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Die perfekte ERP-Software für wachsende Unternehmen

Welche Anforderungen Sie als expandierendes Unternehmen an eine geeignete ERP-Software stellen sollten, erfahren Sie hier.

Sich heute für eine ERP-Software entscheiden, ohne zu wissen wie groß das eigene Unternehmen in wenigen Jahren sein wird ist keine leichte Wahl. Doch genau hierfür gibt es Abhilfe – ERP-Software speziell für wachsende Unternehmen. 

Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf eben jene ERP-Systeme werfen und herausstellen, was solche Lösungen können müssen, um auch das zukünftige Wachstum eines Unternehmens abdecken zu können. 

Zuvor jedoch wollen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software werfen, auch um besser verstehen zu können in wie weit sich eine Lösung für wachsende Unternehmen von diesen unterscheidet. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise-Ressource-Planning. Mit diesem Begriff wird im Allgemeinen die unternehmerische Aufgabe beschrieben, die vorhandenen Ressourcen so effizient wie nur eben möglich einzusetzen.

Dabei gilt es die unternehmerischen Prozesse so mit Ressourcen abzudecken, dass immer gewährleistet werden kann, dass diese reibungslos ablaufen können. 

Unter Ressourcen werden in diesem Kontext alle, dem Unternehmen zur Verfügung stehenden, Betriebsmittel verstanden. Also auch:

  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)
  • Rohstoffe (Materialien zur Weiterverarbeitung)

Die Kernaufgabe ist die Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse bei gleichzeitiger Sicherstellung der Versorgung mit der optimalen Menge an Ressourcen zur richtigen Zeit. Ein Beispiel: 

Ein Textilunternehmen stellt Jeanshosen her. Bei diesem Prozess werden gleich mehrere Ressourcengruppen tangiert. Es bedarf der Arbeitskraft, die die Hose näht.

Die Arbeitskraft wiederrum benötigt eine Nähmaschine, Garn und das zu nähende Produkt, also die Jeans. Fällt einer dieser Ressourcen weg, kann der gesamte Prozess nicht durchgeführt werden. 

Alle Prozesse effizienter gestalten

So verhält es sich mit allen unternehmerischen Prozessen, von der Administration, über die Logistik bis hin zur Produktion.

Es gilt sicherzustellen, dass jeder Prozess zu jeder Zeit mit der richtigen Menge an Ressourcen versorgt ist, ohne dass es dabei zu Engpässen oder Überschüssen kommt. 
Eine kaum zu bewältigende Aufgabe, bedenkt man wie viele Prozesse täglich in einem Unternehmen ablaufen.

An dieser Stelle treten ERP-Systeme auf den Plan. Diese Softwarelösungen bilden sämtliche Prozesse des Unternehmens digital ab und führen die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen.

Auf diese Weise lassen sich viele Prozesse zusammenführen, verschlanken und an einigen Stellen sogar automatisieren. 

Mit denselben Daten arbeiten

Alle Stellen im Unternehmen haben Zugriff auf dieselben Daten, was zum einen dazu führt, dass die Prozesse im Unternehmen transparenter werden und Informationen zum anderen schneller und besser geteilt werden können.

Fehler durch Übertragung oder doppelte Eingabe werden dadurch vermieden. 

ERP-Systeme für jedes Unternehmen

Ein weiterer entscheidender Vorteil dieser Anwendung ist die effizientere Gestaltung der Prozesse. Hier werden enorme Ressourcen freigesetzt, die das Unternehmen anderweitig einsetzen kann.

Das macht eine ganzheitliche ERP-Software auch so attraktiv für so gut wie jedes Unternehmen. Mittlerweile finden sich am ERP-Markt Lösungen für Unternehmen jeder Größe und Branche, was die Auswahl der richtigen ERP-Software durchaus erschwert. 

Wie ist ERP-Software technisch aufgebaut?

Denn eine ERP-Software muss zum jeweiligen Unternehmen passen, damit die spezifischen Prozesse digital abgebildet werden können. Aufgebaut sind derartige Lösungen zu meist aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken.

So finden sich in einer ERP-Lösung oftmals folgende Module an:

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzbuchhaltung
  • Warehouse-Management
  • Human-Resource-Management
  • Produktion

Cloud oder lokale Software?

Je nach Branche kommen Funktionen und Module hinzu oder werden ausgeklammert. Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden sich die verschiedenen Lösungen voneinander.

Auch in Bezug auf das Lizenzmodell der entsprechenden Software ergeben sich Unterschiede. So finden sich am Markt ERP-Systeme unterschiedlicher Varianten an:

  • On-Premise-ERP
  • Cloud-ERP
  • Hosted-ERP
  • Hybrides-ERP

Diese Modelle beziehen sich auf den jeweiligen Speicherort der Datenbank, beziehungsweise den Ort der Server, auf denen das System betrieben wird.

Klassischerweise erwirbt ein Unternehmen eine Software vom Anbieter und installiert diese auf den eigenen Servern. Bei dieser Variante spricht man vom On-Premises-Modell. 

Vorteile der Cloud

Da nicht jedes Unternehmen über eine eigene breite IT-Infrastruktur verfügt hat sich in den letzten Jahren die Variante des Cloud-Computing immer weiter ausgebreitet.

Hier haben Unternehmen die Möglichkeit die Software über einen Internetzugang zu nutzen, ohne dass eigene Server von Nöten werden.

Die Software wird in den Rechenzentren des Anbieters betrieben wo letztlich auch die Daten, die im System verwendet werden, gespeichert werden. 

Was muss eine ERP-Software für wachsende Unternehmen können?

Wofür man sich letztlich entscheidet, hängst stark von den Begebenheiten und den Zielen jedes einzelnen Unternehmens ab. Gerade für wachsende und expandierende Unternehmen gilt dies im besonderen Maße.

Wer heute eine ERP-Software implementiert, muss sicherstellen, dass diese auch nach längerer Zeit noch in der Lage dazu ist, die Prozesse des Unternehmens ausreichend abzubilden. 

Viele Faktoren zu berücksichtigen

Für wachsende Unternehmen heißt dies, dass die Software in Bezug auf die Nutzer, den Funktionsumfang und auch die Speicherkapazität skalierbar sein muss.

Schon bei der Suche nach einer passenden ERP-Software sollten diese Faktoren daher unbedingt berücksichtigt werden. 

Wir wollen an dieser Stelle einen detaillierten Blick auf die Anforderungen von expandierenden Unternehmen an eine ERP-Software werfen und klären, worauf es besonders ankommt.

Dazu greifen wir die zuvor genannten Faktoren einzeln auf und klären, warum gerade hier der Fokus bei der Auswahl liegen sollte. 

Was wenn die Nutzerzahl wächst?

ERP-Systeme sind oftmals ausgelegt auf die Anzahl der Nutzer, die das System aktive nutzen. So gibt es innerhalb einer ERP-Software verschiedene Nutzerlizenzen.

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt den vollen Funktionsumfang, andere lediglich Leserechte, wiederum anderen benötigen einen vollen Zugang. 

Verschiedene Lizenzen für Nutzer

Ein Anbieter offeriert verschiedene Lizenzen die genau das berücksichtigen. So zahlt ein Unternehmen nur diejenigen Lizenzen, die auch wirklich benötigt werden.

Das gilt vor Allem für ERP-Systeme aus der Cloud. On-Premises-ERP-Systeme können zu meist von allen Mitarbeitern im vollen Umfang genutzt werden, auch wenn das oftmals wirklich nicht nötig ist. 

Wachstum im Blick haben

Viel wichtiger hingegen ist, dass die Lizenzen beliebig erweiterbar sind. Oftmals sind ERP-Systeme für eine bestimmte Betriebsgröße ausgelegt.

Wächst das Unternehmen, muss es auch die ERP-Software können und entsprechende zusätzliche Lizenzen bereitstellen können.

Daher gilt es für expandierende Unternehmen im Vorfeld sicherzustellen, dass die gewählte ERP-Software in Bezug auf die Lizenzen beliebig mitwachsen kann. 

Wie sieht es mit dem Wachstum der Speicherkapazität aus?

Mehr Nutzer heißt auch mehr benötigter Speicher. Ganz gleich ob Cloud oder lokal, mit dieser Frage muss man sich in jedem Fall beschäftigen.

Viele in der Cloud implementierten ERP-Systeme werden über Speicherkapazitäten abgerechnet. So steht dem Unternehmen ein bestimmter Rahmen im Monat zur Verfügung.

Wird dieser überschritten, werden zusätzliche Kosten verursacht. 

Serverkapazitäten berücksichtigen

Wächst das Datenvolumen stetig an, so muss die Kapazität an dieser stelle erweitert werden können. Das ist im Vorfeld mit dem Cloud-Anbieter zu klären.

Bei einer On-Premises-ERP-Lösung müssen die eigenen Serverkapazitäten die zusätzliche Datenmenge verarbeiten können.

Für wachsende Unternehmen bedeutet dies, dass die eigene Infrastruktur dahingehend aufgestellt werden muss. 

Werden in der Zukunft weitere Funktionen benötigt?

Auch in Bezug auf den Funktionsumfang ergeben sich einige wichtige Fragen.

Nur weil eine ERP-Software aktuell in der Lage ist die vorherrschenden Prozesse ausreichend abzudecken, heißt dies nicht automatisch auch, dass alle zukünftigen Prozesse mit dieser Lösung abgedeckt werden können.

Daher muss im Vorfeld genau geklärt werden, ob das System dazu in der Lage ist, weitere Funktionen unkompliziert bereitzustellen. 

Anbindung zu anderen Systemen

Gleiches gilt für die Anbindung an andere Systeme. Angenommen ein Unternehmen entscheidet sich im Laufe der Zeit ein Dokumentenmanagement-System einzuführen.

Kann dieses dann an das bestehende ERP-System angebunden werden?

Das kann durchaus wichtig werden, daher sollte im Vorfeld geklärt werden, wie kompatibel das gewählte ERP-System mit anderen Anwendungen ist und über welchen grundsätzlichen Funktionsumfang das System verfügt. 

Werden regelmäßige Upgrades veröffentlicht?

Eine weitere entscheidende Frage in Bezug auf den sich ausweitenden Funktionsumfang ist jene nach dem Support zur Lösung. Werden regelmäßige Updates und Upgrades zur Lösung veröffentlicht?

Neben all diesen Fragen und Faktoren, die wir hier besprochen haben, muss das Unternehmen sich auch immer ausreichend auf die Auswahl einer passenden Lösung vorbereiten. 

Veränderungen frühzeitig abschätzen

Es gilt sich bereits im Vorfeld Gedanken zu zukünftigen Entwicklungen im Unternehmen zu machen. Nicht alle Entwicklungen sind im Vorfeld absehbar. Für diese gilt es sich die Option freizuhalten.

Daher benötigen wachsende und expandierende Unternehmen eine ERP-Software die auf den zuvor genannten Ebenen ausreichend skalierbar ist. 

Fazit: Auf die Skalierbarkeit kommt es an

Wachsende Unternehmen haben in Bezug auf die Auswahl der passenden ERP-Software ein besonderes Problem. Sie müssen absehen können, wohin sich Ihr Unternehmen langfristig entwickelt.

Da dies jedoch nicht ohne weiteres möglich ist, finden sich am ERP-Markt unterdessen Lösungen, die mit einem hohen Grad an Flexibilität aufwarten. 

Steigt die Mitarbeiterzahl im Unternehmen, so muss auch ausreichend Kapazität im ERP-System vorhanden sein.

Zum einen in Bezug auf die Nutzerzahl zum anderen in Bezug auf die Speicherkapazität. Auch die Prozesse können sich im lauf der Zeit verändern.

Daher muss auch die Software in der Lage sein, diese zukünftig abbilden zu können. 

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