Bau
Eine Buchhaltungssoftware für den Bau

Eine Buchhaltungssoftware für den Bau

Eine in die ERP-Software integrierte Buchhaltungssoftware speziell für den Bau bietet viele Vorteile. Welche, zeigen wir Ihnen hier.

Eine Buchhaltungssoftware, die in das ERP-System integriert ist, bietet Bauunternehmen diverse Vorteile. Wir wollen auf diese Blicken und aufzeigen, warum gerade die Integration in die ERP-Landschaft einen echten Mehrwert bieten kann. 

Zuvor werden wir uns noch mit der allgemeinen Funktionsweise einer Buchhaltungs- und einer ERP-Software auseinandersetzten, um besser verstehen zu können, wie genau die Symbiose beider Anwendungen Vorteile schafft. 

Inhaltsverzeichnis 

Definition: Was ist eine Buchhaltungssoftware?

Jedes Unternehmen ist vom Gesetzgeber aus verpflichtet eine Gewinnermittlung durchzuführen. Mit einer Buchhaltungssoftware haben Unternehmen die Möglichkeit die Finanzbuchhaltung digital zu erledigen. Mit einer solchen Anwendung lassen sich die diversen Prozesse digitalisieren und deutlich abkürzen. Die Software übernimmt viele wichtige Aufgaben und hilft dabei alle Informationen und Angaben zu vervollständigen. 

Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren von einer Buchhaltungssoftware. Denn diese unterstützt nicht nur bei der internen Finanzbuchhaltung, sondern berücksichtigt auch alle gesetzlichen Vorgaben, etwa wenn dem Finanzamt gegenüber, die Gewinnermittlung vorgelegt werden muss. 

Komplette Buchführung zentralisieren 

Letztlich ermöglicht es eine Buchhaltungssoftware, die komplette Buchführung in nur einem Programm zu bündeln. Im besten Fall kann die Software noch bei vielen weitern Aufgaben und kaufmännischen Prozessen unterstützen. 

Ein wesentlicher Vorteil dieser Anwendung ist es, dass alle Daten sicher an einem einzigen Ort verwahrt werden. Diese werden auf einem zentralen Server gespeichert, sodass nur dieser besonderen Schutz erfahren muss. Andernfalls müssten viele einzelne Speichermedien geschützt werden.

Definition: Was ist eine ERP-Software

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Bei dieser unternehmerischen Aufgabe geht es um die effiziente Nutzung aller Ressourcen in einem Unternehmen. Dazu müssen die eigenen Prozesse so weit wie möglich optimiert und verschlankt werden. Gleichzeitig sollen Ressourcenverschwendungen aufgedeckt und vermieden werden. 

Ebenso muss jedoch sichergestellt werden, dass jedem Prozess zu jeder Zeit die richtige Menge an Ressourcen zu Teil werden kann, damit der Prozessablauf nicht gestört wird. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Erfüllung der eigenen Geschäftszwecke zur Verfügung stehende Betriebsmittel, wie etwa: 

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen auf die diversen Prozesse geplant werden, ohne dabei Verschwendungen zu verursachen. Angesichts der Vielzahl von Prozessen die täglich in einem Unternehmen ablaufen kein leichtes Unterfangen. 

Alle Daten an einem zentralen Ort

Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise arbeiten alle Akteure im Unternehmen mit denselben Informationen. Datensilos einzelner Abteilungen werden aufgebrochen und Daten schneller geteilt. 

Die Prozesse werden insgesamt deutlich transparenter und können nochmals verschlankt werden. Die Zentralisierung der Daten ermöglicht letztlich das Aufsetzen abteilungsübergreifender Prozesse. So lassen sich auf sämtlichen Ebenen eines Unternehmens Ressourcen einsparen und gewinnbringend an anderer Stelle einsetzen. 

Technischer Aufbau einer ERP-Software

Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und ist über die zentrale Datenbank mit den anderen verbunden. In einem Modul finden sich zahlreiche Funktionen, die die alltäglichen Prozesse in diesem Bereich unterstützen. Gängige Module sind beispielsweise:

  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen 
  • Installation und Wartung
  • Produktion
  • Warehouse-Management
  • Beschaffung

Je nach Bedarf eines Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Nicht jedes Unternehmen hat beispielsweise Verwendung für ein Produktionsmodul oder unterhält eigene Warenlager. Daher haben sich viele Anbieter im Lauf der Zeit auf bestimmte Branchen spezialisiert. 

So findet sich am Markt heute auch ERP-Software, die spezielle für den Bau konzipiert wurde. Diese enthält meist Funktionen für die Bauplanung, die Auftragsabwicklung, das Materialmanagement oder auch für die Angebotserstellung und die Personalplanung. Neben all diesen ist jedoch auch ein entsprechenden Finanzmodul enthalten. Auf dieses wollen wir im Folgenden einmal genauer eingehen. 

Integration oder Schnittstellen-Anbindung?

Zuvor stellt sich jedoch noch die Frage, ob eine Buchhaltungssoftware direkt in die ERP-Software integriert sein sollte, oder ob eine Schnittstelle zu einem externen Programm ausreicht. Dazu müssen wir zunächst einmal zwischen beiden Varianten unterscheiden. Bei einer Schnittstellen-Anbindung wir ein externes Buchhaltungsprogramm über eine entsprechende Schnittstelle mit der ERP-Software verbunden. 

Buchhaltung über eine Schnittstelle an die ERP-Software anbinden

Über diese Schnittstellen lassen sich (beidseitig) bestimmte Daten austauschen. So können beispielsweise, die für die Buchhaltung relevanten Daten aus dem ERP in die Buchhaltungssoftware überführt werden. Doch ist eine solche Schnittstellen-Anbindung immer auch auf funktioneller Ebenen beschränkt. 

Buchhaltungssoftware in die ERP-Software integrieren 

Durch die Integration der Buchhaltungssoftware in die ERP-Software ergeben sich auch auf dieser Sphäre ganz neue Möglichkeiten. So bezieht die Buchhaltung nicht mehr einfach nur Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt aus dem ERP-System, sondern kann direkt auf alle relevanten Daten in Echtzeit zugreifen. 

Somit können alle Budgets direkt im Blick behalten werden und ein Unternehmen kann zu jedem Zeitpunkt Auskunft über die eigene Liquidität geben. Dadurch lassen sich unternehmerische Entscheidungen letztlich besser treffen.

Funktionen einer Buchhaltungssoftware für den Bau

Werfen wir an dieser Stelle einen Blick auf die Möglichkeiten einer Buchhaltungssoftware für den Bau. Dabei gehen wir an dieser Stelle auf eine Software ein, die in die ERP-Software integriert ist. Hier ergeben sich in der Regel deutlich mehr Möglichkeiten und es wird nochmals ersichtlich, warum eine vollständige Integration meist die bessere Wahl ist. 

Lohn- und Gehaltsabrechnung 

Mit einem Lohnabrechnungsprogramm innerhalb der Buchhaltungssoftware lassen sich alle Bau-Löhne mit allen Besonderheiten aus Bauhauptgewerbe und Baunebengewerben für beliebig viele Mitarbeiter abrechnen. Über die Arbeitszeiterfassung lassen sich alle Arbeitsstunden bestimmten Projekten zuordnen, oder auch als betriebliche Arbeitsstunden verbuchen. 

Dabei kann die Software durch die Integration in die ERP-Software auch auf alle Daten aus dem Personalbereich zugreifen und hat so direkt Zugriff auf die jeweiligen Stundensätze der einzelnen Mitarbeiter. Auch Gehaltsveränderungen oder wechselnde Steuerklassen der Mitarbeiter können direkt berücksichtigt werden, sobald diese einmalig im System eingetragen wurden. 

Kosten- und Leistungsrechnung

Mit der Kosten- und Leistungsrechnung haben Unternehmen die Möglichkeit bessere Entscheidungen zu treffen. Es lässt sich evaluieren, wo genau Kosten verursacht werden und wie diese im Verhältnis zum jeweiligen Ertrag stehen. Auch lassen sich durch die transparente Übersicht aller Kosten- und Leistungsströme frühzeitig Schwachstellen, aber auch Trends anzeigen. 

Dabei ist die Kostenrechnung in die Buchführung integriert und ergänzt das Rechnungswesen. Auch lassen sich wichtige Kennzahlen ermitteln, Soll-Ist-Vergleiche anstellen oder Nachkalkulationen durchführen, mit denen der wirtschaftliche Erfolg analysiert werden kann. 

Angebote & Rechnungen

Auch lassen sich mit einer Buchhaltungssoftware Angebote erstellen. Dazu kann ein entsprechendes Aufmaß einfach in die ERP-Software importiert werden. Das System gleicht dann alle Bestände im Warenlager und verfügbares Personal mit den eigenen Daten ab und zeigt entsprechende Kapazitäten an. 

So kann einfach und schnell ein entsprechendes Angebot erstellt und unterbreitet werden. Auch Rechnungen lassen sich per Knopfdruck erstellen. Dank der automatischen Rechnungsführung ist immer direkt ersichtlich, wie viele Kapazitäten bereits in einen Auftrag geflossen sind. Das ermöglicht auch die Erstellung von Zwischenrechnungen. 

Fazit: Schnellere und sicherere Prozesse mit der Buchhaltungssoftware

Eine in das ERP-System integrierte Buchhaltungssoftware für den Bau bietet gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen eine gute Möglichkeit die Prozesse in diesem Bereich deutlich abzukürzen und gleichzeitig effizienter zu gestalten. Dazu tragen viele Automationen dazu bei, dass die Abläufe auch gegenüber dem Gesetzgeber sicherer gestaltet sind. 

Ob vorbereitende Buchhaltung oder eigenständig durchgeführte Buchführung, mit einer Buchhaltungssoftware lässt sich die Finanzbuchhaltung einfach erledigen. Darüber hinaus lassen sich alle Geldströme transparent nachvollziehen und auswerten. So erhält man zudem eine stetige Aussage über die eigene Performance. 

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In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

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Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

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