiligten Akteuren ermöglichen. 

GAEB-Schnittstelle in der ERP-Software 

Bei Ausschreibungen werden zumeist Dateien in GAEB-Format geteilt. Verfügt die ERP-Software über eine entsprechende Schnittstelle zur Verarbeitung dieser, lassen sich die Daten auf Knopfdruck importieren und man kann direkt ein konkretes Angebot zur Ausschreibung erstellen. Ist das Angebot erstellt, kann dieses ebenso via Knopfdruck im GAEB-Format zurück an den Kunden exportiert werden. Eine enorme Zeitersparnis. 

Angebotskalkulationen direkt im Planungsblatt

Eine ERP-Software liefert zudem noch viele weitere Funktionen rund um die Verarbeitung von GAEB-Dateien. So lassen sich beispielsweise eine einfach und übersichtliche Angebotskalkulation direkt im Planungsblatt vornehmen. Aus diesem lassen sich zudem Anfragen, Angebote und Aufträge mit nur einem Klick erstellen. 

Mitlaufende Darstellung von Deckungsbeiträgen

Durch den Im- sowie dem Export von GAEB-Ausschreibungen lässt sich Zeit einsparen, die dann für weitere Angebotserstellungen etc. verwendet werden kann. Dabei ist vor allem die mitlaufende Darstellung des Deckungsbeitrags sowie des Projekterfolgs während der Kalkulation besonders wertvoll. So können zu jedem Zeitpunkt alle Kosten im Blick behalten werden. 

Automatisierter Import und Export von GAEB-Daten 

Der automatisierte Import und Export der Daten haben noch einen weiteren Vorteil. Werden die Daten manuell übertragen, kommt es vermehrt zu Übertragungsfehlern, die teilweise gravierende Folgen haben könnten. 

Gemeinkosten und Gewinnmargen berechnen 

Auch die Kalkulation wird deutlich vereinfacht und es lassen sich Zuschläge, Gewinnmargen oder auch Gemeinkosten berechnen und in die Kalkulation einbeziehen. All dies wird möglich, da in der ERP-Software alle Daten zentral zur Verfügung stehen und genutzt werden können. 

Versionen von Angeboten und Ausschreibungen verwalten 

Die Ausschreibungen können in ihren verschiedenen Versionen verarbeitet und verwaltet werden. Gleiches gilt selbstverständlich auch für die verschiedenen Angebote. So lassen sich alle Belange rund um GAEB-Projekte im Verkaufsauftrag verwalten inklusive der Nacherfassung, mehrstufigen Stücklisten und Dummy-Artikel. 

Fazit: Schneller und einfacher Angebote erstellen

Dank einer GAEB-Schnittstelle in der ERP-Software lassen sich Ausschreibungen im GAEB-Format per Knopfdruck importieren und verarbeiten. Das spart Zeit und vermeidet Fehler, die bei der manuellen Übertragung passieren können. Mit diversen Funktionen zur Angebotserstellung können diese deutlich effizienter und letztlich kostengünstiger angefertigt werden. 

Auch der Export des Angebotes im GAEB-Format gelingt mit nur einem Knopfdruck. Bauunternehmen sollten bei der Auswahl einer entsprechenden ERP-Software also unbedingt darauf achten, dass die Lösung über eine entsprechende Schnittstelle und weiteren Funktionen zur Verarbeitung von GAEB-Daten verfügt. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

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